人事檔案管理實施細則?一、總則1.目的為加強公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作效率，特制定本實施細則。2.適用范圍本細則適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則人事檔案管理遵循真實、完整、保密、規范的原則，確保檔案信息的準確性和安全性。二、檔案管理職責1.人力資源部門職責負責制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。集中管理公司員工的人事檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。定期對人事檔案進行清查、核對，保證檔案的完整和安全。按照有關規定，及時將檔案材料進行分類、裝訂、編目、上架，實現檔案管理的規范化和信息化。辦理檔案的轉遞、接收等手續，確保檔案的流轉順暢。2.各部門職責負責本部門員工檔案材料的形成、積累和整理工作，并定期移交人力資源部門。配合人力資源部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供真實、準確的檔案信息。負責通知本部門員工及時辦理檔案相關手續，如檔案材料補充、變更等。三、檔案內容1.履歷材料員工的個人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學歷、學位、參加工作時間、工作經歷等。2.自傳材料員工撰寫的關于自己成長經歷、思想變化等方面的材料。3.鑒定、考核、考察材料年度考核登記表、聘期考核材料等。工作鑒定、自我鑒定、民主評議材料等。各類考察報告、廉政鑒定等。4.學歷學位、培訓和專業技術職務（職稱）材料學歷學位證書復印件、學籍檔案材料等。參加各類培訓的結業證書、培訓記錄等。專業技術職務任職資格評審表、聘任文件、專業技術人員考核材料等。5.政審材料入黨、入團、參軍等政審材料。其他政治歷史審查材料。6.黨團材料入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、思想匯報等。入團志愿書、入團申請書等。7.獎勵材料各級各類獎勵的表彰決定、獎勵證書等。8.處分材料員工受到的各類處分決定、處分解除證明等。9.工資、任免、出國（境）等材料工資變動審批表、工資晉升材料等。任免文件、任免審批表等。出國（境）審批表、護照復印件等。10.其他可供組織參考的材料體檢表、殘疾證明等。員工個人認為有必要歸檔的其他材料。四、檔案收集與整理1.收集要求人力資源部門應定期向各部門發出檔案材料收集通知，明確收集范圍和時間要求。各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保材料的及時、完整、準確。員工個人應主動配合檔案收集工作，及時提交本人的各類檔案材料。2.整理方法按照檔案內容的類別和時間順序進行分類整理。對每份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性和系統性。去除檔案材料中的金屬物，對破損、褪色的材料進行修復或復制。將檔案材料按照順序依次裝訂成冊，裝訂應牢固、整齊。五、檔案歸檔與保管1.歸檔流程人力資源部門對收集到的檔案材料進行整理、審核后，按照檔案管理的要求進行歸檔。檔案歸檔應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案編號、姓名、歸檔日期、歸檔材料名稱等信息。將歸檔后的檔案存入專門的檔案柜或檔案庫，并建立檔案索引。2.保管要求檔案保管應指定專人負責，確保檔案的安全和保密。檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持適宜的溫度和濕度。定期對檔案進行清查、核對，發現問題及時處理。對電子檔案應進行備份，防止數據丟失。六、檔案查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員查閱人事檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。查閱檔案應在指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱檔案的內容應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.借閱規定因工作需要借閱人事檔案，需填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人、人力資源部門負責人簽字同意后，報公司領導審批。借閱檔案應在規定的期限內歸還，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。七、檔案轉遞1.轉遞條件員工因工作調動、離職、退休等原因，需要轉遞人事檔案的，按照規定辦理轉遞手續。檔案轉遞應確保檔案的完整性和準確性，不得扣留檔案材料。2.轉遞流程人力資源部門根據員工的轉遞申請，開具檔案轉遞通知單。將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞至接收單位。檔案轉遞后，應及時與接收單位核對檔案材料清單，并辦理簽收手續。八、檔案信息化管理1.建立電子檔案系統公司應建立人事檔案電子管理系統，將員工的檔案信息進行數字化存儲。電子檔案應與紙質檔案內容一致，確保信息的準確性和完整性。2.電子檔案管理要求對電子檔案進行分類、編號、索引，方便查詢和管理。定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。嚴格控制電子檔案的訪問權限，確保檔案信息的安全。九、檔案保密與安全1.保密制度檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內容。對涉及公司機密和員工隱私的檔案信息，應采取加密、限制訪問等措施進行保護。非檔案管理人員未經授權不得進入檔案保管場所。2.安全措施加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監控設備、防盜報警裝置等。定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。對因自然災害、意外事故等原因造成的檔案損壞或丟失，應及時采取補救措施，并向上級報告。十、檔案管理人員職責與培訓1.檔案管理人員職責負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等。嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，確保檔案管理工作的規范和安全。定期對檔案進行清查、核對，保證檔案的完整和準確。及時完成檔案管理的各項統計報表和工作報告。2.培訓要求檔案管理人員應定期參加檔案管理業務培訓，