BD09001--會議管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，使會議能夠有效傳達公司決策、協調工作進展、解決實際問題，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議、臨時會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議內容和流程，避免冗長繁瑣，提高會議效率。2.充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好各項準備工作，確保會議順利進行。3.明確責任原則：明確會議組織、主持、記錄等人員的職責，確保會議各項工作落實到位。4.溝通協作原則：鼓勵參會人員積極發言、充分溝通，促進部門間的協作與配合。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]召開一次，如遇節假日則提前或順延。2.會議時間：[具體時間]3.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人4.會議組織：由行政部負責組織，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等。5.會議議程公司領導講話：通報公司上周工作進展、存在問題及本周工作計劃。各部門工作匯報：各部門負責人匯報上周本部門工作完成情況、本周工作計劃及需要公司協調解決的問題。討論決策：針對各部門提出的問題進行討論，公司領導做出決策或協調相關部門解決。其他事項：對其他需要在例會上討論的事項進行安排。6.會議要求各部門匯報工作應簡潔明了，突出重點，數據準確。參會人員應認真聽取匯報，積極參與討論，不得隨意打斷他人發言。對于會議決策事項，相關部門應嚴格按照要求執行，并及時反饋執行情況。（二）部門會議1.會議周期：由各部門根據工作需要自行確定，原則上每周不少于一次。2.會議時間：由各部門自行安排，但應提前通知部門內員工。3.參會人員：部門全體員工4.會議組織：由各部門負責人負責組織，指定專人負責會議記錄。5.會議議程部門負責人講話：傳達公司例會精神，總結上周部門工作，部署本周工作任務。工作匯報與討論：員工匯報各自工作進展、遇到的問題及解決方案，部門內部進行討論和協調。其他事項：對部門內其他重要事項進行安排。6.會議要求部門會議應注重解決實際工作問題，提高部門工作效率。員工應積極參與會議，如實匯報工作情況，提出合理建議。會議記錄應詳細、準確，會后及時整理歸檔。（三）專項工作會議1.會議周期：根據專項工作進展情況適時召開。2.會議時間：由專項工作負責人確定，并提前通知參會人員。3.參會人員：與專項工作相關的部門負責人及工作人員4.會議組織：由專項工作牽頭部門負責組織，明確會議主持、記錄人員。5.會議議程專項工作負責人匯報：介紹專項工作的背景、目標、進展情況及存在問題。討論分析：參會人員針對專項工作進行討論，分析問題原因，提出解決方案和建議。工作安排：明確下一步工作任務、責任人及時間節點。6.會議要求專項工作會議應聚焦專項工作，深入分析問題，制定切實可行的措施。參會人員應具備相關專業知識和經驗，能夠為專項工作提供有價值的意見和建議。會議結束后，專項工作負責人應及時整理會議紀要，跟蹤工作落實情況。（四）臨時會議1.會議組織：根據工作需要，由相關部門或領導發起，行政部協助安排會議時間、地點和參會人員。2.會議議程：由發起部門或領導確定，應明確會議目的和主要議題。3.會議要求：臨時會議應緊急、高效，迅速解決突發問題或重要事項。發起部門應提前準備好相關資料，參會人員應按時參加會議，不得無故缺席。三、會議準備（一）會議組織者準備1.明確會議主題、目的、議程和時間要求，制定詳細的會議計劃。2.確定參會人員名單，并提前通知參會人員會議相關信息，包括會議時間、地點、議程、需準備的資料等。3.安排會議場地，確保場地環境舒適、設備齊全，如投影儀、音響、麥克風等正常運行。4.準備會議所需的文件、資料、文具等，如會議議程表、匯報材料、記錄表格等。5.如有需要，提前安排會議餐飲或茶歇。（二）參會人員準備1.收到會議通知后，認真閱讀會議議程和相關要求，了解會議主題和目的。2.提前準備好與會議議題相關的資料、數據、報告等，以便在會議上能夠準確、全面地匯報工作或發表意見。3.如有需要在會議上提出問題或建議，應提前進行思考和整理，確保表達清晰、有條理。四、會議主持（一）主持職責1.會議開始前，檢查參會人員到會情況，宣布會議紀律和注意事項。2.按照會議議程有序引導會議進行，確保每個議題都能得到充分討論。3.鼓勵參會人員積極發言，營造良好的會議氛圍，避免出現冷場或個別人員主導討論的情況。4.對討論過程中出現的分歧或爭議進行協調和引導，確保討論圍繞會議主題進行，不偏離方向。5.控制會議時間，確保各項議程按計劃完成，避免會議拖延。6.會議結束時，對會議內容進行總結，明確會議決策事項、工作任務和責任人，宣布會議結束。（二）主持要求1.具備良好的溝通能力和組織協調能力，能夠有效地引導會議進程。2.熟悉會議主題和相關業務知識，以便在會議過程中能夠準確理解和把握參會人員的發言，并給予恰當的回應和引導。3.保持客觀公正的態度，不偏袒任何一方，確保會議討論的公正性和有效性。4.語言表達清晰、簡潔，語速適中，聲音洪亮，能夠讓參會人員清楚地聽到發言內容。五、會議記錄（一）記錄職責1.準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發言要點、討論結果、決策事項等。2.對于重要的觀點、數據、結論等應詳細記錄，確保記錄的真實性和可靠性。3.采用規范的記錄格式和方法，如使用專用的會議記錄簿或電子文檔進行記錄，確保記錄清晰、易讀。4.會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在規定時間內發送給參會人員和相關部門。（二）記錄要求1.記錄人員應集中精力，認真傾聽會議內容，不得遺漏重要信息。2.記錄內容應客觀、準確，不得加入個人觀點和評論。3.對于會議中的討論過程，應盡量記錄各方的觀點和意見，體現討論的全貌。4.會議紀要應語言簡潔、條理清晰，突出會議重點和決策事項，便于參會人員和相關部門查閱和執行。六、會議紀律（一）參會紀律1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議地點，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代會。2.參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，會議期間不得接打電話、玩手機或從事與會議無關的事情。3.參會人員應認真傾聽他人發言，尊重他人意見，不得隨意打斷或干擾他人。如需發言，應先舉手示意，經主持人同意后再發言。4.參會人員應積極參與會議討論，發表真實、客觀、有建設性的意見和建議，不得推諉責任、相互指責或發表無關言論。（二）會議保密紀律1.對于會議中涉及的公司機密信息、商業秘密、敏感事項等，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.會議資料、文件等應妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。會議結束后，如有需要帶回的資料，應按照公司相關規定進行保管和使用。七、會議跟進與反饋（一）會議決策事項跟進1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議決策事項，明確責任部門、責任人及時間節點，并形成會議紀要發送給相關人員。2.責任部門和責任人應按照會議決策要求，制定具體的工作計劃和措施，認真組織實施，并定期向會議組織者或相關領導匯報工作進展情況。3.會議組織者應對會議決策事項的執行情況進行跟蹤檢查，及時發現問題并協調解決，確保決策事項得到有效落實。（二）會議反饋1.參會人員對會議內容、組織安排等方面如有意見或建議，應及時向會議組織者反饋，以便不斷改進會議管理工作。2.會議組織者應定期收集參會人員的反饋意見，對會議管理制度、流程、組織形式等進行評估和優化，提高會議質量和效率。八、會議費用管理（一）費用預算會議組織者應根據會議規模、時間、地點等因素，提前編制會議費用預算，包括場地租賃、設備租賃、餐飲、文具、交通等費用，并報相關領導審批。（二）費用報銷1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議費用發票等報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，與會議費用預算相符，不得虛報、多報費用。3.財務部門應嚴格審核