工程檔案管理制度?一、總則1.目的為加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程建設、維護、管理及竣工驗收提供可靠依據，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的檔案管理工作，包括新建、改建、擴建等各類工程項目。3.檔案定義本制度所指工程檔案是工程項目從策劃、立項、設計、施工、調試到竣工驗收等全過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善工程檔案管理制度，并監督執行。對工程檔案管理工作進行業務指導，組織檔案管理培訓。參與工程建設項目的重要會議，了解工程進展情況，提出檔案管理工作要求。負責接收、整理、保管和統計工程檔案，建立工程檔案數據庫，確保檔案的安全和完整。按照規定向有關部門和單位提供工程檔案查閱、借閱服務。2.項目建設單位職責負責本項目工程檔案管理工作的組織和協調，明確項目檔案管理人員及其職責。制定項目檔案管理工作計劃和措施，確保項目檔案工作與工程建設同步進行。組織、監督項目各參建單位的工程文件收集、整理和歸檔工作，對歸檔文件的質量進行審核。及時向檔案管理部門移交項目檔案，辦理交接手續。3.項目設計單位職責負責收集、整理項目設計階段形成的各類文件，包括初步設計、施工圖設計、設計變更等文件，并按要求歸檔。在設計過程中，對工程文件的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導和監督。配合項目建設單位和檔案管理部門做好工程檔案的審核和整理工作。4.項目施工單位職責建立健全項目施工文件管理體系，配備專（兼）職檔案管理人員，負責施工過程中文件的收集、整理和歸檔工作。按照國家和行業有關規定及合同要求，及時、準確、完整地收集、整理施工過程中形成的各種文件資料，包括施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知、施工日志、原材料及構配件質量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等，并按檔案管理要求進行分類、組卷、編目。對施工文件的真實性、完整性和準確性負責，接受項目建設單位和檔案管理部門的監督檢查。在工程竣工驗收前，將整理好的施工檔案移交項目建設單位審核。5.項目監理單位職責負責對項目施工過程中的文件資料形成、積累、整理和歸檔工作進行監督和檢查。審核施工單位報送的工程文件，簽署審核意見，并對審核結果負責。協助項目建設單位做好工程檔案的預驗收工作，參與工程竣工驗收，對工程檔案的完整性、準確性和系統性進行評價。三、工程文件的形成與積累1.文件形成要求工程文件應真實反映工程建設實際情況，內容完整、準確、清晰，簽字蓋章手續齊全。文件載體應符合耐久性要求，能夠長期保存。紙質文件應采用A4幅面，字跡清晰，圖樣應清晰準確，圖表應整潔美觀。電子文件應采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件的可讀性和可編輯性。電子文件應與紙質文件內容一致，同時應存儲在耐久性好的載體上，并進行備份。2.文件積累范圍項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。設計文件：包括初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知單、技術核定單等。施工文件：包括施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知、施工日志、原材料及構配件質量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量事故處理記錄等。監理文件：包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知單、工程暫停令、工程復工令、質量評估報告、監理工作總結等。設備文件：包括設備采購合同、設備安裝說明書、設備調試記錄、設備運行維護手冊等。竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程質量保修書、工程竣工決算報告、工程竣工圖等。3.文件積累時間要求項目各參建單位應隨工程進度及時收集、整理工程文件，確保文件的形成與工程建設同步。施工單位應在每月末將本月形成的工程文件整理成冊，向項目監理單位報送。監理單位應在收到施工單位報送的文件后7個工作日內完成審核，并簽署意見。項目竣工后，各參建單位應在3個月內完成工程文件的整理和歸檔工作，并向項目建設單位移交。四、工程檔案的整理1.整理原則遵循工程文件的自然形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。分類科學、組卷合理、編目規范，便于查找和統計。同一項目的檔案應統一整理標準，確保檔案的一致性和系統性。2.分類方法工程檔案按照工程項目的階段和專業進行分類，一般可分為工程前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等類別。每個類別下可根據文件的性質和內容進一步細分，如施工文件可分為建筑工程、安裝工程、市政工程等專業類別。3.組卷要求組卷應按照工程文件的形成規律和內在聯系進行，同一卷內的文件應具有密切的關聯性。卷內文件應按照排列順序依次編寫頁碼，單面書寫的文件應在右下角編寫頁碼，雙面書寫的文件應在正面右下角和背面左下角編寫頁碼。卷內文件應采用統一規格的紙張，小于A4幅面的文件應粘貼在A4紙上，大于A4幅面的文件應折疊成A4幅面。卷內文件應根據文件的厚度和數量進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。4.編目要求編制工程檔案案卷目錄，詳細記錄每個案卷的題名、卷號、編制單位、起止日期、保管期限等信息。編制工程檔案文件目錄，詳細記錄卷內每份文件的題名、文號、日期、頁號等信息。對工程檔案中的重要文件和圖紙應編制索引，便于快速查找和利用。五、工程檔案的歸檔1.歸檔范圍項目各參建單位在工程建設過程中形成的具有保存價值的工程文件均應歸檔。歸檔文件應包括紙質文件、電子文件及相應的聲像資料等。2.歸檔時間項目竣工后，各參建單位應在規定時間內將整理好的工程檔案向項目建設單位移交。項目建設單位應在收到各參建單位移交的工程檔案后15個工作日內進行審核，審核合格后將檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門應在收到項目建設單位移交的工程檔案后30個工作日內完成驗收，并辦理歸檔手續。3.歸檔手續項目各參建單位向項目建設單位移交工程檔案時，應填寫工程檔案移交清單，雙方簽字確認。移交清單應一式兩份，雙方各執一份。項目建設單位向檔案管理部門移交工程檔案時，應填寫工程檔案歸檔清單，雙方簽字確認。歸檔清單應一式三份，檔案管理部門、項目建設單位和移交單位各執一份。六、工程檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案包括工程項目的重要文件，如項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、工程竣工驗收報告、工程質量保修書等。長期保存的檔案包括工程項目的主要文件，如設計文件、施工文件、監理文件、設備文件等，保管期限一般為50年。短期保存的檔案包括工程項目的一般性文件，如施工日志、工程變更通知、原材料及構配件質量證明文件等，保管期限一般為10年。3.檔案保管要求檔案應按照保管期限和分類順序進行存放，便于查找和管理。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。對電子檔案應定期進行備份，并存儲在不同的載體上，確保電子檔案的安全性和完整性。七、工程檔案的利用1.利用原則工程檔案的利用應遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案的正確使用和不被泄露。嚴格執行檔案查閱、借閱制度，履行審批手續，確保檔案的利用符合規定。2.查閱、借閱程序內部查閱工程檔案，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱工程檔案，需持有單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理部門應安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。借閱工程檔案，需填寫檔案借閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造檔案，按時歸還檔案。3.利用記錄檔案管理部門應對工程檔案的查閱、借閱情況進行記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內容、審批人等信息。查閱、借閱記錄應保存完整，以便日后查詢和統計。八、工程檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對工程檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值和保管期限合理。鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設單位代表、相關專業技術人員等組成。鑒定小組負責對工程檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。3.鑒定內容審查檔案的完整性、準確性和系統性，檢查檔案是否齊全、完整，內容是否準確無誤，分類是否合理，編目是否規范。評估檔案的保存價值，根據檔案的形成時間、內容重要程度、利用頻率等因素，判斷檔案是否仍具有保存價值。核實檔案的保管期限，檢查檔案的保管期限是否符合規定，是否需要調整。4.銷毀程序經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，報檔案管理部門負責人和公司主管領導批準后，方可銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀檔案時，應進行登記，記錄銷毀檔案的名稱、數量、銷毀日期等信息。檔案銷毀后，應將檔案銷毀申請表、銷毀清單等相關資料整理歸檔，永久保存。九、監督與考核1.監督檢查檔案管理部門應定期對項目各參建單位的工程檔案管理工作進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。項目建設單位應加強對項目各參建單位工程檔案管理工作的日常監督，確保工程檔案的形成、積累、整理和歸檔工作符合要求。公司內部審計部門應定期對工程檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執行情況，發現違規行為及時進行處理。2.考核評價建立工程檔案管理工作考核評價機制，對項目各參建單位的工程檔案管理工作進行考核評價。考核評價內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案的完整性和準確性、檔案的整理