項目部資料室管理制度?一、總則1.目的為加強項目部資料室的規范化管理，確保項目資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，為項目的順利推進和后期維護提供有力支持，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于項目部資料室的所有資料管理工作，包括但不限于項目前期文件、施工過程資料、竣工驗收資料等各類與項目相關的紙質和電子資料。3.職責分工資料室管理員負責資料室的日常管理工作，包括資料的收集、整理、歸檔、保管和借閱登記等。定期對資料進行清查盤點，確保資料的完整性和準確性。維護資料室的環境整潔和安全，做好防火、防潮、防蟲等工作。各部門資料員負責本部門項目資料的收集、整理和初步審核，及時移交資料室管理員。協助資料室管理員進行資料的分類、編號和裝訂等工作。根據工作需要，按照規定辦理資料借閱手續。項目負責人對資料室管理工作負總責，監督資料室管理制度的執行情況。協調解決資料管理工作中出現的問題，確保資料管理工作與項目整體進度相適應。二、資料收集與整理1.收集范圍項目前期文件，如項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告等。設計文件，包括初步設計、施工圖設計及變更文件等。施工過程資料，涵蓋施工組織設計、施工方案、技術交底、工程測量記錄、物資資料、施工記錄、質量驗收記錄、安全資料等。監理資料，如監理規劃、監理細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。竣工驗收資料，包括竣工報告、竣工驗收備案表、工程質量保修書、竣工圖等。其他與項目相關的文件資料，如往來函件、會議紀要、合同協議等。2.收集要求各部門資料員應按照項目進度及時收集本部門產生的資料，確保資料的真實性和完整性。對于外來文件，如業主、設計單位、監理單位等下發的文件，應及時簽收、登記，并移交資料室管理員。資料收集過程中，要對資料進行初步審核，確保資料內容符合要求，簽字蓋章齊全。3.整理原則遵循項目資料的形成規律和內在聯系，按照分類標準進行整理。資料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。不同載體的資料應分別整理，便于保管和查閱。4.整理方法分類：根據資料的性質和用途，將項目資料分為工程前期文件、施工技術資料、施工物資資料、施工記錄資料、施工試驗檢測資料、施工質量驗收資料、安全資料、監理資料、竣工驗收資料等類別。編號：為每一份資料編制唯一的編號，編號應體現資料的類別、年份和順序號。例如，施工技術資料中的施工組織設計編號為"JTZ20XX001"，其中"JTZ"表示施工技術資料類別，"20XX"表示年份，"001"表示該類別資料的順序號。裝訂：對于紙張規格不一致或頁數較多的資料，應進行裝訂。裝訂時應采用線裝或膠裝方式，確保資料整齊、牢固，便于查閱和保管。三、資料歸檔1.歸檔時間項目前期文件在文件形成后及時歸檔。施工過程中的資料應按照施工進度定期歸檔，每月底前完成當月資料的歸檔工作。竣工驗收資料在項目竣工驗收合格后一個月內歸檔完畢。2.歸檔流程各部門資料員將整理好的資料移交資料室管理員。資料室管理員對移交的資料進行再次審核，檢查資料的完整性、準確性和規范性。審核通過后，資料室管理員按照分類和編號順序將資料進行歸檔，并填寫資料歸檔清單。資料歸檔清單一式兩份，一份由資料室留存，一份交項目負責人備案。3.歸檔要求歸檔資料應與資料整理清單一致，不得遺漏或缺失。歸檔資料應按照規定的格式和載體進行保存，確保資料的可讀性和可追溯性。電子資料應進行備份，并存儲在專用的存儲設備上，同時建立電子資料索引目錄，便于查找和利用。四、資料保管1.保管環境資料室應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度應符合資料保管要求。資料室內應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。2.保管方式紙質資料應分類存放在專用的檔案柜中，檔案柜應標識清晰，便于查找。電子資料應按照類別和年份分別存儲在不同的文件夾中，并建立相應的索引目錄。對于重要的資料，應進行備份，并分別存儲在不同的介質和地點，以防丟失或損壞。3.保管期限項目資料的保管期限應按照國家和行業相關規定執行。一般情況下，項目前期文件、施工過程資料、監理資料等應長期保存；竣工驗收資料應保存至工程保修期滿后若干年。對于超過保管期限的資料，應按照規定進行鑒定和銷毀。五、資料借閱1.借閱范圍因工作需要，項目部內部人員可借閱資料室的相關資料。外單位人員因特殊原因需要借閱資料的，須經項目負責人批準。2.借閱手續借閱人應填寫資料借閱申請表，注明借閱資料的名稱、編號、借閱時間和用途等。資料室管理員對借閱申請表進行審核，經項目負責人批準后，方可辦理借閱手續。借閱人應在借閱申請表上簽字確認，并領取借閱的資料。3.借閱期限項目部內部人員借閱資料的期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。外單位人員借閱資料的期限一般不得超過一周，特殊情況需經項目負責人批準。4.借閱要求借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞或丟失。借閱人應按時歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。資料歸還時，資料室管理員應檢查資料的完整性和完好性，如發現問題，應及時向借閱人提出。六、資料查閱1.查閱范圍項目部內部人員因工作需要可查閱資料室的相關資料。外單位人員因工作需要查閱資料的，須經項目負責人批準。2.查閱手續查閱人應填寫資料查閱申請表，注明查閱資料的名稱、編號、查閱時間和用途等。資料室管理員對查閱申請表進行審核，經項目負責人批準后，方可辦理查閱手續。3.查閱要求查閱人應在資料室管理員指定的地點查閱資料，不得將資料帶出資料室。查閱人應愛護資料，不得在資料上涂改、損壞或標記。查閱人如需復印或摘錄資料，應經資料室管理員同意，并按照規定辦理相關手續。七、資料保密1.保密范圍涉及項目機密的資料，如項目成本預算、技術方案、商業機密等。業主、設計單位、監理單位等提供的保密文件。其他需要保密的項目資料。2.保密措施資料室管理員應嚴格遵守保密制度，對保密資料進行單獨存放和管理。未經項目負責人批準，任何人不得擅自查閱、復印或傳播保密資料。在資料的借閱和查閱過程中，資料室管理員應提醒借閱人和查閱人注意保密事項。對于涉及保密的電子資料，應設置訪問權限和密碼保護，防止信息泄露。八、資料銷毀1.銷毀范圍超過保管期限且無保存價值的資料。已完成項目且不再需要的資料。因各種原因需要銷毀的其他資料。2.銷毀流程資料室管理員定期對資料進行清查盤點，確定需要銷毀的資料清單。資料銷毀清單應報項目負責人審核批準。經批準后，資料室管理員組織專人對需要銷毀的資料進行銷毀。資料銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀資料的名稱、數量、銷毀時間和銷毀方式等。資料銷毀記錄應保存一定期限，以備查閱。3.銷毀方式對于紙質資料，一般采用粉碎或焚燒的方式進行銷毀。對于電子資料，應采用專業的數據擦除軟件對存儲設備進行擦除處理，確保數據無法恢復。九、監督與考核1.監督檢查項目負責人定期對資料室管理工作進行監督檢查，確保資料室管理制度的有效執行。資料室管理員應定期對資料室的資料進行清查盤點，發現問題及時整改。2.考核評價建立資料室管理工作考核評價機制，對資料室管理員和各部門資料員的工作進行考核評價。考核評價內容包括資料收集的及時性和完整性、資料整理的規范性、資料歸檔的準確性、資料保管的安全性、資料借閱和查閱的服務質量等方面。對于考核評價結果優秀的人員，給予表彰和獎勵；對于考核評價不達標或違反資料室管理制度的人員，給予批評教育