餐廳文件管理規定?一、總則1.目的為加強餐廳文件管理，確保文件的有效利用和安全保存，提高餐廳運營管理效率，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于餐廳內所有部門及涉及餐廳運營管理的各類文件，包括但不限于行政文件、業務文件、財務文件、客戶資料等。3.職責分工綜合管理部門負責制定和完善文件管理規定，并監督執行。統一歸口管理餐廳文件，負責文件的收集、整理、分類、編號、歸檔、保管和借閱等工作。定期對文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準確性。各部門負責本部門文件的形成、積累和初步整理工作，并按規定及時移交綜合管理部門。配合綜合管理部門做好文件的借閱、查閱等相關工作。負責本部門文件的日常保管和使用，確保文件安全。二、文件分類與編號1.文件分類行政文件類：包括餐廳的各項規章制度、通知、報告、決議等。業務文件類：涉及餐廳采購、廚房管理、服務流程、菜品研發等業務環節的文件。財務文件類：財務報表、預算、成本核算、資金管理等相關文件。客戶資料類：客戶檔案、投訴記錄、意見反饋等。其他文件類：不屬于以上分類的其他文件，如員工培訓資料、活動策劃方案等。2.文件編號文件編號采用統一格式，以便于識別和管理。編號規則如下：行政文件：XZ年份序號，其中"XZ"表示行政文件，年份為文件形成年份的后兩位，序號為該年度行政文件的流水號。例如：XZ23001，表示2023年第1號行政文件。業務文件：YW部門代碼年份序號，"YW"表示業務文件，部門代碼根據餐廳各部門設定（如CG表示采購部，CF表示廚房部等），年份為文件形成年份的后兩位，序號為該年度該部門業務文件的流水號。例如：YWCG23002，表示采購部2023年第2號業務文件。財務文件：CW年份序號，"CW"表示財務文件，年份為文件形成年份的后兩位，序號為該年度財務文件的流水號。例如：CW23003，表示2023年第3號財務文件。客戶資料：KH年份序號，"KH"表示客戶資料，年份為資料形成年份的后兩位，序號為該年度客戶資料的流水號。例如：KH23004，表示2023年第4號客戶資料。其他文件：QT年份序號，"QT"表示其他文件，年份為文件形成年份的后兩位，序號為該年度其他文件的流水號。例如：QT23005，表示2023年第5號其他文件。三、文件的形成與收集1.文件形成要求各部門在工作過程中應及時、準確地形成各類文件。文件內容應清晰、完整、規范，語言表達準確，數據真實可靠。文件起草應注明起草部門、起草人、日期等信息，并確保文件格式統一。涉及多個部門的文件，由主辦部門負責起草，相關部門會簽。2.文件收集各部門應指定專人負責文件的收集工作，確保本部門產生的文件及時、完整地收集齊全。文件收集人應定期對本部門文件進行清理和核對，發現問題及時與文件起草人溝通解決。對于外來文件，如供應商提供的產品資料、政府部門下發的文件等，由相關業務部門負責收集，并及時移交綜合管理部門。四、文件的整理與歸檔1.文件整理綜合管理部門收到各部門移交的文件后，應按照文件分類和編號規則進行整理。對每份文件進行核對，確保文件內容完整、簽字蓋章齊全、格式規范。對于不符合要求的文件，退回原部門進行補充或修正。將文件按類別、年度、編號順序排列，同一類文件應按時間先后順序排列。2.文件歸檔整理后的文件應及時進行歸檔。歸檔文件應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明文件類別、年度、起止編號等信息。檔案盒應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應按照類別和年度進行排列，便于查找和管理。建立電子檔案庫，將紙質文件進行掃描，形成電子文件存儲在電子檔案庫中。電子文件應按照紙質文件的分類和編號進行命名和存儲，確保電子文件與紙質文件一一對應。五、文件的保管1.保管要求綜合管理部門應設置專門的檔案保管場所，確保檔案存放環境安全、干燥、通風，溫度和濕度適宜。檔案保管場所應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。如發現文件損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。2.保管期限文件保管期限根據文件性質和餐廳管理需要確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管文件（13年）：主要包括臨時性通知、一般性業務報表等。中期保管文件（310年）：如年度預算、采購合同、客戶投訴處理記錄等。長期保管文件（10年以上）：涉及餐廳重大決策、長期發展規劃、重要財務文件等。具體保管期限可參考相關法律法規和餐廳實際情況進行調整。六、文件的借閱與查閱1.借閱規定餐廳內部人員因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息，并經所在部門負責人簽字批準。綜合管理部門根據審批后的申請表辦理文件借閱手續，借閱人應在規定時間內歸還文件。如需延期歸還，應提前辦理續借手續。借閱文件時，借閱人應愛護文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損，不得擅自復印、轉借他人。如有損壞或丟失，應照價賠償。2.查閱規定餐廳內部人員因工作需要查閱文件時，可直接到綜合管理部門查閱。查閱人應在指定地點查閱文件，不得將文件帶出檔案保管場所。查閱重要文件時，需經綜合管理部門負責人批準，并在綜合管理部門人員的監督下進行查閱。外部單位或人員因工作需要查閱餐廳文件時，應提前與餐廳綜合管理部門聯系，提交查閱申請函，說明查閱目的、內容等信息。經餐廳相關領導批準后，方可查閱。查閱過程中應遵守餐廳相關規定，不得泄露文件內容。七、文件的銷毀1.銷毀條件文件保管期限屆滿或已失去保存價值的文件，由綜合管理部門定期進行清理，提出銷毀意見。文件在保管過程中因損壞、遺失等原因無法繼續保存的，經確認后可進行銷毀。涉及餐廳商業秘密、敏感信息等的文件，在不再需要時應按照保密規定進行銷毀。2.銷毀程序綜合管理部門填寫《文件銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，并經餐廳相關領導批準。批準后的《文件銷毀申請表》交至文件保管人員，由保管人員負責組織文件銷毀工作。文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程中應安排專人監銷，監銷人在銷毀記錄上簽字確認。銷毀完成后，監銷人應填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、文件名稱及數量等信息，并將《文件銷毀申請表》、《文件銷毀記錄》等相關資料歸檔保存。八、文件的保密管理1.保密范圍涉及餐廳商業秘密、經營策略、客戶信息、財務數據等敏感信息的文件屬于保密文件范疇。餐廳內部制定的尚未公開的規章制度、重要決策等文件也應嚴格保密。2.保密措施對保密文件應進行單獨標識，注明"機密"、"秘密"等字樣，并采取加密存儲、限制訪問等措施。接觸保密文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。保密協議應包括保密范圍、保密期限、違約責任等內容。在文件的借閱、查閱、使用過程中，嚴格按照保密規定進行操作，確保文件不被泄露。對于保密文件的復印、傳輸等應進行嚴格審批。定期對保密文件進行清查和核對，發現問題及時處理。如發現保密文件遺失或被盜，應立即采取措施，并及時報告餐廳相關領導。九、監督與考核1.監督檢查綜合管理部門定期對餐廳文件管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、銷毀等環節。對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核機制將文件管理工作納入各部門績效考核體系，對文件管理工作規范、成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。對違反文件管理規定的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、經濟處罰