鳳凰谷水電站工程檔案實施辦法?一、總則（一）目的為加強鳳凰谷水電站工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統、有效，充分發揮檔案在工程建設、運行管理、維護改造等方面的作用，根據國家有關法律法規及行業標準，結合本工程實際情況，制定本實施辦法。（二）適用范圍本辦法適用于鳳凰谷水電站工程建設全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理，包括項目前期、設計、施工、監理、調試、試運行及竣工驗收等階段。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集工程建設各階段形成的檔案，涵蓋工程建設的各個方面，保證檔案的齊全完整。3.系統性原則：對工程檔案進行科學分類、系統整理，使其層次分明、條理清晰，便于查找和利用。4.及時性原則：工程檔案應隨工程進度同步收集、整理、歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則：嚴格遵守國家保密規定，對涉及工程機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、管理職責（一）建設單位職責1.建立健全工程檔案管理機構，配備專業檔案管理人員，負責工程檔案的日常管理工作。2.制定工程檔案管理制度和工作流程，明確各部門及參建單位在檔案管理中的職責。3.組織、協調和監督參建單位的工程檔案管理工作，定期檢查檔案管理情況，對存在的問題及時提出整改要求。4.負責收集、整理、匯總工程建設過程中形成的各類檔案，并按照要求進行歸檔和移交。5.組織工程檔案的驗收工作，確保工程檔案符合驗收標準。（二）設計單位職責1.按照合同要求和工程檔案管理規定，負責收集、整理本單位形成的工程設計文件、圖紙、變更通知等檔案資料，并向建設單位移交。2.對工程設計變更進行及時記錄和整理，確保設計變更文件的完整、準確，并及時提交建設單位。3.協助建設單位做好工程檔案的整理和歸檔工作，提供相關技術支持和指導。（三）施工單位職責1.建立健全本單位的工程檔案管理制度，配備專職檔案管理人員，負責施工過程中檔案資料的收集、整理、歸檔工作。2.按照工程檔案管理要求，及時整理施工過程中形成的各類文件、資料、圖紙、記錄等，包括施工組織設計、施工技術方案、施工記錄、質量檢驗報告、工程變更資料、材料設備質量證明文件等，并確保檔案資料的真實、完整、準確。3.在工程竣工后，負責將本單位形成的工程檔案資料進行系統整理，編制檔案移交清單，向建設單位移交。4.接受建設單位和監理單位對工程檔案管理工作的檢查和監督，對存在的問題及時整改。（四）監理單位職責1.建立工程檔案監理制度，配備檔案監理人員，負責對工程檔案管理工作進行全過程監理。2.審核施工單位報送的工程檔案資料，確保檔案資料的真實性、完整性、準確性和規范性。對不符合要求的檔案資料，責令施工單位限期整改。3.定期檢查施工單位工程檔案管理情況，及時發現和解決檔案管理中存在的問題，并向建設單位報告。4.參與工程檔案的驗收工作，對工程檔案的質量進行評估，并出具監理意見。三、檔案分類與編號（一）分類原則工程檔案按照工程項目的內在聯系和檔案形成的規律進行分類，便于管理和查找利用。（二）分類方法1.前期文件：包括項目立項、可行性研究、環境影響評價、初步設計等文件。2.設計文件：涵蓋初步設計圖紙、施工圖設計圖紙、設計變更文件等。3.施工文件：按照施工階段和專業進行分類，如土建工程、機電安裝工程、金屬結構安裝工程等，包括施工組織設計、施工技術交底、施工記錄、質量檢驗評定等文件。4.監理文件：包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知、工程質量評估報告等。5.設備文件：設備采購合同、設備安裝調試文件、設備質量證明文件等。6.竣工文件：工程竣工驗收報告、竣工圖、工程總結等。（三）編號規則為便于檔案的標識和管理，對各類檔案進行統一編號。編號采用層次編碼法，由檔案類別代碼、項目代碼、年份代碼、順序號組成。具體編號規則如下：1.檔案類別代碼：用大寫字母表示，如"Q"代表前期文件，"S"代表設計文件，"G"代表施工文件，"J"代表監理文件，"E"代表設備文件，"Z"代表竣工文件。2.項目代碼：采用工程批準文號或項目簡稱的首字母縮寫。3.年份代碼：用四位阿拉伯數字表示檔案形成的年份。4.順序號：按照檔案形成的先后順序依次編寫，用三位阿拉伯數字表示。例如：某份施工階段的土建工程施工技術交底文件，編號為"G[項目代碼]2023001"。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各參建單位應明確檔案收集責任人，按照檔案管理范圍和要求，及時收集本單位在工程建設過程中形成的各類檔案資料。2.檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對電子文件的收集，應確保其格式通用、內容完整，并與紙質文件相對應。（二）整理要求1.施工單位應按照檔案分類要求，對收集到的檔案資料進行分類整理。同一類別的檔案資料應按照形成時間順序排列，不同類別的檔案資料應分別裝訂成冊。2.檔案資料應編制目錄，目錄內容應包括序號、文件題名、日期、頁號等，確保目錄與檔案內容相符。3.竣工圖應加蓋竣工圖章，竣工圖章應具有明顯的"竣工圖"字樣，并包含編制人、審核人、技術負責人等簽字信息。竣工圖應與工程實際相符，如有變更，應在竣工圖上準確標注變更內容。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.前期文件應在項目完成審批后及時歸檔。2.設計文件應在設計任務完成后，按照合同約定的時間向建設單位歸檔。3.施工文件應隨工程進度同步歸檔，每月末集中整理一次，在工程竣工后三個月內完成全部歸檔工作。4.監理文件應按照監理工作進度及時歸檔，工程竣工后一個月內完成歸檔。5.設備文件應在設備到貨驗收合格后，及時整理歸檔。設備安裝調試完成后，補充完善相關檔案資料。6.竣工文件應在工程竣工驗收合格后三個月內歸檔。（二）歸檔程序1.各參建單位在檔案資料整理完成后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份自存，一份交建設單位。2.建設單位檔案管理人員對移交的檔案資料進行核對，核對無誤后辦理簽收手續，并將檔案資料納入工程檔案管理系統。3.對于不符合歸檔要求的檔案資料，建設單位應退回參建單位重新整理，直至符合要求為止。六、檔案保管與利用（一）保管要求1.建設單位應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.對紙質檔案應進行分類存放，建立檔案索引，便于查找和利用。對電子檔案應進行備份存儲，定期檢查電子檔案的可讀性和完整性。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清點、核對，發現問題及時處理，并做好記錄。（二）利用要求1.本工程各參建單位因工作需要查閱工程檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經本單位負責人批準后，到建設單位檔案管理部門辦理查閱手續。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。如需復制檔案資料，應經建設單位檔案管理部門負責人批準。3.外單位因工作需要查閱工程檔案的，應持單位介紹信和查閱申請表，經建設單位主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中應嚴格遵守檔案查閱規定。4.檔案管理人員應做好檔案查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容、查閱用途等信息。七、檔案驗收（一）驗收組織工程檔案驗收由建設單位組織，設計單位、施工單位、監理單位等參建單位參加。（二）驗收內容1.檔案的完整性：檢查檔案資料是否齊全，涵蓋工程建設的各個方面。2.檔案的準確性：核實檔案內容是否真實反映工程實際情況，數據是否準確無誤。3.檔案的系統性：審查檔案分類是否合理，編號是否規范，整理是否有序。4.檔案的質量：檢查檔案的書寫材料、載體、裝訂等是否符合要求。（三）驗收程序1.工程竣工驗收前，建設單位應組織檔案預驗收。各參建單位應提交本單位形成的工程檔案資料，由建設單位檔案管理部門進行初步審查。2.對預驗收中發現的問題，建設單位應及時通知參建單位進行整改。整改完成后，重新提交檔案資料進行復查。3.工程竣工驗收時，檔案驗收組對工程檔案進行全面審查，形成檔案驗收意見。檔案驗收意見作為工程竣工驗收的重要組成部分。4.工程檔案經驗收合格后，方可進行工程竣工驗收備案。如檔案驗收不合格，工程不得通過竣工驗收。八、獎勵與處罰（一）獎勵對在工程檔案管理工作中表現突出的單位和個人，建設單位給予表彰和獎勵。獎勵方式包括通報表揚、頒發榮譽證書、給予一定的物質獎勵等。（二）處罰1.對違反本辦法規定，未按照要求及時收集、整理、歸檔工程檔案資料的參建單位，建設單位責令其限期整改。整