賬款管理制度?一、總則1.目的本賬款管理制度旨在規(guī)范公司賬款的管理流程，確保賬款的及時、準確收付，防范賬款風險，保障公司資金的安全與正常周轉，維護公司的合法權益。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及賬款收付的業(yè)務活動，包括但不限于銷售業(yè)務、采購業(yè)務、勞務服務、資金往來等。3.職責分工財務部門負責制定和完善賬款管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負責賬款的核算、記錄、分析和報告，定期核對賬目，確保賬款數(shù)據(jù)的準確性。負責賬款收付的審核、結算工作，及時辦理相關手續(xù)，跟蹤賬款收付情況，對逾期賬款進行預警和催收。配合其他部門進行賬款管理相關工作，提供財務數(shù)據(jù)支持和專業(yè)建議。銷售部門負責客戶信用評估和管理，建立客戶信用檔案，及時更新客戶信用信息。負責銷售合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同條款符合公司規(guī)定，明確賬款收付方式、期限等條款。負責應收賬款的催收工作，按照公司規(guī)定的催收流程及時與客戶溝通，了解款項未收回原因，采取有效措施督促客戶付款。采購部門負責供應商的選擇和管理，建立供應商檔案，評估供應商信用狀況。負責采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同條款明確賬款支付方式、期限等內容。負責應付賬款的核對和支付申請工作，按照公司規(guī)定的審批流程及時辦理付款手續(xù)，確保供應商款項按時支付，維護公司良好信用。其他相關部門各部門應積極配合財務、銷售、采購部門做好賬款管理工作，按照公司規(guī)定及時提供相關業(yè)務資料和信息，確保賬款管理工作的順利進行。二、賬款管理流程（一）應收賬款管理流程1.信用評估銷售部門在與客戶建立業(yè)務關系前，應收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、稅務登記證、銀行開戶許可證等，并對客戶的信用狀況進行評估。信用評估可采用多種方式，如查閱客戶的信用報告、財務報表，了解客戶的經(jīng)營狀況、財務實力、信用記錄等；也可參考第三方信用評級機構的評級結果；還可通過與客戶的過往交易記錄、實地考察等方式進行綜合評估。根據(jù)信用評估結果，銷售部門將客戶分為不同的信用等級，如A級（信用良好）、B級（信用一般）、C級（信用較差）等，并針對不同信用等級的客戶制定相應的信用政策。2.合同簽訂銷售部門與客戶簽訂銷售合同時，應明確合同條款，特別是賬款收付條款。合同中應明確產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、付款方式、付款期限等內容。對于信用等級較低的客戶，應盡量要求采用預付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨等較為安全的付款方式；對于信用良好的客戶，可根據(jù)公司的銷售策略和市場情況，適當給予一定的信用期限，但最長信用期限不得超過公司規(guī)定的上限。銷售合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本提交給財務部門備案，以便財務部門進行賬款跟蹤和管理。3.發(fā)貨與開票銷售部門根據(jù)銷售合同的約定安排發(fā)貨，并及時將發(fā)貨信息通知財務部門。發(fā)貨信息應包括發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨單號、客戶名稱等。財務部門在收到發(fā)貨信息后，根據(jù)銷售合同和發(fā)貨情況開具發(fā)票。發(fā)票開具應遵循國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，確保發(fā)票內容真實、準確、完整。發(fā)票開具后，財務部門應及時將發(fā)票送達客戶，并做好發(fā)票簽收記錄。同時，財務部門應將發(fā)票信息錄入財務系統(tǒng)，作為應收賬款核算的依據(jù)。4.賬款跟蹤財務部門應定期對應收賬款進行跟蹤，及時掌握賬款的收付情況。跟蹤周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每周或每月。在賬款跟蹤過程中，財務部門如發(fā)現(xiàn)客戶逾期未付款，應及時通知銷售部門。銷售部門應立即與客戶溝通，了解款項未收回的原因，并采取相應的催收措施。對于逾期時間較長的應收賬款，銷售部門應制定詳細的催收計劃，明確催收責任人、催收方式、催收時間節(jié)點等，并及時向財務部門反饋催收進展情況。5.催收管理銷售部門應根據(jù)應收賬款的逾期情況，采取不同的催收方式。催收方式可包括電話催收、郵件催收、上門催收、發(fā)函催收等。對于逾期時間較短的客戶，可先通過電話或郵件等方式進行友好提醒，告知客戶逾期付款的事實和可能產(chǎn)生的后果，督促客戶盡快付款。對于逾期時間較長且多次溝通仍未付款的客戶，銷售部門可考慮上門催收或發(fā)函催收。上門催收時，催收人員應注意自身安全和言行舉止，避免與客戶發(fā)生沖突；發(fā)函催收時，應確保函件內容明確、措辭恰當，并保留函件的發(fā)送記錄和回執(zhí)。如客戶確實存在資金困難或其他特殊原因無法按時付款，銷售部門應與客戶協(xié)商解決方案，如延長付款期限、分期支付等。協(xié)商結果應及時通知財務部門，并簽訂相關補充協(xié)議。6.壞賬處理對于經(jīng)過多次催收仍無法收回的應收賬款，財務部門應按照公司規(guī)定的壞賬處理程序進行處理。首先，財務部門應組織相關人員對該筆應收賬款進行全面審查，分析壞賬產(chǎn)生的原因，評估壞賬損失的可能性和金額。審查通過后，財務部門應填寫壞賬核銷申請表，詳細說明壞賬的基本情況、形成原因、審查過程及處理建議等，并提交給公司管理層審批。公司管理層審批通過后，財務部門方可進行壞賬核銷處理。壞賬核銷后，財務部門應在財務賬目中進行相應的賬務處理，并將核銷情況進行備案登記。已核銷的壞賬如日后又收回，財務部門應及時進行賬務調整，將收回的款項計入公司當期收入，并按照公司規(guī)定進行相關處理。（二）應付賬款管理流程1.供應商選擇與管理采購部門負責供應商的選擇和管理。在選擇供應商時，采購部門應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務、信用狀況等因素。采購部門應對供應商進行實地考察或評估，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、生產(chǎn)能力、質量控制體系等，并收集供應商的相關資質證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、稅務登記證、產(chǎn)品質量認證證書等。根據(jù)考察和評估結果，采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、信用狀況、合作歷史、交易記錄等內容，并定期對供應商檔案進行更新和維護。2.合同簽訂采購部門與供應商簽訂采購合同時，應明確合同條款，特別是賬款支付條款。合同中應明確采購產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、付款方式、付款期限等內容。付款方式應根據(jù)公司的資金狀況、供應商信用狀況等因素合理確定，盡量爭取有利的付款條件。對于信用良好的供應商，可適當給予一定的信用期限，但最長信用期限不得超過公司規(guī)定的上限。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交給財務部門備案，以便財務部門進行賬款支付跟蹤和管理。3.收貨與驗收采購部門根據(jù)采購合同的約定安排收貨，并及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門應按照公司規(guī)定的驗收標準對采購貨物進行檢驗，確保貨物的質量符合要求。驗收合格后，質量檢驗部門應出具驗收報告，并將驗收報告提交給采購部門。采購部門應根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫收貨單，詳細記錄收貨日期、收貨數(shù)量、貨物名稱、規(guī)格型號、供應商名稱等信息。收貨單經(jīng)采購部門負責人簽字確認后，一份留存采購部門，一份提交給財務部門作為應付賬款核算的依據(jù)。4.發(fā)票審核與入賬財務部門在收到供應商開具的發(fā)票后，應及時進行審核。審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，發(fā)票內容與采購合同、收貨單是否一致等。如發(fā)票審核無誤，財務部門應按照公司規(guī)定的賬務處理流程將發(fā)票入賬，并登記應付賬款明細賬。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，財務部門應及時與采購部門和供應商溝通，要求供應商重新開具發(fā)票或進行更正。5.賬款支付采購部門應在付款期限到期前，根據(jù)采購合同和收貨情況，填寫付款申請單，詳細說明付款金額、付款對象、付款原因、付款方式等內容，并提交給財務部門審核。財務部門收到付款申請單后，應按照公司規(guī)定的審批流程進行審核。審核內容包括付款申請是否符合合同約定、是否經(jīng)過相關部門和領導審批、資金是否充足等。審核通過后，財務部門根據(jù)公司資金狀況安排付款。付款方式可采用銀行轉賬、支票、匯票等。付款后，財務部門應及時登記應付賬款明細賬，并將付款憑證歸檔保存。6.賬款核對財務部門應定期與供應商進行賬款核對，確保雙方賬目一致。賬款核對周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度。在賬款核對過程中，如發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異，財務部門應及時與供應商溝通，查找差異原因，并進行相應的調整。調整后，應重新核對賬目，直至雙方賬目一致。賬款核對完成后，財務部門應編制賬款核對報告，詳細記錄核對過程、差異情況及調整結果等內容，并提交給公司管理層審閱。三、賬款風險防范與控制1.信用風險管理建立完善的客戶信用評估體系，定期對客戶信用狀況進行評估和更新，根據(jù)客戶信用等級制定合理的信用政策，防范信用風險。加強對客戶信用信息的收集和分析，關注客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、市場信譽等變化情況，及時調整信用額度和信用期限。對于信用等級較低或存在信用風險的客戶，采取謹慎的交易策略，如要求提供擔保、增加預付款比例、縮短信用期限等，降低賬款回收風險。2.合同風險管理加強銷售合同和采購合同的管理，確保合同條款明確、合法、有效，特別是賬款收付條款應具體、清晰，避免因合同漏洞導致賬款風險。在合同簽訂前，組織相關部門對合同條款進行審核，重點審查賬款收付方式、期限、違約責任等條款，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同簽訂后，嚴格按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)對方違約行為，應及時采取措施維護公司合法權益，同時注意保留相關證據(jù)。3.內部控制建立健全賬款管理內部控制制度，明確各部門在賬款管理中的職責分工，規(guī)范賬款管理流程，加強各環(huán)節(jié)之間的相互制約和監(jiān)督。加強財務部門對賬款的核算和監(jiān)督，確保賬款數(shù)據(jù)的準確性和及時性。定期對賬款進行賬齡分析、壞賬分析等，及時發(fā)現(xiàn)賬款管理中存在的問題，并提出改進措施。加強對賬款收付業(yè)務的審批管理，嚴格執(zhí)行審批流程，防止未經(jīng)授權的賬款收付行為。對于重大賬款收付事項，應實行集體決策制度。定期對賬款管理制度的執(zhí)行情況進行內部審計，檢查制度執(zhí)行是否到位，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保賬款管理工作規(guī)范、有效。4.信息溝通與協(xié)作加強銷售、采購、財務等部門之間的信息溝通與協(xié)作，建立有效的信息共享機制。各部門應及時傳遞賬款管理相關信息，如客戶信用變化、合同執(zhí)行情況、賬款收付情況等，確保賬款管理工作的協(xié)同推進。定期召開賬款管理工作會議，通報賬款管理工作進展情況，分析存在的問題，研究制定解決方案，協(xié)調各部門之間的工作，共同做好賬款管理工作。加強與客戶和供應商的溝通與協(xié)調，及時了解對方的經(jīng)營狀況和資金情況，對于賬款收付過程中出現(xiàn)的問題，通過友好協(xié)商解決，維護良好的合作關系。四、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司內部審計部門負責對賬款管理制度的執(zhí)行情況進行定期審計和監(jiān)督檢查。審計內容包括賬款管理流程的合規(guī)性、賬款數(shù)據(jù)的準確性、壞賬處理的合理性等。審計部門應制定詳細的審計計劃，明確審計范圍、審計方法、審計時間等，并按照審計計劃實施審計工作。審計過程中，應收集充分的審計證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題進行深入分析，提出審計意見和建議。審計部門應定期向公司管理層提交審計報告，匯報賬款管理制度執(zhí)行情況的審計結果，對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細說明，并提出改進措施和建議。公司管理層應根據(jù)審計報告及時督促相關部門進行整改，確保賬款管理制度的有效執(zhí)行。2.考核制度建立賬款管理考核制度，對銷售部門、采購部門、財務部門等相關部門在賬款管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。考核指標可包括應收賬款回收率、逾期賬款發(fā)生率、應付賬款按時支付率等。財務部門負責制定賬款管理