商務(wù)室管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范商務(wù)室的管理，提高商務(wù)工作效率，確保商務(wù)活動的順利開展，維護公司的良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司商務(wù)室的所有工作人員以及與商務(wù)室相關(guān)的各類商務(wù)活動。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.以客戶為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的商務(wù)服務(wù)。3.注重團隊協(xié)作，加強內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)。4.嚴格保守公司商業(yè)機密，確保信息安全。二、商務(wù)室工作流程（一）商務(wù)接待1.接待準備接到商務(wù)接待任務(wù)后，商務(wù)室工作人員應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，了解接待對象的基本信息、來訪目的、行程安排等。根據(jù)接待規(guī)格和要求，制定詳細的接待方案，包括接待人員安排、接待場地布置、餐飲安排、交通安排等。提前準備好接待所需的資料，如公司宣傳冊、產(chǎn)品資料、會議資料等。2.接待實施按照接待方案，提前到達指定地點迎接客人。引導(dǎo)客人前往接待場地，介紹相關(guān)人員，安排就座，并提供飲品。按照預(yù)定的議程，組織開展商務(wù)活動，如會議、洽談、參觀等。安排專人負責(zé)記錄商務(wù)活動的內(nèi)容和成果，及時整理相關(guān)資料。3.接待后續(xù)工作商務(wù)活動結(jié)束后，及時與客人溝通，了解客人對接待工作的滿意度，收集客人的反饋意見和建議。對接待工作進行總結(jié)，分析存在的問題和不足之處，提出改進措施，為今后的接待工作提供參考。將接待過程中形成的資料進行歸檔保存，以備查閱。（二）商務(wù)洽談1.洽談準備商務(wù)室工作人員接到商務(wù)洽談任務(wù)后，應(yīng)詳細了解洽談事項的背景、目的、要求等，收集相關(guān)資料和信息。分析對方的情況，包括對方的業(yè)務(wù)范圍、市場地位、合作意向等，制定洽談策略和方案。確定洽談人員，明確洽談人員的職責(zé)和分工。提前與對方溝通洽談時間、地點等事宜。2.洽談實施按照預(yù)定時間和地點，組織開展商務(wù)洽談活動。洽談人員應(yīng)保持禮貌、專業(yè)的態(tài)度，清晰、準確地表達自己的觀點和意見，認真傾聽對方的訴求和建議。圍繞洽談主題，進行充分的溝通和協(xié)商，尋求雙方的合作點和利益平衡點，爭取達成合作意向。在洽談過程中，注意記錄重要信息和雙方達成的共識，及時整理洽談紀要。3.洽談后續(xù)工作洽談結(jié)束后，及時對洽談結(jié)果進行總結(jié)和評估，分析是否達到預(yù)期目標。根據(jù)洽談結(jié)果，起草合作協(xié)議或合同，提交相關(guān)部門審核。跟蹤合作協(xié)議或合同的簽訂和執(zhí)行情況，確保合作項目的順利推進。（三）商務(wù)合同管理1.合同起草根據(jù)商務(wù)洽談結(jié)果，由商務(wù)室工作人員或相關(guān)部門負責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合作內(nèi)容、價格條款、付款方式、違約責(zé)任等重要條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整、準確。在起草合同過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和法律專業(yè)人士的意見，對合同條款進行審核和修改。2.合同審核合同起草完成后，提交給公司法律部門或外聘律師進行審核。法律部門或律師應(yīng)從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性和有效性，防范法律風(fēng)險。根據(jù)審核意見，對合同文本進行修改和完善，直至審核通過。3.合同簽訂審核通過的合同文本，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。商務(wù)室工作人員應(yīng)負責(zé)跟蹤合同簽訂情況，確保合同按時、順利簽訂。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，以便各方履行職責(zé)。4.合同執(zhí)行與監(jiān)控相關(guān)部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。商務(wù)室工作人員應(yīng)定期對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或解除等情況，應(yīng)按照合同約定和公司相關(guān)規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)，并及時通知相關(guān)部門和人員。5.合同歸檔合同執(zhí)行完畢后，商務(wù)室工作人員應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料進行整理歸檔，妥善保存。合同檔案應(yīng)按照類別、時間等進行分類管理，便于查閱和使用。三、商務(wù)室人員職責(zé)（一）商務(wù)室主管職責(zé)1.全面負責(zé)商務(wù)室的日常管理工作，制定商務(wù)室工作計劃和目標，并組織實施。2.組織商務(wù)室工作人員開展商務(wù)接待、商務(wù)洽談、商務(wù)合同管理等工作，確保各項工作的順利進行。3.協(xié)調(diào)商務(wù)室與公司其他部門之間的工作關(guān)系，加強溝通與協(xié)作，共同完成公司的商務(wù)目標。4.負責(zé)商務(wù)室工作人員的培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.審核商務(wù)接待方案、商務(wù)洽談策略、商務(wù)合同文本等重要文件，確保工作質(zhì)量和風(fēng)險控制。6.收集、分析市場信息和行業(yè)動態(tài)，為公司的商務(wù)決策提供參考依據(jù)。7.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）商務(wù)接待專員職責(zé)1.負責(zé)商務(wù)接待任務(wù)的具體組織和實施，按照接待方案安排接待場地、餐飲、交通等事宜。2.提前與接待對象溝通，了解其需求和特殊要求，做好接待準備工作。3.在接待過程中，負責(zé)引導(dǎo)客人、介紹相關(guān)人員、安排就座、提供飲品等服務(wù)，確保接待工作的順利進行。4.記錄商務(wù)接待活動的內(nèi)容和成果，及時整理相關(guān)資料，提交給商務(wù)室主管。5.收集客人對接待工作的反饋意見和建議，及時反饋給商務(wù)室主管，并協(xié)助主管做好接待工作的總結(jié)和改進。6.完成商務(wù)室主管交辦的其他與商務(wù)接待相關(guān)的工作任務(wù)。（三）商務(wù)洽談專員職責(zé)1.負責(zé)商務(wù)洽談事項的前期準備工作，收集、分析相關(guān)資料和信息，制定洽談策略和方案。2.組織開展商務(wù)洽談活動，與對方進行溝通和協(xié)商，爭取達成合作意向。3.在洽談過程中，認真記錄重要信息和雙方達成的共識，及時整理洽談紀要，提交給商務(wù)室主管。4.根據(jù)洽談結(jié)果，起草合作協(xié)議或合同，提交相關(guān)部門審核，并跟蹤協(xié)議或合同的簽訂和執(zhí)行情況。5.負責(zé)與合作方保持溝通和聯(lián)系，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護良好的合作關(guān)系。6.完成商務(wù)室主管交辦的其他與商務(wù)洽談相關(guān)的工作任務(wù)。（四）商務(wù)合同專員職責(zé)1.根據(jù)商務(wù)洽談結(jié)果，起草合同文本，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整、準確。2.將起草好的合同文本提交給公司法律部門或外聘律師進行審核，根據(jù)審核意見進行修改和完善。3.跟蹤合同簽訂情況，確保合同按時、順利簽訂，并及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員。4.負責(zé)合同執(zhí)行與監(jiān)控工作，定期對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.如遇合同變更或解除等情況，按照合同約定和公司相關(guān)規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)，并及時通知相關(guān)部門和人員。6.負責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整性和安全性。7.完成商務(wù)室主管交辦的其他與商務(wù)合同管理相關(guān)的工作任務(wù)。四、商務(wù)室日常管理（一）辦公環(huán)境管理1.保持商務(wù)室整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和整理。2.辦公用品擺放整齊，文件資料分類存放，便于查找和使用。3.愛護辦公設(shè)備和設(shè)施，定期進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。4.節(jié)約水電等資源，杜絕浪費現(xiàn)象。（二）文件資料管理1.商務(wù)室文件資料實行分類管理，建立文件資料檔案，確保文件資料的完整性和安全性。2.對重要文件資料進行備份，防止丟失或損壞。3.文件資料的借閱應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)妥善保管文件資料，按時歸還。4.定期對文件資料進行清理和歸檔，對過期或無用的文件資料進行銷毀處理。（三）會議管理1.商務(wù)室應(yīng)定期召開工作會議，總結(jié)工作經(jīng)驗，分析存在的問題，部署下一階段的工作任務(wù)。2.會議應(yīng)提前確定時間、地點、參會人員等，會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員。3.會議期間，參會人員應(yīng)認真聽講，積極發(fā)言，做好會議記錄。4.會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議紀要，明確會議決議和工作安排，并將會議紀要發(fā)送給相關(guān)人員。（四）印章管理1.商務(wù)室印章由專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)嚴格遵守印章使用規(guī)定，確保印章安全。2.印章的使用應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可使用。3.印章使用應(yīng)進行登記，注明使用時間、用途、使用人等信息。4.印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。五、商務(wù)室保密制度（一）保密范圍1.公司商業(yè)機密，包括但不限于公司的業(yè)務(wù)信息、客戶資料、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.商務(wù)室在工作過程中獲取的涉及第三方的機密信息。3.其他需要保密的信息。（二）保密措施1.商務(wù)室工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.對涉及保密信息的文件、資料、電腦等應(yīng)采取加密、鎖存等安全措施。3.嚴格控制保密信息的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制、傳播保密信息。4.在商務(wù)活動中，如涉及保密信息的交流，應(yīng)采取必要的保密措施，確保信息安全。5.定期對商務(wù)室工作人員進行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和防范能力。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)商務(wù)室工作人員有泄密行為，應(yīng)立即采取措施制止，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對泄密事件進行調(diào)查，查明泄密原因和責(zé)任人。3.根據(jù)泄密事件的嚴重程度，對責(zé)任人進行相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。4.及時采取措施消除泄密事件造成的影響，降低公司損失。六、商務(wù)室績效考核制度（一）考核原則1.公平、公正、公開原則。2.定量與定性相結(jié)合原則。3.激勵與約束相結(jié)合原則。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括商務(wù)接待、商務(wù)洽談、商務(wù)合同管理等工作任務(wù)的完成情況，如接待滿意度、洽談成功率、合同執(zhí)行情況等。2.工作能力：包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、談判能力、業(yè)務(wù)知識水平等。3.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團隊合作精神等。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對商務(wù)室工作人員進行一次定期考核，考核結(jié)果作為績效獎金發(fā)放和崗位晉升的重要依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對商務(wù)室工作人員進行不定期考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決工作