印章管理制度1?一、總則1.目的為加強公司印章管理，規范印章使用流程，保障公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章及其他專用章。3.印章定義本制度所指印章為公司在對外交往與對內管理中，用以證明公司身份、行使公司職權、具有法律效力的各類印章的統稱。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制須由行政部門統一負責辦理。行政部門應根據公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規格、材質、使用范圍等信息，并經公司法定代表人或其授權人審批同意后，方可委托具有資質的印章制作單位進行刻制。印章制作單位應嚴格按照國家相關法律法規及公司要求進行印章刻制，確保印章質量和安全性。2.印章啟用新印章刻制完成后，行政部門應及時組織相關人員對印章進行驗收。驗收內容包括印章外觀、尺寸、文字、圖案等是否與審批要求一致，印章材質是否符合規定，印章是否具備防偽功能等。驗收合格的印章，由行政部門填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍、保管人等信息，并附上印章印模，報公司法定代表人或其授權人審批。經審批同意后，行政部門應在公司內部發布印章啟用通知，明確印章的啟用時間、使用范圍、管理要求等事項。同時，將印章啟用情況記錄在《印章管理臺賬》中。三、印章的保管1.保管原則實行專人專管制度，確保印章安全。嚴禁將印章交予非保管人員使用，嚴禁一人保管所有印章。印章保管人員應妥善保管印章，不得擅自將印章帶出辦公區域。因工作需要攜帶印章外出的，須經公司法定代表人或其授權人批準，并辦理相關登記手續。印章保管人員應確保印章存放環境安全，防止印章被盜、遺失或損壞。如發現印章有異常情況，應及時報告公司領導，并采取相應措施。2.保管職責公章保管職責：由公司行政部門負責人指定專人保管。保管人員負責審核用印文件的合法性、合規性和完整性，確保用印符合公司規定和審批流程。在用印前，應仔細核對用印文件的內容與審批單一致，并留存審批單復印件作為用印記錄。用印后，應及時在用印文件上加蓋公章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數、用印人等信息。合同專用章保管職責：由公司法務部門負責人指定專人保管。保管人員負責審核合同文本的合法性、完整性和準確性，確保合同條款符合法律法規和公司利益。在用印前，應嚴格按照合同審批流程，對合同進行全面審核，并取得相關審批意見。用印時，應仔細核對合同文本與審批單一致，在合同指定位置加蓋合同專用章，并在《合同專用章使用登記表》上詳細記錄合同編號、合同名稱、簽訂日期、用印份數、用印人等信息。同時，應留存合同復印件及審批單復印件作為用印檔案。財務專用章保管職責：由公司財務部門負責人指定專人保管。保管人員負責審核財務票據、文件的真實性、準確性和合規性，確保財務用印符合財務制度和相關法律法規。在用印前，應嚴格按照財務審批流程，對用印事項進行審核，并取得財務負責人或其授權人的審批意見。用印時，應仔細核對用印文件與審批單一致，在規定位置加蓋財務專用章，并在《財務專用章使用登記表》上詳細記錄用印日期、憑證編號、文件名稱、用印金額、用印人等信息。同時，應留存相關財務憑證復印件及審批單復印件作為用印檔案。法人章保管職責：由公司法定代表人或其授權人指定專人保管。保管人員應嚴格按照公司法定代表人或其授權人的指示用印，確保法人章使用的合法性和準確性。在用印前，應仔細核對用印文件與授權書一致，并取得公司法定代表人或其授權人的簽字確認。用印時，應在指定位置加蓋法人章，并在《法人章使用登記表》上詳細記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數、用印人等信息。同時，應留存授權書復印件及相關文件復印件作為用印檔案。部門章保管職責：由各部門負責人指定專人保管。保管人員負責審核本部門用印文件的合理性和必要性，確保用印符合部門工作需要和公司規定。在用印前，應按照部門內部審批流程，對用印事項進行審批，并取得部門負責人的同意。用印時，應仔細核對用印文件與審批單一致，在文件上加蓋部門章，并在《部門章使用登記表》上詳細記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數、用印人等信息。同時，應留存審批單復印件作為用印記錄。四、印章的使用1.使用流程填寫用印申請單：用印申請人應根據用印事項的性質和要求，填寫相應的《用印申請單》。申請單應詳細注明用印單位、用印日期、文件名稱、文號、用印份數、用印內容摘要、申請用印理由等信息，并簽字確認。審批：用印申請單應按照公司規定的審批流程進行流轉審批。審批人應根據各自的職責權限，對用印事項的合法性、合規性、必要性進行審核，并簽署審批意見。一般事項由部門負責人審批；重要事項或涉及金額較大的事項，需經公司分管領導、財務負責人、法務負責人等相關部門負責人審核后，報公司法定代表人或其授權人審批。用印：經審批同意后，用印申請人應將用印申請單及相關文件提交給印章保管人員。印章保管人員應認真核對用印申請單與相關文件的一致性，包括文件內容、簽字、日期等。核對無誤后，在文件規定位置加蓋相應印章，并在用印申請單上注明用印情況，同時在《印章使用登記表》上進行詳細記錄。用印完畢后，應將用印申請單、相關文件及用印后的文件原件妥善整理保存。文件歸檔：用印完成后，用印申請人應將用印申請單、相關文件復印件及用印后的文件原件按照公司檔案管理規定進行歸檔保存。檔案管理人員應定期對用印檔案進行整理、裝訂和保管，確保檔案資料的完整性和可追溯性。2.使用范圍公章使用范圍：用于公司對外正式文件、報告、函件、合同協議、授權委托書、資質證書、營業執照副本等重要文件的蓋章；用于公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等法律文件的蓋章；用于公司對外報送的各類報表、統計資料、財務審計報告等文件的蓋章；用于公司出具的各類證明文件、介紹信等的蓋章；用于公司參加各類會議、活動、招投標等事項的相關文件蓋章；其他經公司法定代表人或其授權人批準需要加蓋公章的事項。合同專用章使用范圍：專門用于公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等具有法律效力的文件蓋章。不得用于其他非合同類文件的蓋章。財務專用章使用范圍：用于公司財務票據、憑證、報表、賬簿等財務文件的蓋章；用于公司對外支付款項的支票、匯票、本票等票據的蓋章；用于公司辦理銀行開戶、銷戶、賬戶變更等業務的相關文件蓋章；用于公司財務審計、稅務申報、繳納稅款等事項的相關文件蓋章；其他經公司財務負責人或其授權人批準需要加蓋財務專用章的事項。法人章使用范圍：用于公司法定代表人在各類法律文件、合同協議、授權委托書等重要文件上的簽字蓋章；用于公司法定代表人授權他人辦理相關業務的授權書上的簽字蓋章；其他經公司法定代表人或其授權人批準需要加蓋法人章的事項。部門章使用范圍：用于本部門內部文件、報告、通知、函件等的蓋章；用于本部門與其他部門之間的工作聯系、業務往來等文件的蓋章；用于本部門辦理的各類業務手續、證明文件等的蓋章；其他經本部門負責人批準需要加蓋部門章的事項。部門章不得用于對外簽訂合同、協議等具有法律效力的文件蓋章。五、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機構調整、名稱變更、印章損壞、遺失等原因，需要停用印章的，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并附上需要停用的印章印模。《印章停用申請表》經公司法定代表人或其授權人審批同意后，由行政部門負責通知相關部門和人員印章停用事宜。同時，在公司內部發布印章停用公告，明確停用印章的名稱、停用日期及相關注意事項。印章保管人員在收到印章停用通知后，應立即停止使用該印章，并將印章妥善保管。在停用印章未完成銷毀手續前，不得隨意丟棄或交予他人。2.印章銷毀對于停用的印章，行政部門應定期組織進行銷毀。銷毀前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細注明印章名稱、規格、材質、停用日期、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀的印章印模。《印章銷毀申請表》經公司法定代表人或其授權人審批同意后，行政部門應指定專人負責印章銷毀工作。銷毀過程應進行現場監督，并由監銷人員、銷毀人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認。印章銷毀方式可采用粉碎、熔毀等物理方法，確保印章無法恢復使用。銷毀后的印章應妥善處理，不得隨意丟棄或流入社會。同時，行政部門應將印章銷毀情況記錄在《印章管理臺賬》中，并將相關銷毀資料歸檔保存。六、印章管理的監督與檢查1.定期檢查公司行政部門應定期對印章管理情況進行檢查，檢查內容包括印章保管情況、使用流程執行情況、用印記錄檔案保存情況等。檢查周期為每季度一次，檢查結果應形成書面報告，報送公司領導。2.不定期抽查公司領導及相關部門可根據工作需要，對印章管理情況進行不定期抽查。抽查內容包括印章使用的合規性、審批流程的執行情況、印章保管的安全性等。對于抽查中發現的問題，應及時責令相關責任人進行整改，并跟蹤整改情況。3.違規處理對于違反本制度