歸檔案管理制度?（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司的各項活動和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立檔案管理中心，負責公司檔案的統一管理工作。檔案管理中心可根據實際情況設置檔案管理科、檔案庫房等部門。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，完善檔案管理流程和標準。4.負責檔案信息資源的開發利用，為公司各項工作提供檔案資料支持。5.指導、監督和檢查公司各部門的檔案管理工作。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。7.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，確保檔案保管條件符合要求。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理中心。3.協助檔案管理中心開展檔案整理、編目、檢索等工作。4.及時向檔案管理中心反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人力資源類、黨群工作類等六大類。每大類下可根據檔案內容的具體性質和特點進一步細分小類。1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、規章制度；會議紀要、決議；工作計劃、總結；行政公文、函件；證照、資質文件；印章管理文件等。2.經營管理類：市場調研、分析報告；市場營銷方案、合同；客戶資料；招投標文件；業務報表、統計數據等。3.生產技術類：產品研發資料；生產工藝文件；設備檔案；質量控制文件；技術改造資料等。4.財務審計類：財務預算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、審計資料；稅務文件等。5.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等相關資料；勞動合同、人事檔案等。6.黨群工作類：黨組織建設文件；黨員教育、管理資料；工會工作文件；企業文化建設資料等。（二）檔案編號檔案編號采用"大類代碼+小類代碼+年度+順序號"的結構。大類代碼用一位大寫字母表示，小類代碼用兩位數字表示，年度用四位數字表示，順序號用三位數字表示。例如：行政管理類下的文件編號為"XZ01+2023+001"。具體編號規則如下：1.行政管理類（XZ）綜合管理（01）：公司綜合性文件、領導講話等。制度建設（02）：各類規章制度、辦法等。會議管理（03）：會議紀要、決議等。工作計劃與總結（04）：年度、季度、月度工作計劃、總結等。公文管理（05）：行政公文、函件等。證照管理（06）：公司營業執照、資質證書等。印章管理（07）：印章使用、保管等文件。2.經營管理類（JY）市場調研（01）：市場調研報告、分析資料等。市場營銷（02）：營銷方案、合同等。客戶管理（03）：客戶信息、合作協議等。招投標管理（04）：招投標文件、中標通知書等。業務統計（05）：業務報表、統計數據等。3.生產技術類（SC）產品研發（01）：產品設計圖紙、研發報告等。生產工藝（02）：生產工藝流程、操作規程等。設備管理（03）：設備檔案、維護記錄等。質量管理（04）：質量標準、檢驗報告等。技術改造（05）：技術改造方案、項目資料等。4.財務審計類（CW）財務預算（01）：年度、季度財務預算報告等。財務決算（02）：年度財務決算報告等。會計核算（03）：會計憑證、賬簿、報表等。審計工作（04）：審計報告、審計資料等。稅務管理（05）：稅務申報、繳納等文件。5.人力資源類（RL）人力資源規劃（01）：人力資源規劃方案等。員工招聘（02）：招聘計劃、招聘簡歷等。員工培訓（03）：培訓計劃、培訓記錄等。員工考核（04）：考核方案、考核結果等。薪酬福利（05）：薪酬體系、福利政策等。人事檔案（06）：員工個人檔案等。6.黨群工作類（DQ）黨組織建設（01）：黨組織設置、換屆選舉等文件。黨員管理（02）：黨員發展、教育、管理等資料。工會工作（03）：工會組織建設、活動記錄等文件。企業文化建設（04）：企業文化理念、活動資料等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理制度的要求，定期收集本部門在工作中形成的各類文件資料，并及時移交至檔案管理中心。2.檔案管理中心應主動收集與公司相關的外部文件資料，如政府部門文件、行業協會資料等。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，檔案管理中心應提前介入，進行全程跟蹤收集。4.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交至檔案管理中心。（二）檔案整理1.檔案管理中心收到檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。整理工作包括對檔案資料進行分類、排序、編目、裝訂等。2.對于紙質檔案，應去除金屬物，采用A4紙規格進行折疊或裁剪，確保頁面整齊。3.對于電子檔案，應按照文件類型、時間順序等進行分類存儲，并建立清晰的文件命名規則和目錄結構。4.檔案整理過程中，應確保檔案資料的完整性和準確性，對不完整或不準確的檔案，應及時與相關部門或人員溝通補充或修正。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，應及時進行歸檔。歸檔工作應嚴格按照檔案編號規則進行，確保檔案存放有序。2.檔案管理中心應建立檔案歸檔目錄，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、歸檔時間等信息，便于查詢和管理。3.對于重要檔案或需長期保存的檔案，應進行一式多份歸檔，分別存儲于不同的介質和地點，以確保檔案的安全性和完整性。（二）檔案保管1.檔案管理中心應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設施設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案保管條件符合要求。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在規定范圍內。3.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。4.檔案管理中心應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的實體安全和信息安全。發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。5.對于電子檔案，應定期進行備份，并存儲于不同的介質和地點。同時，應采取加密、訪問控制等安全措施，防止電子檔案被篡改或泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理中心查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人還需經公司保密管理部門或相關領導批準。3.外部單位查閱公司檔案，應持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經公司相關部門負責人和主管領導批準后，由檔案管理中心安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人提交《檔案查閱申請表》后，檔案管理中心工作人員應根據申請內容進行審核，符合查閱條件的，予以登記并提供檔案查閱服務。2.檔案查閱應在檔案管理中心指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理中心。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理中心工作人員同意，并按照規定辦理相關手續。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理中心，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用范圍檔案主要用于公司內部各項工作的參考、決策支持、業務辦理、歷史研究等。在符合法律法規和公司規定的前提下，可根據實際需要向外部單位提供檔案資料，但應嚴格履行審批手續。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理中心應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年以上）和短期（15年以下）三種。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理中心負責人、相關業務部門人員和檔案專家組成。鑒定小組應根據檔案的內容、價值、歷史意義等因素，對檔案進行綜合評估，確定其保管期限。3.對于已過保管期限的檔案，鑒定小組應進行逐卷審查，提出鑒定意見，報公司主管領導批準。（二）檔案銷毀1.經批準銷毀的檔案，檔案管理中心應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、數量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀應采用安全、環保的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應指定專人負責監督，確保檔案徹底銷毀。3.檔案銷毀后，檔案管理中心應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由銷毀人員和監督人員簽字確認。同時，應將《檔案銷毀清冊》作為檔案管理工作的重要資料進行保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理、在線查閱、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享。2.檔案管理信息系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全管理：采取加密、備份、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。同時，應定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，保證系統的穩定運行。（三）信息化管理流程1.檔案數字化流程：檔案管理中心工作人員按照掃描規范對紙質檔案進行掃描，生成電子圖像文件。然后對電子圖像文件進行圖像處理、命名、分類、存儲等操作，建立電子檔案數據庫。