企業(yè)制度物資采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理，確保入庫(kù)物資的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、規(guī)格相符，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于企業(yè)所有物資采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、設(shè)備備件、辦公用品、勞保用品等各類物資。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款，并及時(shí)將采購(gòu)合同副本提交給驗(yàn)收部門。在物資到貨前，提前通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。跟蹤物資的到貨情況，協(xié)調(diào)解決物資運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。驗(yàn)收部門制定物資驗(yàn)收計(jì)劃和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，組織實(shí)施物資的入庫(kù)驗(yàn)收工作。對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)和核對(duì)，確保入庫(kù)物資符合要求。填寫物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)物資存在問(wèn)題，及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通解決，并跟蹤處理結(jié)果。使用部門參與相關(guān)物資的驗(yàn)收工作，提供技術(shù)支持和使用要求。對(duì)驗(yàn)收合格的物資進(jìn)行領(lǐng)用，并負(fù)責(zé)物資的使用和保管。反饋物資在使用過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題。倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)提供物資驗(yàn)收的場(chǎng)地和設(shè)施。協(xié)助驗(yàn)收部門進(jìn)行物資的數(shù)量清點(diǎn)和入庫(kù)工作。對(duì)驗(yàn)收合格的物資進(jìn)行妥善保管，建立物資臺(tái)賬。二、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，按照規(guī)定的采購(gòu)流程簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確以下主要條款：物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)。價(jià)格及結(jié)算方式。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法及提出異議的期限。違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方式。2.合同變更如因特殊原因需要變更采購(gòu)合同，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對(duì)合同其他條款的影響及雙方的責(zé)任等。采購(gòu)部門應(yīng)將合同變更情況及時(shí)通知驗(yàn)收部門。3.合同執(zhí)行跟蹤采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)掌握物資的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況和預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。在物資到貨前，提前通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按合同約定履行義務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。三、物資驗(yàn)收準(zhǔn)備1.制定驗(yàn)收計(jì)劃驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和物資到貨情況，提前制定物資驗(yàn)收計(jì)劃。驗(yàn)收計(jì)劃應(yīng)包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收方法及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。2.熟悉驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)合同中規(guī)定的物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格要求、技術(shù)參數(shù)等。對(duì)于特殊物資或有特殊要求的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)向使用部門或技術(shù)部門咨詢，了解相關(guān)的技術(shù)要求和驗(yàn)收要點(diǎn)。3.準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收需要，提供合適的驗(yàn)收?qǐng)龅睾捅匾尿?yàn)收工具，如量具、檢測(cè)設(shè)備、檢驗(yàn)儀器等。驗(yàn)收工具應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和可靠性。4.組織驗(yàn)收人員培訓(xùn)驗(yàn)收部門應(yīng)定期組織驗(yàn)收人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高驗(yàn)收人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、質(zhì)量控制、法律法規(guī)等方面的知識(shí)。四、物資驗(yàn)收流程1.到貨通知采購(gòu)部門在物資到貨前，應(yīng)提前[X]小時(shí)通知驗(yàn)收部門到貨信息，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。2.核對(duì)憑證驗(yàn)收人員在物資到貨時(shí)，首先核對(duì)供應(yīng)商提供的送貨單、發(fā)票、質(zhì)量證明文件等憑證，檢查憑證上的物資信息與采購(gòu)合同是否一致。3.數(shù)量驗(yàn)收驗(yàn)收人員根據(jù)送貨單和采購(gòu)合同，對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)。清點(diǎn)時(shí)應(yīng)注意物資的包裝是否完好，有無(wú)破損、短缺等情況。對(duì)于數(shù)量較大的物資，可以采用抽樣清點(diǎn)的方法，但抽樣比例應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通核實(shí)，并做好記錄。4.質(zhì)量驗(yàn)收按照采購(gòu)合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括物資的外觀、尺寸、性能、功能等方面。對(duì)于需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)或性能測(cè)試的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)委托有資質(zhì)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，驗(yàn)收人員應(yīng)立即停止驗(yàn)收，并及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。質(zhì)量問(wèn)題嚴(yán)重的，應(yīng)拒絕接收物資。5.規(guī)格驗(yàn)收對(duì)照采購(gòu)合同和技術(shù)文件，對(duì)物資的規(guī)格、型號(hào)進(jìn)行核對(duì)。檢查物資的標(biāo)識(shí)、銘牌、說(shuō)明書等是否與合同要求一致。6.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真填寫物資驗(yàn)收記錄。驗(yàn)收記錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果、驗(yàn)收人員簽字等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔保管。7.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收記錄編制物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收基本情況、驗(yàn)收結(jié)果、存在問(wèn)題及處理建議等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門和使用部門。8.入庫(kù)手續(xù)辦理對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和入庫(kù)單，建立物資臺(tái)賬，記錄物資的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存等情況。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)設(shè)置專門的區(qū)域存放，并做好標(biāo)識(shí)。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。在未處理完畢之前，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。五、驗(yàn)收問(wèn)題處理1.數(shù)量不符處理如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通核實(shí)。屬于供應(yīng)商發(fā)貨錯(cuò)誤的，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)足短缺的物資或辦理退貨手續(xù)。因運(yùn)輸過(guò)程中造成的數(shù)量短缺，采購(gòu)部門應(yīng)與運(yùn)輸單位協(xié)商解決賠償問(wèn)題。2.質(zhì)量問(wèn)題處理對(duì)于驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，驗(yàn)收人員應(yīng)立即通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商聯(lián)系。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做出處理答復(fù)，如退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)處理或提供質(zhì)量保證措施等。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的處理情況，確保問(wèn)題得到妥善解決。如供應(yīng)商未能按時(shí)處理或處理結(jié)果不符合要求，采購(gòu)部門應(yīng)采取進(jìn)一步的措施，如向供應(yīng)商索賠、通過(guò)法律途徑解決等。對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，采取緊急采購(gòu)等措施，確保企業(yè)生產(chǎn)不受影響。3.規(guī)格不符處理若物資規(guī)格不符，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求更換符合規(guī)格的物資，或根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商調(diào)整價(jià)格、退貨等處理方式。4.驗(yàn)收爭(zhēng)議解決當(dāng)采購(gòu)部門、驗(yàn)收部門、使用部門與供應(yīng)商之間對(duì)驗(yàn)收結(jié)果存在爭(zhēng)議時(shí)，各方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，如申請(qǐng)仲裁或提起訴訟等，通過(guò)法律途徑解決。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門應(yīng)定期對(duì)物資采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收計(jì)劃制定與執(zhí)行情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、驗(yàn)收記錄與報(bào)告填寫情況、問(wèn)題處理情況等。2.考核機(jī)制建立物資采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理工作考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門、驗(yàn)收部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門和使用部門的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括物資驗(yàn)收及時(shí)率、驗(yàn)收準(zhǔn)確率、問(wèn)題處理及時(shí)率、供應(yīng)商滿意度等。對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核結(jié)果不達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。3.責(zé)任追究對(duì)于在物資采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤給企業(yè)造成損失的部門和個(gè)