病案例管理制度?（一）目的為加強(qiáng)公司病案例的管理，規(guī)范病案例的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷(xiāo)毀等流程，確保病案例的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及病案例相關(guān)工作的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，處理病案例相關(guān)事宜。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保病案例內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，如實(shí)反映實(shí)際情況。3.保密安全原則：對(duì)病案例中的敏感信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露，保障信息安全。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：制定統(tǒng)一的病案例管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二、病案例的收集（一）收集范圍1.員工在公司指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行的各類(lèi)疾病診斷、治療記錄，包括門(mén)診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等。2.因工傷、職業(yè)病等產(chǎn)生的相關(guān)醫(yī)療證明和病歷資料。3.與員工健康狀況相關(guān)的其他重要醫(yī)療信息。（二）收集責(zé)任部門(mén)1.員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)督促員工及時(shí)提交病案例相關(guān)資料，并對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核和整理，確保資料的完整性和真實(shí)性。2.公司人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)病案例的收集工作，明確收集要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并對(duì)各部門(mén)收集情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。3.涉及特殊疾病或重大病情的，相關(guān)醫(yī)療部門(mén)或項(xiàng)目組應(yīng)積極配合收集工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）收集流程1.員工在患病就醫(yī)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如[X]個(gè)工作日）將病案例資料提交至所在部門(mén)。提交的資料應(yīng)包括完整的病歷、檢查報(bào)告、診斷證明等原件或復(fù)印件（復(fù)印件需注明與原件一致，并由員工簽字確認(rèn)）。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人收到員工提交的病案例資料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)資料進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括資料是否齊全、真實(shí)，是否與員工實(shí)際情況相符等。對(duì)于審核通過(guò)的資料，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在資料上簽字確認(rèn)，并整理成冊(cè)，統(tǒng)一提交至人力資源部門(mén)。3.人力資源部門(mén)收到各部門(mén)提交的病案例資料后，再次進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)資料存在問(wèn)題或不完整，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或員工溝通，要求補(bǔ)充或更正。審核無(wú)誤后，將病案例資料進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。三、病案例的整理（一）整理原則1.分類(lèi)清晰原則：按照疾病類(lèi)型、員工部門(mén)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和管理。2.資料完整原則：確保每份病案例資料包含所有必要的信息，如病歷首頁(yè)、病程記錄、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)囑單等。3.標(biāo)識(shí)明確原則：對(duì)每份病案例資料進(jìn)行編號(hào)，并在封面或首頁(yè)注明員工姓名、部門(mén)、疾病名稱(chēng)、就醫(yī)時(shí)間等關(guān)鍵信息。（二）整理內(nèi)容1.病歷資料：將門(mén)診病歷、住院病歷等按照順序排列，去除重復(fù)或無(wú)關(guān)的頁(yè)面。對(duì)病歷中的關(guān)鍵信息，如診斷結(jié)果、治療方案、手術(shù)記錄等進(jìn)行標(biāo)注和提取。2.檢查檢驗(yàn)報(bào)告：按照檢查項(xiàng)目和時(shí)間順序整理各類(lèi)檢查檢驗(yàn)報(bào)告，如血液檢查、影像學(xué)檢查等。對(duì)報(bào)告中的異常結(jié)果進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)記，并注明對(duì)應(yīng)的診斷意見(jiàn)。3.診斷證明：將醫(yī)院出具的診斷證明原件或復(fù)印件整理在一起，確保診斷證明的有效性和準(zhǔn)確性。4.其他資料：如病情說(shuō)明書(shū)、康復(fù)建議等相關(guān)資料，也應(yīng)一并整理歸檔。（三）整理流程1.人力資源部門(mén)收到病案例資料后，首先對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)。根據(jù)疾病類(lèi)型，可分為內(nèi)科疾病、外科疾病、職業(yè)病等類(lèi)別；按照員工部門(mén)進(jìn)行細(xì)分，便于查找和統(tǒng)計(jì)。2.對(duì)每份病案例資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則可采用"年份+部門(mén)代碼+員工編號(hào)+順序號(hào)"的形式，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.在每份病案例資料的封面或首頁(yè)填寫(xiě)員工姓名、部門(mén)、疾病名稱(chēng)、就醫(yī)時(shí)間、編號(hào)等信息。同時(shí)，對(duì)資料中的關(guān)鍵信息進(jìn)行提取和整理，形成簡(jiǎn)要的信息摘要，附在資料前面。4.將整理好的病案例資料按照分類(lèi)順序放入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類(lèi)別名稱(chēng)和存放時(shí)間。四、病案例的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于重要的原始病案例資料，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔。存檔地點(diǎn)應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的專(zhuān)用檔案室或文件柜，確保紙質(zhì)資料不受潮、發(fā)霉、損壞。2.電子存儲(chǔ)：建立電子病案例數(shù)據(jù)庫(kù)，將整理好的病案例資料進(jìn)行電子化掃描存儲(chǔ)。電子存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.備份存儲(chǔ)：除了在本地進(jìn)行紙質(zhì)和電子存儲(chǔ)外，還應(yīng)將病案例資料備份至外部存儲(chǔ)設(shè)備（如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等），并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)期限1.一般疾病的病案例資料存儲(chǔ)期限為[X]年，自員工最后一次就醫(yī)結(jié)束之日起計(jì)算。2.工傷、職業(yè)病等特殊情況的病案例資料存儲(chǔ)期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般為長(zhǎng)期保存。3.對(duì)于涉及法律糾紛或其他特殊用途的病案例資料，應(yīng)在糾紛解決或特殊用途結(jié)束后，按照規(guī)定的期限進(jìn)行存儲(chǔ)和銷(xiāo)毀。（三）存儲(chǔ)安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保病案例資料的安全存儲(chǔ)。2.嚴(yán)格限制檔案室的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案室查閱或借閱病案例資料。進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)登記姓名、部門(mén)、進(jìn)入時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保病案例資料的存儲(chǔ)狀態(tài)良好，數(shù)量準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行查找和修復(fù)，并報(bào)告相關(guān)部門(mén)。4.加強(qiáng)電子病案例數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶(hù)權(quán)限，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、病案例的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部用于員工健康管理、福利保障、職業(yè)發(fā)展等方面的決策依據(jù)。2.人力資源部門(mén)在處理員工病假、工傷假、醫(yī)療期等相關(guān)事宜時(shí)，作為參考資料。3.公司管理層在制定員工關(guān)懷政策、工作環(huán)境改善等方面，了解員工健康狀況的依據(jù)。4.按照法律法規(guī)要求或相關(guān)部門(mén)的調(diào)查需要，提供病案例資料作為證明材料。（二）使用流程1.內(nèi)部使用：公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱病案例資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《病案例查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員只能在規(guī)定的查閱地點(diǎn)查閱病案例資料，不得擅自復(fù)印、拍照、帶出檔案室。如需復(fù)印或拍照部分資料，應(yīng)另行填寫(xiě)《病案例復(fù)印/拍照申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理。2.外部使用：如因法律法規(guī)要求或相關(guān)部門(mén)調(diào)查需要，需向外部提供病案例資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《病案例外部提供申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明提供的原因、接收單位、提供內(nèi)容等信息，并提交公司管理層審批。公司管理層審批通過(guò)后，由人力資源部門(mén)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行處理。如需對(duì)病案例資料進(jìn)行整理、編輯或脫敏處理，應(yīng)確保處理后的資料不泄露員工的隱私信息，并符合相關(guān)法律法規(guī)要求。在向外部提供病案例資料時(shí)，應(yīng)與接收單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保資料的安全使用。（三）使用限制1.嚴(yán)格限制病案例資料的使用范圍，嚴(yán)禁將病案例資料用于非公司規(guī)定的其他用途。2.在使用病案例資料時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)員工的隱私信息，不得泄露員工的個(gè)人敏感信息，如身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系方式等。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密或公司機(jī)密的病案例資料，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行管理和使用，防止信息泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或其他外部機(jī)構(gòu)。六、病案例的保密（一）保密責(zé)任1.公司所有接觸病案例資料的人員都有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保病案例資料不被泄露。2.人力資源部門(mén)作為病案例管理的牽頭部門(mén)，應(yīng)制定詳細(xì)的保密措施，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和違規(guī)后果。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)員工接觸病案例資料的情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保員工遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.對(duì)病案例資料進(jìn)行分類(lèi)管理，根據(jù)資料的敏感程度確定不同的保密級(jí)別，如絕密、機(jī)密、秘密等。對(duì)于絕密級(jí)別的病案例資料，應(yīng)采取更為嚴(yán)格的保密措施，如單獨(dú)存放、專(zhuān)人保管等。2.在病案例資料的存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中，采用加密技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。如電子病案例數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)密碼，對(duì)傳輸?shù)牟“咐Y料進(jìn)行加密傳輸。3.限制病案例資料的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱、復(fù)印、使用病案例資料。授權(quán)人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.在對(duì)外提供病案例資料時(shí)，應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行脫敏處理，去除員工的個(gè)人敏感信息，確保資料的安全性。5.定期對(duì)病案例資料的保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反病案例保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違反保密規(guī)定導(dǎo)致病案例資料泄露，給公司或員工造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償公司或員工因此遭受的全部損失。3.公司鼓勵(lì)員工對(duì)違反病案例保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，公司將給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。七、病案例的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.病案例資料的存儲(chǔ)期限已滿(mǎn)，且符合本制度規(guī)定的銷(xiāo)毀條件。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)等原因，病案例資料不再具有保存價(jià)值。3.病案例資料涉及的員工已離職或死亡，且其病案例資料已無(wú)后續(xù)使用需求。（二）銷(xiāo)毀流程1.人力資源部門(mén)定期對(duì)病案例資料進(jìn)行清理和盤(pán)點(diǎn)，確定需要銷(xiāo)毀的病案例資料清單。清單應(yīng)包括資料名稱(chēng)、編號(hào)、存儲(chǔ)期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的病案例資料，人力資源部門(mén)填寫(xiě)《病案例銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀的資料清單、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀方式等內(nèi)容，并提交公司管理層審批。3.公司管理層審批通過(guò)后，由人力資源部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)病案例資料的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保資料無(wú)法恢復(fù)。4.在銷(xiāo)毀病案例資料時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫(xiě)《病案例銷(xiāo)毀記錄》。記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人員等信息。5.銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員和負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀的人員應(yīng)在《病案例銷(xiāo)毀記錄》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔保存。（三）銷(xiāo)毀監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)監(jiān)督部門(mén)應(yīng)對(duì)病案例資料的銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定的流程進(jìn)行，資料得到妥善處理。2.監(jiān)督人員應(yīng)檢查銷(xiāo)毀方式是否符合要求，銷(xiāo)毀記錄是否完整準(zhǔn)確。