公司用章管理制度?一、總則1.目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)，涵蓋公司所有正式印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等。3.基本原則印章使用遵循"嚴格審批、規(guī)范操作、安全保管、責任追究"的原則，確保印章使用合法、合規(guī)、安全、有效。二、印章的種類與用途1.公章代表公司對外行使權(quán)力的主要印章，用于各類重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署，具有最高法律效力。2.合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確合同的法律效力，保障公司在合同業(yè)務中的權(quán)益。3.財務專用章用于公司財務核算、資金收付、稅務申報等相關(guān)財務業(yè)務，是財務工作的重要印鑒。4.法定代表人章代表公司法定代表人行使特定職權(quán)，常用于辦理銀行開戶、支票簽發(fā)、重要財務文件簽署等涉及法定代表人個人授權(quán)的業(yè)務。5.部門章由各部門根據(jù)工作需要自行保管和使用，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章確認，不具備對外法律效力。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制（1）因工作需要刻制公司印章，由相關(guān)部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導審核，報法定代表人批準。（2）公司統(tǒng)一指定具有資質(zhì)的印章制作單位進行印章刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章啟用（1）新印章刻制完成后，由行政部門負責組織印章啟用儀式。啟用前，應對印章的印模進行留樣保存，并將留樣印模副本分送至相關(guān)部門備案。（2）填寫《印章啟用登記表》，注明印章名稱、啟用日期、發(fā)放部門、保管人等信息，相關(guān)人員簽字確認。（3）印章啟用后，應及時將新印章的啟用信息以正式文件形式通知公司各部門及外部相關(guān)單位。四、印章的保管1.保管原則（1）實行專人專管制度，每枚印章確定唯一的保管責任人，確保印章保管安全、責任明確。（2）公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印章應保管在公司指定的保險柜或安全場所，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。（3）部門章由各部門指定專人保管，保管人員應相對固定，如有變動，需及時辦理交接手續(xù)。2.保管責任人職責（1）負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、遺失或損壞。（2）嚴格按照印章使用流程進行用印操作，對每一次用印情況進行詳細登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、批準人等信息。（3）未經(jīng)批準，不得擅自將印章帶出公司或交予他人使用。如遇特殊情況需帶出公司，須經(jīng)公司領(lǐng)導書面批準，并采取相應的安全措施，確保印章安全。（4）定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章磨損、損壞或遺失，應及時報告行政部門，并按規(guī)定進行處理。五、印章的使用流程1.用印申請（1）使用公司印章，需填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等內(nèi)容。（2）申請表應由申請部門負責人簽字確認，并根據(jù)用印事項的性質(zhì)和審批權(quán)限，依次報分管領(lǐng)導、法定代表人審批。2.審批權(quán)限（1）一般文件、通知、報表等用印，由部門負責人審批。（2）涉及重要合同、協(xié)議、對外投資、融資、擔保等重大事項的用印，需經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，報法定代表人審批。（3）法定代表人章的使用，必須經(jīng)法定代表人本人批準，如法定代表人因特殊原因無法簽字批準，可書面授權(quán)他人代為審批，但應明確授權(quán)范圍和期限。3.用印操作（1）用印申請人持經(jīng)審批后的《用印申請表》到印章保管處辦理用印手續(xù)。（2）印章保管人應認真核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致，確認無誤后，在用印文件規(guī)定的位置加蓋印章，并在《用印登記表》上記錄用印情況，雙方簽字確認。（3）用印過程中，印章保管人應確保印章清晰、端正，不得在空白紙張、空白合同或其他未填寫完整的文件上加蓋印章。4.用印登記每次用印完成后，印章保管人應及時在《用印登記表》上詳細記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、批準人、申請人、用印內(nèi)容摘要等信息，確保登記內(nèi)容真實、準確、完整。《用印登記表》應妥善保存，以備查閱。六、特殊情況用印1.緊急情況用印（1）遇緊急情況需要立即用印，且無法按照正常審批流程進行時，用印申請人應電話向分管領(lǐng)導或法定代表人報告用印事項，并在事后及時補辦審批手續(xù)。（2）補辦審批手續(xù)時，申請人應填寫《緊急用印申請表》，詳細說明緊急情況的原因、用印事項、用印時間等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)領(lǐng)導審批后，交印章保管人進行用印操作，并補登《用印登記表》。2.異地用印（1）因業(yè)務需要在異地用印時，原則上應將用印文件郵寄回公司總部辦理用印手續(xù)。如遇特殊情況無法郵寄，可采用遠程視頻見證用印的方式進行。（2）采用遠程視頻見證用印時，用印申請人應提前與印章保管人溝通協(xié)調(diào)，確定視頻見證的時間和方式。在視頻見證過程中，用印申請人應向印章保管人展示用印文件內(nèi)容，印章保管人按照正常用印流程進行操作，并通過視頻記錄整個用印過程。視頻記錄應妥善保存，以備查閱。七、印章的停用與銷毀1.印章停用（1）因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導審核，報法定代表人批準后，通知各部門停止使用該印章。（2）印章停用后，保管人應立即將印章交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。行政部門對停用印章進行封存保管，同時在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，告知相關(guān)部門及外部單位。2.印章銷毀（1）對于已停用且不再使用的印章，行政部門應定期進行清理和銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并附需銷毀印章的印模，經(jīng)分管領(lǐng)導審核，報法定代表人批準。（2）印章銷毀應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由行政部門指定專人負責記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。（3）銷毀記錄應形成書面文件，與《印章銷毀申請表》一并存檔保存，保存期限為[X]年。八、印章使用的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督（1）行政部門負責對公司印章使用情況進行定期檢查，每月至少進行一次全面檢查，重點檢查印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。（2）審計部門不定期對公司印章使用情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.違規(guī)處理（1）對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令改正；情節(jié)嚴重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責任。（2）因印章保管不善導致印章被盜、遺失或損壞，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，保管責任人應承擔相應的賠償