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會計實操文庫1/3文書模板-報銷餐費征用現金情況說明一、說明抬頭說明對象：頂格寫明接收此情況說明的對象，如公司財務部門、報銷審核負責人等，格式為“[接收對象全稱]”，示例：“公司財務部”。說明日期：在說明對象下方，注明撰寫此情況說明的具體年月日，格式為“XXXX年XX月XX日”，例如“2025年08月15日”。二、征用背景闡述業務活動詳情：在[具體業務活動開展日期]，公司開展了[業務活動名稱，如重要客戶接待活動、員工加班趕項目活動等]。該活動對于公司業務推進具有重要意義，如在重要客戶接待活動中，旨在與[客戶公司名稱]洽談[合作項目名稱]，有望為公司帶來每年[X]萬元的業務增長；在員工加班趕項目活動中，為確保[項目名稱]按時交付，員工連續加班多日。現金征用原因：在活動過程中，涉及到員工或客戶的餐飲安排。由于活動地點較為偏遠，周邊可使用電子支付的餐飲場所較少，且部分小型餐飲商家僅支持現金支付。同時，為滿足活動期間即時用餐需求，避免因支付方式受限導致延誤，經活動負責人[負責人姓名]現場評估及請示上級領導[領導姓名]同意后，決定征用現金支付餐費。三、餐費明細說明費用支出情況：此次活動共產生餐費[X]元。其中，在[具體日期1]，為參與活動的[員工人數或客戶人數1]人提供午餐，就餐地點為[餐廳名稱1]，支付現金[X1]元，取得該餐廳開具的手寫收據，收據編號為[收據編號1]，收據上注明了就餐人數、菜品及金額等信息。在[具體日期2]，為[員工人數或客戶人數2]人提供晚餐，就餐于[餐廳名稱2]，支付現金[X2]元，同樣獲得手寫收據，收據編號為[收據編號2]。費用合理性說明：所支付的餐費標準符合公司對于此類業務活動的規定。例如，公司規定員工加班餐費標準為每人每餐[X]元以內，此次員工加班餐費實際支出均未超出該標準；對于客戶接待餐費，根據客戶級別及市場行情，此次接待餐費處于合理區間。且所選擇的餐飲場所衛生條件良好，菜品質量能夠滿足活動需求，確保了活動的順利進行。四、后續管理措施收據留存與整理：活動結束后，負責餐費支付的人員[支付人員姓名]及時將所有手寫收據進行收集整理，確保收據完整無缺。對每張收據的信息進行核對，確保與實際用餐情況一致，并按照時間順序排列，便于后續報銷審核。報銷申請流程：按照公司財務制度，已將整理好的收據及相關情況說明提交至部門負責人[部門負責人姓名]處進行初審。部門負責人對餐費支出的真實性、合理性及與業務活動的相關性進行審核后，簽署了同意報銷的意見。現隨此情況說明，一并將報銷申請提交至財務部門，期望能夠按照公司規定完成餐費報銷流程，將征用的現金予以報銷。五、結尾表述特此說明此次報銷餐費征用現金的情況，望貴部門予以審核批準。如有任何疑問，請隨

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