招標檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司招標檔案管理，規范招標檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保招標檔案的完整、準確、系統和有效，為公司各項工作提供可靠的參考依據，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有招標項目檔案的管理，包括工程建設項目、貨物采購項目、服務采購項目等各類招標活動所形成的文件資料。3.管理職責招標部門負責招標項目文件資料的收集、整理、初步分類和移交工作。確保招標過程中各類文件資料的真實、完整和及時提交。檔案管理部門負責對招標檔案進行統一接收、審核、整理、歸檔、保管和提供利用服務。指導和監督招標部門的檔案整理工作，對不符合要求的檔案提出整改意見。相關部門及人員在招標過程中涉及的其他部門和人員，應按照各自職責，做好相關文件資料的形成、積累和移交工作。二、檔案收集1.收集范圍招標前期文件：包括招標申請、項目審批文件、資金來源證明、招標代理委托合同等。招標文件：招標文件初稿、審核修改記錄、招標文件最終版本及相關補充文件。投標文件：投標單位的投標函、商務部分、技術部分、價格部分等投標文件副本及開標一覽表等。評標文件：評標辦法、評標標準、評標報告、評標委員會成員簽到表、評標過程記錄等。定標文件：定標報告、中標通知書、定標過程會議紀要等。合同文件：中標合同文本、合同簽訂審批表、合同補充協議等。其他文件：招標過程中的往來函件、答疑紀要、開標記錄、投標保證金繳納及退還憑證、中標服務費發票及支付憑證等相關資料。2.收集要求招標部門應在招標活動結束后[X]個工作日內，將本部門負責收集的文件資料進行整理，并移交至檔案管理部門。對于在招標過程中形成的電子文件，應同時移交相應的電子存儲介質，并確保電子文件的格式正確、內容完整且與紙質文件一致。所有文件資料應確保真實、有效，簽字蓋章齊全，字跡清晰，不得擅自修改、涂抹或偽造。三、檔案整理1.整理原則遵循文件資料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法招標檔案按照項目類別進行一級分類，每個項目類別下再按照文件形成階段進行二級分類，具體如下：工程建設項目前期文件招標文件投標文件評標文件定標文件合同文件其他文件貨物采購項目前期文件招標文件投標文件評標文件定標文件合同文件其他文件服務采購項目前期文件招標文件投標文件評標文件定標文件合同文件其他文件3.整理步驟初步整理招標部門在移交文件資料前，應對其進行初步分類、排序和編號。編號應遵循唯一性原則，確保每個文件都有一個獨立的編號。編號格式可采用"項目名稱階段代碼順序號"，例如："[工程名稱]ZB001"。審核整理檔案管理部門接收招標部門移交的文件資料后，對其進行審核。審核內容包括文件的完整性、準確性、規范性等。對于不符合要求的文件，應及時退回招標部門進行補充或整改。審核通過后，檔案管理部門按照分類方法對文件進行進一步整理，剔除重復、無效的文件，對破損或褪色的文件進行修復或復制。裝訂編目將整理好的文件資料按照順序進行裝訂，采用左側裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂后，編制檔案目錄，目錄應包含文件編號、文件題名、日期、頁數等信息。同時，為每份檔案編制卷內備考表，記錄卷內文件的整理情況及其他需要說明的事項。四、檔案歸檔1.歸檔流程檔案管理部門在完成文件資料的整理后，填寫《招標檔案歸檔登記表》，詳細記錄檔案的項目名稱、類別、歸檔日期、檔案數量等信息。將整理好并裝訂成冊的檔案按照類別和保管期限分別存入檔案庫房的相應位置。同時，在檔案管理系統中錄入檔案的相關信息，建立電子檔案目錄，以便于查詢和利用。2.保管期限招標檔案的保管期限根據項目性質和重要程度分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：永久保管涉及公司重大決策、重要資產處置、長期經濟合同等具有重要歷史價值和法律依據的招標檔案。長期保管一般工程建設項目、重要貨物采購項目和服務采購項目的檔案，保管期限為[X]年。短期保管一般性的貨物采購項目和服務采購項目的檔案，保管期限為[X]年。3.密級劃分根據招標項目的內容和性質，對檔案進行密級劃分，分為絕密、機密、秘密和非密四級。密級檔案應按照公司保密制度的相關規定進行保管和利用。五、檔案保管1.庫房管理檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案架應排列整齊，標識清晰，便于查找和存取檔案。檔案應按照類別、保管期限和密級分別存放，不得隨意堆放。2.檔案存儲介質管理對于存儲招標檔案電子文件的存儲介質，應定期進行檢查和維護，確保數據的完整性和可讀性。存儲介質應存放在安全、干燥、通風的環境中，避免受到損壞或丟失。同時，應建立電子檔案存儲介質的使用記錄，記錄存儲介質的編號、存儲內容、使用時間、歸還時間等信息。3.檔案清查檔案管理部門應定期對招標檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。清查內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等。清查過程中發現檔案丟失、損壞或其他問題，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。同時，填寫《檔案清查登記表》，記錄清查結果和處理情況。六、檔案利用1.利用原則嚴格遵守國家有關法律法規和公司的保密制度，確保檔案信息的安全和保密。遵循檔案利用的審批程序，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱或復制招標檔案。在檔案利用過程中，應愛護檔案，不得對檔案進行涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞等行為。2.利用方式查閱因工作需要查閱招標檔案的，查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據審批情況，為查閱人提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等信息。查閱檔案應在檔案管理部門指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出。借閱因特殊情況需要借閱招標檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續。檔案管理部門按照批準的借閱期限和范圍提供檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應按時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人或用于其他非規定用途。復制如需復制招標檔案，復制人應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途、復制份數等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，由檔案管理部門指定專人進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并在《檔案復制登記表》上記錄復制人姓名、復制時間、復制內容、復制份數等信息。3.利用記錄檔案管理部門應建立健全檔案利用記錄制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄。利用記錄應包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、利用方式、利用內容、審批情況等信息。利用記錄應妥善保存，以備查詢和統計分析。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、準確判定的原則，確保鑒定結果真實可靠。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括招標部門負責人、法務部門人員、財務部門人員等相關人員。鑒定小組負責對到期的招標檔案進行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定內容檔案的保管期限是否已滿。檔案的現實利用價值和歷史保存價值。檔案的完整性和準確性。4.鑒定程序檔案管理部門定期對到期的招標檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。將需鑒定的檔案清單提交給檔案鑒定小組，鑒定小組對檔案進行逐一審查，根據鑒定原則和標準，提出鑒定意見。對于確定無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息，經檔案鑒定小組組長簽字、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。5.銷毀方式檔案銷毀應采用安全、環保的方式進行，可采用粉碎、焚燒等方式。銷毀過程應有專人負責監督，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀后，在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀方式