航運系統一管理手冊

目錄

第一章系統概述....................................2

1.1主系統架構圖.............................................................2

1.2系統功能概述.............................................................2

1.3系統架構圖...............................................................3

1.4名詞術語..................................................................3

第二章初始設置....................................5

2.1系統初始化流程圖.........................................................5

2.2基礎資料..................................................................5

第三章報表查詢與輸出.............................11

3.1一站式航運監控跟蹤表..................................................11

3.2航運費用日報表..........................................................11

3.3航運費用實際與預算差異比較表...........................................13

航運系統一管理手冊

第一章系統概述

1.1主系統架構圖

1.2系統功能概述

航運管理系統主要是對進口物料和出口產品過程中的各種事務進行管理，加強對進出口活

動的控制，以提高企業的效益和管理水平。航運管理系統主要包括基礎資料的建立，出口文

件的編制（包括付運通知單管理，采購退貨單管理，投保申請審批單的錄入和管理，確認付

運通知單的錄入和管理，裝箱單錄入和管理，銷售發票錄入和管理，報關單錄入和管理等），

進口文件的編制（包括付采購訂單管理，銷售退貨單管理，到貨通知單錄入和管理，投保申

請審批單的錄入和管理，確認付運通知單的錄入和管理：報關單錄入和管理等），以及各種

業務，進出口文件的分析和管理的功能.該系統與銷售管理系統和采購管理管理系統完仝整

合在一起，提供有效的處理企業進出口的業務；積極支持企業進出口業務活動，快速處理國

外客戶，國外供貨商的銷售訂單和采購訂單，以提升企業的效益。

本系統與銷售管理系統和采購管理系統的關系如F：

1.與采購管理系統的關系：

根據采購系統中的采購退貨單，編制各種采購退貨的各種出口文件（包括投保審批單錄

入和管理，確認付運通知單錄入和管理，報關單錄入和管理等），處理采購退貨事務。

根據采購系統中的采購訂單，編制各種采購物料的各種進口文件（包括到貨通知單錄入

和管理，投保審批單錄入和管理，確認付運通知單錄入和管理，報關單錄入和管理等），

處理采購物料事務。

2.與銷售管理系統之關系：

根據銷售系統中的付運通知單，編制各種銷售產品的各種出口文件（包括投保審批單錄

入和管理，確認付運通知單錄入和管理，裝箱單的錄入和管理，銷售發票的錄入和管理，

報關單錄入和管理等），處理銷售產品事務。

根據銷售系統中的銷位退貨單，編制各種銷售產品退貨的各種進口文件包括到貨通知單

錄入和管理，投保審批單錄入和管理，確認村運通知單求入和管理，報關單求入和管理

等），處理銷售退貨事務。

本系統有如下特點：

1.提供進出口文件的錄入和管理處功能。出口文件包括投保審批單，確認付運通知單，裝

箱單，銷售發票和報關單。進口文件包括到貨通知單，投保審批單，確認付運通知單，

和報關單。

2.提供對航運活動的監控和跟蹤功能（包括進出口的投保監控，付運監控和財務監控三個

方面）。

2

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3.提供對航運活動所需費用的報表功能（包括運費，保險費和海關費等三個方面）。以便

于對進出口費用的控制。

4.提供對航運活動實際費用和預算費用的比較功能，了解航運活動實際費用和預算費用的

差異。

5.提供航運活動中進出口文件，分析和管理報表的杳詢，打印功能。（有關查詢和打印功

能的設置情參閱《公共操作使用手冊》。

6.提供運輸路線的維護功能。

7.提供保險公司資料維護，保險公司報價資料維護和運輸公司資料，運輸公司報價資料維

護的功能.

1.3系統架構圖

1.4名詞術語

投保申請審批單：即常見的保險單。在進出口活動中，企業確保進出口的貨物的安全，貨物不受

到損壞，變質和遺失等各種事件的發生，向保險公司進行投保，向保險公司

交保險費，在保險期間內，若保險的貨物發生損壞，變質和遺失等各種事件，

保險公司需支付企業一定的賠償費用。投保申請審批單是參與保險公司保險

的文件。

3

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確認付運通知單：即常見的運費單。在進出口活動中，企業根據與運輸公司的各方面的協議，向

運輸公司支付運輸費用。確認付運通知電是向運輸公司支付運輸費用的依據。

4

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第二章初始設置

2.1系統初始化流程圖

銷售系統上線采購系統上線

信用證類別、站港資料、報關

行、報關口岸等基礎資料錄入

運輸路妓費科錄入

運輸公司及路妓保價

資料建立

保險公司及保除保價

資料建立

2.2基礎資料

2.2.1運輸路線

2.2.1.1功能概述

建立運輸路線，是用來建立企業在運輸進出口貨物的過程資料，包括運輸貨物的裝貨港（起

地地點），卸貨港（抵達地點），運輸方式，中途天數和運輸里程等資料。如下圖所示。在運

輸公司報價資料中，各運輸公司根據不同的運輸路線，給出不統的報價，使在編制確認付運

通知單時，根據運輸公司的運輸路線報價資料，計算運輸費用。

5

航運系統一管理手冊

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置12-1運輸路線資

2.2.1.2項目說明

新增運輸路線資料，如上圖所示，錄入界面項目說明如下:

項目名稱項目說明

1路線給運輸路線進行編號，手工錄入，按ENTER鍵確定.

2裝貨港運輸貨物的起運地點，系統提供選擇的功能，不能手工錄入。在其它基礎

資料界面進行新增和維護.

3卸貨港運輸貨物的抵達地點，系統提供選擇的功能，不能手工錄入。在其它基礎

資料界面進行新增和維護。

4運輸方式運輸貨物的方式，系統提供選擇的功能，不能手」.錄入。在其它基礎資料

界面進行新增和維護。

5主路線選擇所建立的運輸路線是否主路線。

6中途天數運輸貨物的裝貨港抵達卸貨港所需的時間（以天數計算）。

7部門所定義的運輸路線是屬于企業哪各部門負責的，航運管理系統中只提供選

擇的功能，不能手工錄入。在人力資源管理系統中新增和維護。

8類型所定義的運輸路線屬于何種類型，其類型有三種：單個裝運，中途停留和

運輸鏈。航運管理系統中只提供選擇的功能，由系統自動帶出，不能手工

錄入。

9運輸里程運輸貨物的裝貨港抵達卸貨港之間的距離（以公里計算）.

10備注定義某運輸路線時，輸入所需注意的事項。

2.2.2運輸公司資料

2.2.2.1功能概述

建立和維護企業在進出口貨物過程中運輸貨物的單位名稱（運輸公司），以便與運輸公司運

輸報價資料的建立和維護，以及計算企業進出口貨物的運費。運輸公司資料界面如下圖所示

6

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園12-2運輸公司資料

2.2.2.2項目說明

新增運輸公司資料，如上圖所示，錄入界面項目說明如不：

項目名稱項目說明

1公司名稱輸入運輸公司的名稱，手工輸入，按ENTER鍵確定。

2運輸類型選擇運輸的類型，系統提供四種方式：空運，陸運，郵寄和其它。由系統自

動帶出，不能手工錄入。

3外文名稱輸入運輸公司的外文名稱，手工輸入。

4郵碼輸入運輸公司所在地的郵政編碼，手工輸入。

5郵件輸入運輸公司的電子郵件（E_mail）的名稱，手工輸入。

6地址輸入運輸公司的聯系地址，手工輸入

7外文地址輸入運輸公司的外文聯系地址，手工輸入。

8聯系人輸入運輸公司業務聯系人的姓名，手工輸入。

9電話輸入運輸公司的聯系電話，手工輸入，

10傳真輸入運輸公司的傳真號碼，手工輸入

11經營航線輸入運輸公司所經營的業務航線，手工輸入

12備注定義某運輸公司時，輸入所需注意的事項，手工輸入。

13公司編號輸入運輸公司的編號，手工輸入。

2.2.3運輸公司報價資料

2.2.3.1功能概述

在此建立和維護運輸公司報價資料，在銷售管理系統錄入各單據時，系統可以自動計算各單

據的運輸費用，在航運管理系統中編制確認付運通知單時系統自動計算單據的運輸費無，運

輸公司報價資料界面如下圖所示：

7

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圈2-3運輸公司報價資料維護

2.2.3.2項目說明

新增運輸公司報價資料，如.上圖所示，錄入界面項目說明如下:

項H名稱項目說明

1運輸路線輸入運輸公司的運輸路線的名稱，系統提供選擇功能，不能手工輸入,

在本系統中的“運輸路線”界面進行新增和維護。

2優先等級若同?條運輸路線，有不同的運輸公司運行，需對不同的運輸公司對同

一條運輸路線定義優先的級別。手工輸入優先等級。

3中途天數選擇運輸路線后，系統根據所定義的運輸路線資料，自動帶出。可手工

進行修改。

4裝貨港選擇運輸路線后,系統根據所定義的運輸路線資料,自動帶出。不可手

工進行修改。

5卸貨港選擇運輸路線后,系統根據所定義的運輸路線資料,自動帶出。不可手

工進行修改。

6幣種輸入運輸公司報價的貨幣名稱，系統默認為本位幣作為報價的貨幣c不

可手工修改。

7詢價日期輸入運輸公司報價的FI期，手工輸入。

8有效口期輸入運輸公司報價奧料的有■效日期，超過改期限，運輸公司的報價資料

失效，不能在使用，手工輸入。

9附加運費輸入運輸公司經營運輸路線所報價的價格外，需另外附加的運費，手工

輸入。

10運輸計算輸入運輸公司進行運輸費用報價時計算運輸費用的公式編碼，不可手工

公式輸入和修改，。由系統自動帶出。在運輸公司報價資料界面的工具條上

的“公式”按鈕或檔案菜單上的“公式”菜單進行新增和維護。

11類型輸入運輸公司報價資料種計算公司的類型，系統提供四種類型：重量，

材積，件數和從價百分比，由系統自動帶出，不可手工輸入和修改C

12單價輸入運輸公司對每件貨物運輸善用的價格，手T輸入。

8

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13說明輸入運輸公司報價資料的相關說明，手工輸入。

2.2.3.3注意事項

1.運輸公司報價資料中的幣種，是系統設置的本位幣，把本位幣作為報價的唯一的幣種。

2.運輸公司報價資料中的單價，是以每件貨物的基準單位的單價為標準的。

2.2.4保險公司資料

2.2.4.1功能概述

建立和維護企業與其保險業務相關聯的保險公司的資料，以便與保險公司保險報價資料的建

立和維護，以及計算企業進出口貨物的保險費。保險公司資料界面如下圖所示：

HI2-4保險公司

2.2.4.2項目說明

新增保險公司資料，如上圖所示，錄入界面項目說明如二:

項目名稱項目說明

1公司名稱輸入保險公司的名稱，手工輸入，按ENTER鍵確定。

2外文名稱輸入保險公司的外文名稱，手工輸入。

3郵碼輸入保險公司所在地的郵政編碼，手工輸入。

4郵件輸入保險公司的電子郵件（E_mail）的名稱，手工輸入。

5地址輸入保險公司的聯系地址，手工輸入

6外文地址輸入保險公司的外文聯系地址，手工輸入。

7聯系人輸入保險公司業務聯系人的姓名，手工輸入。

8電話輸入保險公司的聯系電話，手工輸入。

9傳真輸入保險公司的傳真號碼，手工輸入

10備注定義某保險公司時，輸入所需注意的事項，手工輸入。

11公司編號輸入保險公司的編號，手工輸入。

2.2.5保險公司報價資料

2.2.5.1功能概述

建立和維護保險公司報價資料，提供在銷售管理系統錄入各單據時，計算各單據的保險費用

的功能。提供在航運管理系統中編制投保申請審批單時計算單據的保險費用的功能。保險公

司報價資料界面如下圖所示：

9

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[112-5保險報價資料

2.2.5.2項目說明

新增保險公司報價資料，如上圖所示，錄入界面項目說珥如下：

項目名稱項目說明

1保險公司輸入保險公司的名稱，系統提供選擇功能，也可手工修改和輸入。在

保險公司資料界面新增和維護保險公司名稱。

2保險險種輸入保險公司提供保險的種類，系統提供選擇功能，也可手工修改和

輸入，在其它基礎資料界面新增和維護保險險種的名稱。

3折扣率(%)輸入保險公司給企業在交納保險費用時給予的折扣比例，手工輸入。

4目的港輸入企業運輸貨物所抵達的目的港口名稱，系統提供選擇功能，也可

手工修改和輸入，在其它基礎資料界面新增和維護目的港的名稱。

5出口港輸入企業運輸貨物所起運的港口名稱，系統提供選擇功能，也可手工

修改和輸入，在其它基礎資料界面新增和維護出口港的名稱。

6保險費用輸入保險費用，手工輸入。

7保險費率(％)輸入保險費效率，手工輸入。

8備注輸入保險公司報價資料的相關說明，手工輸入。

2.2.6其它基礎資料

航運系統的其它基礎資料包括付款條件，付款方式，信月證類別，保險公司，保險險種，報

關行資料，站港資料，貨運公司，報關II岸，發票聯式，貿易方式，匯款類型和運輸方式等

各方面的資料。以便于在錄入進出口文件和其它資料時引用，以簡化人工輸入資料之負荷，

提高工作效益。

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第三章報表查詢與輸出

3.1一站式航運監控跟蹤表

3.1.1報表查詢

一站式航運監控跟蹤表的作用是通過查詢，分別掌握進出口事務過程中的投保，付運和財

務三個方面進行監控和跟蹤的情況，以加強企業對航運的管理。

查詢方式有三種：移至、自定義查詢、杳詢。查詢界面如下圖所示，查詢條件有進口，出口，

確認付運通知單口期。系統默認的杳詢條件是出口、所有確認付運通知單口期、可對界面上

的條件進行任意組合，具體設定請參見《公共操作手冊》O

H3-1一站式航運監控跟蹤表查詢

在查詢窗口上，選擇出口，輸入確認付運通知單的日期，可查詢到出口部分的投保監控，付

運監控和財務監控的資料.

在查詢窗口上，選擇進口，輸入確認付運通知單的日期，可查詢到進口部分的投保監控，付

運監控和財務監控的資料。

3.1.2報表輸出

一站式航運監控跟蹤表輸出方式有兩種：另存EXECL文橢和打印。請參見《打印設置手冊》。

3.2航運費用日報表

3.2.1報表查詢

航運費用日報表作用是通過查詢，分別掌握進出口事務過程中的運費，保險費和海關費三個

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航運系統一管理手冊

方面的情況，以加強企業對航運費用的控制。

查詢方式有三種：移至、自定義查詢、查詢。查詢界面如下圖所示，查詢條件有FI期和部分。

系統默認的查詢條件是所有部門、所有日期、可對界面上的條件進行任意組合，具體設定請

參見《公共操作手冊》。

133-2航運費用日報表查詢

在查詢窗口上，選擇所屬部門，輸入統計的日期，可查詢到所屬部門在統計日期內的運費，

保險費和海關費三個方面的資料。

運費欄的數據來源于進出口部分的確認付運通知單。保險費欄的數據來源于進出口部分的投

保申請審批單。海關費欄的數據主要來源于進出口部分的報關單。

3.2.2報表輸出

航運費用日報表輸出方式有兩種：另存EXECL文槽和打印。報表打印范例如下圖所示。

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