事業采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司各項事業的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各事業項目涉及的所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益性原則：在滿足公司事業需求的前提下，力求降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保競爭環境公正。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品或服務，以保障公司事業的質量和安全。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購戰略和政策，對采購工作進行監督和指導。（二）采購執行部門公司設立采購部門，負責具體采購業務的實施。采購部門應配備專業的采購人員，明確各崗位的職責和分工，確保采購工作的順利開展。采購人員的主要職責包括：1.需求收集與分析：與各部門溝通，了解采購需求，進行需求分析和整理。2.供應商開發與管理：尋找、評估、選擇合格供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。3.采購計劃制定：根據需求分析結果，制定采購計劃，明確采購物品或服務的規格、數量、時間等要求。4.采購實施：按照采購計劃，組織采購活動，包括招標、談判、詢價等，確保采購任務按時完成。5.合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，及時處理合同變更和糾紛。6.采購驗收：參與采購物品或服務的驗收工作，確保符合合同要求。7.采購成本控制：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，提供詳細的需求說明，配合采購部門進行供應商選擇和采購驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算，監督采購資金的使用，進行采購成本核算和財務結算。3.質量部門：負責對采購物品或服務的質量進行檢驗和監督，確保符合質量標準。4.法務部門：負責審查采購合同的合法性和合規性，提供法律意見和支持。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據事業發展需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、用途、預算金額等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給采購部門。2.緊急采購需求應在申請表中注明，并說明緊急原因和預計完成時間，經相關領導批準后可優先處理。（二）需求審核與采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，對需求進行審核，核實需求的合理性和必要性。如發現需求不合理或不明確，應及時與需求部門溝通并反饋。2.根據審核后的需求，采購部門結合庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃，明確采購的時間、方式、供應商選擇范圍等，并報采購決策委員會或相關領導審批。（三）供應商選擇與確定1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商數據庫。2.根據采購物品或服務的特點和要求，從供應商數據庫中篩選出若干潛在供應商，并向其發送詢價函或招標邀請書。3.供應商應在規定時間內提交報價文件或投標文件，采購部門對供應商的報價、資質、信譽、業績等進行綜合評估，必要時進行實地考察。4.根據評估結果，采購部門確定中標供應商或候選供應商，并報采購決策委員會或相關領導審批。對于重大采購項目，應采用招標等公開競爭方式確定供應商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與確定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同應經法務部門審核，確保合同的合法性和合規性。審核通過后，由采購部門負責人和供應商授權代表簽字蓋章生效。（五）采購實施與跟蹤1.采購部門按照采購合同要求，及時與供應商溝通協調，確保采購任務按時完成。對于重要采購項目，應制定詳細的采購進度計劃，并定期跟蹤檢查。2.供應商應按照合同約定的時間、地點和質量標準交付采購物品或服務。采購部門在收到貨物或服務后，應及時組織驗收。（六）采購驗收1.采購物品或服務到貨后，采購部門應通知需求部門、質量部門等相關人員組成驗收小組進行驗收。2.驗收小組按照合同要求和相關質量標準，對采購物品的數量、規格、型號、質量等進行檢驗和核對，填寫《采購驗收報告》。3.如發現采購物品或服務不符合合同要求，驗收小組應及時通知供應商進行整改或退換貨。供應商應在規定時間內完成整改或處理，直至驗收合格。（七）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，經相關部門審核簽字后提交給財務部門。2.財務部門對付款申請進行審核，核實采購業務的真實性、合法性和金額準確性。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。3.對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應嚴格控制預付款比例和金額，并跟蹤供應商的履約情況，確保預付款的安全。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、競爭較為充分的采購項目。2.招標方式：包括公開招標和邀請招標。公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標；邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。3.招標程序：編制招標文件：明確招標項目的技術要求、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告或投標邀請書：通過指定媒體或渠道發布招標信息，邀請潛在供應商參與投標。發售招標文件：向購買招標文件的潛在供應商提供招標文件，并收取相應費用。開標：在規定時間和地點公開開標，公布投標人的投標報價、投標文件的主要內容等。評標：組建評標委員會，按照評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人。定標：招標人根據評標委員會的推薦意見，確定中標人，并向中標人發出中標通知書。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序：成立談判小組：由采購部門、需求部門、技術專家等組成談判小組。制定談判文件：明確談判項目的技術、商務要求和談判程序等內容。邀請供應商：從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其發出談判邀請書。談判：談判小組與供應商分別進行談判，要求供應商就采購項目的價格、技術、服務等條款進行報價和承諾。確定成交供應商：談判結束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交供應商。（三）詢價采購1.適用范圍：適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：確定被詢價的供應商名單：從供應商數據庫中選取不少于三家的供應商作為詢價對象。發出詢價單：向被詢價的供應商發出詢價單，要求其在規定時間內報價。比較報價：對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：填寫《單一來源采購申請表》，說明單一來源采購的理由和必要性。經采購決策委員會或相關領導審批后，與唯一供應商進行協商談判，確定采購價格和合同條款。簽訂采購合同。五、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據事業發展規劃和年度工作計劃，結合歷史采購數據和實際需求，編制本部門的采購預算草案，并提交給采購部門。2.采購部門匯總各部門的采購預算草案，結合公司整體預算安排，進行綜合平衡和審核，形成公司年度采購預算方案，報公司管理層審批。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序辦理。2.財務部門應加強對采購預算執行情況的監督和控制，定期對采購支出進行分析和評估，及時發現和糾正預算執行中的問題。（三）預算調整1.在預算執行過程中，如遇市場價格波動、政策調整、業務需求變化等原因導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的金額、調整后的預算安排等內容，并經采購決策委員會或相關領導審批后執行。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購業務進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、合同糾紛等。2.根據風險識別和評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.供應商管理風險應對：加強供應商開發與評估，建立供應商信用檔案，定期對供應商進行考核評價，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償條款，以約束供應商的行為。2.質量風險應對：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強采購物品或服務的質量檢驗和監督。要求供應商提供質量保證文件，對重要采購項目可委托第三方檢測機構進行檢驗。3.價格風險應對：關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握價格變化趨勢。通過招標、談判、詢價等多種采購方式，引入競爭機制，降低采購價格。與供應商簽訂價格調整條款，約定在一定條件下價格可根據市場情況進行調整。4.合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。明確合同執行過程中的監督和溝通機制，及時解決合同履行過程中出現的問題。對重大合同糾紛，應及時咨詢法務部門，采取法律手段維護公司權益。（三）風險監控與預警1.建立采購風險監控機制，定期對采購業務進行檢查和評估，及時發現風險變化情況。2.設定風險預警指標，如供應商交貨延遲率、采購物品不合格率、采購成本超支率等，當指標達到預警值時，及時發出預警信號，采取相應的風險應對措施。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應廣泛收集與采購業務相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品技術信息、政策法規信息等。2.信息收集渠道包括網絡平臺、行業協會、供應商提供、市場調研等。（二）采購信息整理與分析1.采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。2.定期對采購信息進行分析，總結采購規律和趨勢，為采購決策提供參考依據。（三）采購信息共享1.采購部門應與其他相關部門共享采購信息，如需求部門可了解采購進度和供應商情況，財務部門可掌握采購資金使用情況等。2.通過內部信息系統、會議、報告等方式實現采購信息的及時共享和溝通。八、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對采購業務進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見。2.采購部門應建立內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，規范采購行為。（二）外部監督1.接受政府相關部門、行業協會等的監督檢查，積極配合做好各項工作。