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文檔簡介
會議新管理制度?一、總則(一)目的為規范公司會議管理,提高會議效率,確保會議質量,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議,包括但不限于部門例會、工作協調會、項目研討會、年度總結會等。(三)會議原則1.精簡高效原則:會議應注重實效,精簡會議內容和議程,提高會議效率,避免冗長和不必要的討論。2.充分準備原則:會議組織者和參會人員應提前做好充分準備,確保會議能夠順利進行并達到預期目的。3.明確責任原則:明確會議組織者、參會人員的職責,確保會議各項決策和任務能夠得到有效落實。4.溝通協調原則:通過會議加強部門之間、人員之間的溝通與協調,促進信息共享和工作協同。二、會議分類及組織(一)部門例會1.召開周期:各部門每周[X]召開一次部門例會,遇節假日或特殊情況可適當調整。2.參會人員:部門全體成員。3.會議內容:總結上周工作進展,匯報本周工作計劃,討論解決工作中遇到的問題,傳達公司相關政策和指示。4.組織要求:部門負責人提前準備會議議程和相關資料,提前[X]分鐘到達會議室進行會前準備。參會人員應提前安排好工作,準時參加會議,不得無故缺席。會議過程中,參會人員應認真聽取匯報,積極發言,提出建設性意見和建議。部門負責人負責會議記錄,會后及時整理會議紀要,并發送給部門成員。(二)工作協調會1.召開周期:根據工作需要不定期召開。2.參會人員:涉及相關工作的部門負責人及相關人員。3.會議內容:協調解決跨部門工作中存在的問題,明確工作分工和時間節點,推進工作順利開展。4.組織要求:發起部門提前填寫《工作協調會申請表》,明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息,報公司領導審批。審批通過后,由發起部門負責組織會議,提前通知參會人員會議相關信息,并準備好相關資料。會議由發起部門負責人主持,參會人員應充分發表意見,共同協商解決方案。會議結束后,由發起部門負責整理會議紀要,明確工作任務、責任人、時間節點等內容,經參會部門負責人確認后發送給相關人員,并跟蹤工作落實情況。(三)項目研討會1.召開周期:根據項目進度不定期召開。2.參會人員:項目團隊成員、相關部門負責人及專家等。3.會議內容:對項目進展情況進行評估,討論解決項目中遇到的技術難題、管理問題等,制定項目下一步工作計劃。4.組織要求:項目負責人提前準備項目進展報告、存在問題及解決方案等資料,提前[X]天通知參會人員會議相關信息。會議由項目負責人主持,參會人員應圍繞項目主題進行深入討論,提出切實可行的建議和意見。會議結束后,由項目負責人負責整理會議紀要,明確項目下一步工作重點、任務分工、時間安排等內容,經參會人員確認后發送給相關人員,并跟蹤項目執行情況。(四)年度總結會1.召開周期:每年年底召開。2.參會人員:公司全體員工。3.會議內容:總結年度工作成績和經驗教訓,表彰優秀員工和團隊,部署下一年度工作任務。4.組織要求:公司行政部門負責組織年度總結會,提前制定會議方案,明確會議時間、地點、議程等內容,報公司領導審批。審批通過后,提前[X]周通知全體員工會議相關信息,并要求各部門提前準備年度工作總結報告。會議由公司領導主持,各部門負責人依次匯報本部門年度工作情況。會議期間,對優秀員工和團隊進行表彰和獎勵。會議結束后,由行政部門負責整理會議紀要,明確下一年度公司總體工作目標和重點任務,經公司領導審核后發布。三、會議準備(一)會議申請1.發起會議的部門或個人需提前填寫《會議申請表》,詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、預計時長等信息。2.《會議申請表》經部門負責人審核后,報公司領導審批。如涉及跨部門會議,需經相關部門領導會簽。(二)資料準備1.會議組織者應根據會議主題和議程,提前準備相關資料,如匯報材料、數據報表、文件資料等。2.資料應確保準確、完整、清晰,能夠支持會議討論和決策。(三)場地安排1.根據會議規模和需求,選擇合適的會議場地。2.提前檢查會議場地的音響設備、投影儀、燈光等設施是否正常運行,確保會議期間無設備故障。3.擺放好會議桌椅,準備好會議所需的文具、茶水等物品。(四)人員通知1.會議組織者應按照審批后的參會人員名單,提前[X]天通過郵件、短信、微信等方式通知參會人員會議相關信息。2.通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、需準備的資料等,確保參會人員能夠提前做好準備。3.對于重要會議,應進行電話確認,確保參會人員收到通知并能按時參加會議。四、會議流程(一)會議簽到1.參會人員應提前到達會議場地,在會議簽到表上簽到。2.會議組織者安排專人負責簽到工作,統計參會人員出勤情況。(二)會議開場1.會議開始前,主持人應宣布會議紀律,提醒參會人員將手機調至靜音或關機狀態,避免影響會議進行。2.主持人介紹會議主題、目的、議程以及參會人員。(三)會議進行1.按照會議議程,依次進行各項議題的討論和匯報。2.匯報人員應簡潔明了地闡述工作進展、存在問題及解決方案等內容,避免冗長和無關的敘述。3.參會人員應認真聽取匯報,積極發言,提出疑問、建議和意見。發言時應注意條理清晰,觀點明確,避免打斷他人發言。4.主持人應把控會議節奏,引導會議討論方向,確保會議圍繞主題有序進行。對于偏離主題或討論過于激烈的情況,主持人應及時進行引導和協調。(四)會議決策1.對于會議討論的事項,需要做出決策的,應明確決策方式,如投票表決、舉手表決等。2.決策過程應公開、公正、公平,確保所有參會人員能夠充分發表意見。3.決策結果應記錄在案,并明確責任人和時間節點。(五)會議總結1.會議結束前,主持人應對會議內容進行總結,強調會議重點和決策結果。2.對會議組織情況進行評價,收集參會人員的意見和建議,以便今后改進。(六)會議結束1.主持人宣布會議結束。2.參會人員有序離開會議場地。五、會議記錄與紀要(一)會議記錄1.會議組織者應指定專人負責會議記錄,記錄會議的全過程,包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言內容、討論結果、決策事項等。2.會議記錄應客觀、準確、完整,不得遺漏重要信息。記錄方式可采用手寫或電子記錄,記錄過程中應盡量保持字跡清晰、語言通順。3.會議記錄人員應在會議過程中集中精力記錄,不得隨意打斷會議進程或參與討論。對于重要的發言內容,應盡量記錄原話。(二)會議紀要1.會議結束后,會議記錄人員應及時整理會議紀要。會議紀要應簡潔明了地概括會議主要內容,突出會議重點和決策結果。2.會議紀要應包括標題、編號、日期、會議主題、參會人員、會議內容、決策事項、責任人和時間節點等要素。3.會議紀要經會議組織者審核后,發送給參會人員和相關部門負責人確認。如有修改意見,應及時進行調整,直至確認無誤。4.會議紀要作為公司重要的文件資料,應妥善保存,以備查閱。六、會議紀律(一)按時出席1.參會人員應嚴格按照會議通知要求的時間準時出席會議,不得遲到、早退。2.如有特殊情況不能按時參加會議,應提前向會議組織者請假,并說明原因。未經批準無故缺席會議的,將按照公司相關規定進行處理。(二)遵守秩序1.參會人員應遵守會議紀律,保持會議場地的安靜和整潔。會議期間不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話或處理與會議無關的事務。2.發言時應尊重他人,不得進行人身攻擊或惡意詆毀。如有不同意見,應通過合理的方式表達,共同營造良好的會議氛圍。(三)積極參與1.參會人員應認真準備會議,積極參與會議討論,充分發表自己的意見和建議。2.對于會議安排的任務和決策事項,應認真落實,不得推諉扯皮。七、會議監督與考核(一)監督機制1.公司行政部門負責對會議組織情況進行監督檢查,定期或不定期對會議的準備工作、會議紀律、會議效果等進行評估。2.對于發現的問題,及時向會議組織者反饋,并要求其限期整改。(二)考核辦法1.將會議管理納入部門和個人績效考核體系,對會議組織不力、參會人員違反會議紀律等情況進行扣分處理。2.對積極組織高質量會議、有效推動工作開展的部門和個人給予加分獎勵。具體考核標準如下:會議組織者未按照要求提前申請會議,每次扣[X]分。會議資料準備不充分,影響會議正常進行的,每次扣[X]分。參會人員無故缺席會議,每人次扣[X]分;遲到、早退每人次扣[X]分。會議期間違反會議紀律,被提醒
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