檔案管理制度_2?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、編目和利用等工作。指導和監督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業務培訓。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全與完整。積極開發檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規定時間向公司檔案管理部門移交。設立兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，接受公司檔案管理部門的業務指導和監督。嚴格執行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與保密。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業執照、公司章程、股東會決議等。公司經營管理活動中產生的各類文件，包括計劃、總結、報告、合同、協議、報表等。公司財務活動中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務檔案。公司人事管理工作中產生的員工檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核等文件。公司業務活動中形成的各類業務文件，如項目資料、客戶資料、市場調研等。公司行政管理工作中產生的文件，如會議紀要、通知、規章制度等。公司對外宣傳、廣告、公關活動中形成的文件，如宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。公司技術研發、生產管理等方面形成的技術文件、工藝文件、產品資料等。公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等文件。其他具有保存價值的文件、資料和實物。2.收集要求各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對破損、褪色的檔案材料應進行修復或復制，確保檔案的質量。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。便于保管和保密，符合檔案管理的有關規定。4.整理方法按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理。對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片。裝訂成冊的檔案應拆除金屬物，對破損的文件進行修補。電子檔案應按照規定的格式和命名規則進行整理存儲。四、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門應在次年的上半年將上一年度形成的檔案向公司檔案管理部門移交歸檔。對于一些特殊的檔案，如重大項目檔案、緊急事件檔案等，應在項目結束或事件處理完畢后的一個月內歸檔。2.歸檔程序各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量和完整性。填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案交公司檔案管理部門。公司檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。審核合格的檔案辦理正式歸檔手續，存入檔案庫房。五、檔案的保管1.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案是指反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案是指反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.保管要求檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。3.檔案的保護對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，保持檔案的原貌。采用先進的檔案保護技術和設備，如防蟲劑、防霉劑、溫濕度控制設備等，延長檔案的使用壽命。對重要檔案應實行專柜保管，嚴格限制查閱范圍。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案專家組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定方法檔案鑒定小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，分析檔案的內容和價值。參考檔案的保管期限表，結合公司的實際情況，確定檔案的存毀。對有爭議的檔案，應進行進一步的研究和論證，確保鑒定結果的準確性。4.銷毀程序經鑒定確定銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，列出檔案的名稱、數量、保管期限等內容。檔案銷毀清冊應經檔案鑒定小組負責人審核簽字，并報公司領導批準。檔案銷毀時，應由檔案管理部門和相關業務部門人員共同監銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案的查閱與利用1.查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。外單位因業務往來等原因，需要查閱公司檔案的，應經公司領導批準。2.查閱程序查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等。檔案查閱申請表經所在部門負責人簽字同意后，報公司檔案管理部門審批。檔案管理部門根據審批意見，提供相應的檔案，并做好查閱登記。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。3.利用方式檔案管理部門應積極為公司員工提供檔案查閱、借閱等服務，滿足員工的工作需要。對于重要檔案的利用，檔案管理部門應根據公司的有關規定，進行必要的審核和監督。檔案管理部門可根據公司的工作需要，主動提供檔案信息服務，如編寫檔案資料匯編、提供檔案咨詢等。八、檔案的保密與安全1.保密措施檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，保守檔案機密。對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要檔案，應采取加密存儲、限制查閱等保密措施。查閱檔案的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。未經公司領導批準，不得擅自復制、傳播檔案信息。2.安全管理加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設施，如監控設備、報警裝置等。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，發現安全隱患及時處理。嚴格執行檔案出入庫登記制度，確保檔案的安全流轉。對因工作需要攜帶檔案外出的，應辦理檔案外借手續，并采取必要的安全措施。九、檔案管理的信息化建設1.信息化目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平。建立檔案信息數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享。利用信息技術手段，對檔案進行數字化處理，便于長期保存和利用。2.信息化建設內容購置檔案管理軟件，建立檔案信息管理系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等業務流程的信息化管理。對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理。加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.信息化培