舟山職業技術學校檔案綜合管理實施辦法?一、總則1.目的為加強學校檔案綜合管理，有效保護和利用檔案資源，提高學校管理水平和工作效率，依據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，結合學校實際，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于舟山職業技術學校各部門、各二級學院及全體教職工形成的各類檔案的管理。3.檔案定義學校檔案是指學校在招生、教學、科研、管理、服務等各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理體制與職責1.管理體制學校實行統一領導、分級管理、集中保管的檔案管理體制。成立學校檔案工作領導小組，由校長任組長，分管副校長任副組長，各相關部門負責人為成員，負責領導和協調學校檔案工作。檔案工作領導小組下設辦公室，掛靠學校辦公室，負責檔案工作的日常組織與協調。2.職責分工學校辦公室：負責學校綜合性檔案的收集、整理、歸檔和保管，指導和監督全校檔案工作，制定檔案管理制度，組織檔案業務培訓，提供檔案利用服務。各部門、二級學院：負責本部門業務范圍內檔案的收集、整理、立卷和移交，指定專人負責檔案工作，接受學校檔案管理部門的業務指導和監督。檔案管理人員：嚴格執行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀等工作，積極開發檔案信息資源，為學校各項工作提供有效服務。三、檔案的收集與整理1.收集范圍黨群工作類：包括學校黨組織、工會、共青團等組織的各類文件、會議記錄、活動資料等。行政管理類：涵蓋學校行政事務管理、人事管理、財務管理、資產管理等方面的文件材料。教學管理類：涉及教學計劃、教學大綱、課程建設、教材管理、學生學籍管理、教學實踐等相關材料。學生管理類：包含學生招生、就業、獎懲、綜合素質評價等方面的檔案。科研管理類：有關科研項目申報、立項、研究過程、成果鑒定等的文件資料。基本建設類：學校基本建設項目的規劃、設計、施工、驗收等全過程的文件材料。儀器設備類：儀器設備的購置、驗收、使用、維護、報廢等記錄。聲像檔案類：學校各類活動的照片、錄像、錄音等資料。電子檔案類：以電子數據形式存在的各類文件、資料。2.收集要求各部門、二級學院應建立健全檔案收集制度，明確專人負責，確保檔案材料的及時、完整收集。檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理，定期向學校檔案管理部門移交。重要文件和緊急事項應隨時歸檔。對歸檔的文件材料應進行認真核對，確保內容真實、準確、完整，字跡清晰，載體完好。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。按照檔案分類方案進行分類整理，一般采用年度機構保管期限的分類方法。對紙質檔案進行裝訂、編頁、編目等整理工作，對電子檔案進行格式轉換、數據備份等處理，確保檔案整理規范、有序。四、檔案的保管1.保管場所學校設立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等裝置，確保檔案安全存放。2.保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。具體保管期限按照國家和學校有關規定執行。3.檔案整理與上架整理后的檔案應按照分類方案進行排列上架，編制檔案存放索引，便于查找和利用。4.檔案安全管理建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案保管場所的日常巡查，確保檔案實體安全。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等工作，定期對檔案保管設施設備進行檢查和維護。嚴格檔案借閱、利用登記制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。定期對檔案進行備份，采用多種存儲介質，異地存放，確保檔案數據安全。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作學校檔案管理部門定期組織檔案鑒定小組，對保管期滿的檔案進行鑒定。鑒定工作應依據國家有關規定和學校實際，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行全面審查，確定檔案的存毀價值。2.銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊。銷毀清冊經學校檔案工作領導小組審核批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀。銷毀檔案時，應嚴格執行監銷制度，確保檔案銷毀徹底、安全。監銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。銷毀檔案的有關情況應進行記錄，永久保存。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、及時、有效的原則，在確保檔案安全和不泄露機密的前提下，為學校各項工作提供服務。2.利用范圍學校內部各部門、二級學院及教職工因工作需要，可查閱、借閱相關檔案。校外單位和個人因特殊原因需要查閱、利用學校檔案的，須經學校檔案工作領導小組批準，并辦理相關手續。3.利用方式查閱：檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案資料供其查閱。查閱檔案應在檔案查閱室進行，一般不得外借。借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意，報檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。4.利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內容、利用者等情況進行詳細記錄，定期統計分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據。七、檔案信息化建設1.建設目標逐步實現學校檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，促進檔案資源的共享和利用。2.數字化工作制定檔案數字化工作計劃，按照一定的標準和規范，對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案副本。加強電子檔案的元數據采集和管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。建立電子檔案數據庫，實現電子檔案的分類存儲、檢索查詢和在線利用。3.信息化管理系統選用適合學校檔案管理需求的信息化管理系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用等業務流程的信息化管理，提高檔案管理工作的自動化水平。4.信息安全保障加強檔案信息化建設中的信息安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術措施，確保檔案信息安全。八、檔案工作監督與考核1.監督檢查學校檔案工作領導小組定期對各部門、二級學院的檔案工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執行情況、檔案收集整理質量、檔案保管安全狀況、檔案利用服務效果等。對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門限期整改。2.考核評價建立檔案工作考核評價機制，將檔案工作納入學校各部門、二級學院的年度工作考核內容。對檔案工作成績突出的部門和個人給予表彰獎勵，對檔案工作不力的部門和個人進行通