地產公司材料設備采購管理制度?一、總則1.目的為規范公司材料設備采購管理工作，確保采購工作的高效、有序進行，保證材料設備質量，控制采購成本，滿足項目開發需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有開發項目的材料設備采購活動，包括但不限于建筑材料、構配件、設備、家具、電器等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的材料設備符合設計及使用要求。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公開公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔紀律，杜絕不正當交易行為。二、職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，選擇供應商，簽訂采購合同，并組織實施采購活動。收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。負責采購過程中的商務談判，控制采購成本，確保采購合同的順利履行。協調處理采購過程中的相關問題，與其他部門保持密切溝通與協作。2.工程部門負責提供材料設備的技術規格、質量標準、數量清單等詳細需求信息。參與供應商的考察和評估，對采購的材料設備進行驗收，確保符合工程要求。協助采購部門解決采購過程中涉及的技術問題，提供技術支持。3.成本部門負責審核采購預算，參與采購合同的商務條款審核，控制采購成本。對采購價格進行監控和分析，提供成本控制建議和決策依據。協助采購部門進行采購成本核算和結算工作。4.法務部門負責審核采購合同，確保合同的合法性、完整性和有效性。為采購活動提供法律咨詢服務，處理采購過程中的法律糾紛。5.財務部門負責審核采購付款申請，辦理采購款項的支付手續。對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。協助采購部門進行采購資金的預算管理和控制。三、采購流程1.采購計劃制定工程部門根據項目開發進度和實際需求，提前編制材料設備需求計劃，明確材料設備的名稱、規格、型號、數量、質量要求、到貨時間等詳細信息。采購部門收到工程部門的需求計劃后，結合庫存情況進行審核和匯總，制定采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、采購數量、采購預算、采購時間安排等內容。采購計劃經部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據。2.供應商選擇與管理供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，篩選出符合公司基本要求的供應商名單。采購部門組織相關人員對初選供應商進行實地考察，考察內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、技術水平、管理水平、信譽狀況等。根據考察結果，對供應商進行綜合評估，評估合格的供應商納入公司供應商名錄。供應商評估與管理采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。建立供應商評估檔案，記錄供應商的評估結果。對于評估不合格的供應商，采購部門應及時采取措施，如暫停合作、限期整改等，直至取消合作資格。根據供應商的表現，對供應商進行分類管理，如優質供應商、合格供應商、一般供應商等。對于不同類別的供應商，采取不同的采購策略和管理措施。3.采購實施詢價與報價采購部門根據采購計劃，向選定的供應商發出詢價函，詢價函應明確材料設備的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期、報價要求等內容。供應商收到詢價函后，應在規定時間內進行報價。采購部門對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素。商務談判根據詢價和報價情況，采購部門選擇部分供應商進行商務談判。商務談判應明確采購價格、交貨期、付款方式、質量保證、售后服務等條款。在商務談判過程中，采購部門應充分了解供應商的情況，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。談判結果應形成談判紀要，經雙方簽字確認。合同簽訂商務談判達成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品名稱、規格、型號、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、質量保證、售后服務等條款。采購合同經法務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后的采購合同，由采購部門與供應商簽訂。4.采購驗收材料設備到貨前，采購部門應通知工程部門和相關人員做好驗收準備工作。材料設備到貨時，采購部門、工程部門和相關人員應共同對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等方面。對于驗收合格的材料設備，采購部門應及時辦理入庫手續。對于驗收不合格的材料設備，采購部門應及時與供應商聯系，協商解決辦法，如退貨、換貨、補貨等。5.采購付款采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫采購付款申請單，申請單應包括采購合同編號、供應商名稱、采購金額、付款方式、付款期限等內容。采購付款申請單經工程部門、成本部門、財務部門審核后，報公司領導審批。財務部門根據審批通過的采購付款申請單，辦理采購款項的支付手續。四、采購成本控制1.預算控制成本部門根據項目開發預算，對采購預算進行審核和控制。采購部門應嚴格按照采購預算進行采購活動，確保采購成本不超過預算。在采購過程中，如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應及時提出申請，經成本部門和公司領導審批后，方可進行調整。2.價格控制采購部門通過詢價、報價、商務談判等方式，選擇價格合理的供應商。在談判過程中，采購部門應充分了解市場行情，掌握供應商的成本結構，爭取有利的采購價格。成本部門定期對采購價格進行監控和分析，與市場價格進行對比，及時發現價格異常情況，并提出調整建議。建立采購價格信息庫，收集和整理各類材料設備的市場價格信息，為采購決策提供參考依據。3.成本核算與分析財務部門定期對采購成本進行核算和分析，分析采購成本的構成和變動情況，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。采購部門和成本部門應根據財務部門的分析報告，共同制定成本控制措施，不斷降低采購成本。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門和相關人員應識別采購過程中可能存在的風險，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨期風險、法律風險等。對識別出的風險進行評估，評估風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應制定詳細的應對預案，明確責任人和應對流程。針對供應商違約風險，采購部門應在采購合同中明確違約責任條款，并加強對供應商的監督和管理。針對質量風險，采購部門應加強對采購產品的質量檢驗和驗收，選擇質量可靠的供應商，并要求供應商提供質量保證措施。針對價格風險，采購部門應加強市場價格監測，采用合理的采購策略，如集中采購、招標采購、詢價采購等，降低價格波動風險。針對交貨期風險，采購部門應與供應商明確交貨期條款，并加強對供應商的催交和跟蹤，確保按時交貨。針對法律風險，采購部門應加強合同管理，確保采購合同的合法性和有效性，并及時咨詢法務部門，防范法律風險。六、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規，采購合同是否有效，采購成本是否合理，采購質量是否符合要求等。審計部門應及時發現采購過程中存在的問題，并提出整改建議。采購部門應根據審計建議，及時進行整改，不斷完善采購管理工作。2.考核機制建立采購部門和采購人員的考核機制，考核內容包括采購任務完成情況、采購質量、采購成本控制、供應