RF-xZ-ZD-05檔案管理實(shí)施細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于本單位各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須真實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假材料歸檔。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向單位檔案管理部門移交檔案。2.配合檔案管理部門開展檔案整理、編目、鑒定等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案的安全和完整。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.文書檔案：包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告、通知、函等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：有員工履歷表、工資檔案、考核材料、任免文件、獎(jiǎng)懲記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類，如市場(chǎng)營(yíng)銷部門的客戶檔案、銷售合同檔案，生產(chǎn)部門的生產(chǎn)記錄檔案等。（二）編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目或工程名稱進(jìn)行編號(hào)，例如：KJ202301，代表2023年的第1個(gè)科技項(xiàng)目檔案。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023憑證001，表示2023年的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。4.人事檔案編號(hào)：由單位人事部門統(tǒng)一編制，確保每人一個(gè)唯一編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要自行制定編號(hào)規(guī)則，但應(yīng)保證編號(hào)的系統(tǒng)性和唯一性。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。3.單位內(nèi)部各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，避免文件材料的重復(fù)或遺漏收集。4.接收外部單位發(fā)來(lái)的與本單位工作相關(guān)的文件材料，應(yīng)及時(shí)登記并移交檔案管理部門。（二）整理1.文書檔案整理按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件集中在一起。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、文號(hào)、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等信息。去除文件上的金屬物，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。將整理好的文件裝訂成冊(cè)，采用三孔一線的裝訂方式，確保整齊牢固。按照分類方案進(jìn)行分類，編制檔案目錄。2.科技檔案整理科研項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目研究階段進(jìn)行分類整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告等。工程建設(shè)檔案：按工程建設(shè)階段分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等，分別整理歸檔。設(shè)備儀器檔案：收集設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維修記錄等文件，進(jìn)行分類編目。3.會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)計(jì)憑證：按月份和憑證號(hào)順序整理，檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性，剔除不符合要求的憑證。會(huì)計(jì)賬簿：按照賬簿種類分別整理，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)告：按年度整理，確保報(bào)告的連續(xù)性和完整性。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.人事檔案整理對(duì)員工的各類人事檔案材料進(jìn)行分類，如履歷材料、考核材料、任免材料等。按照檔案材料形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，去除重復(fù)或無(wú)效的材料。對(duì)檔案材料進(jìn)行編目，填寫材料名稱、形成時(shí)間、來(lái)源等信息。5.業(yè)務(wù)檔案整理各部門根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定具體的整理方法，如客戶檔案按客戶名稱分類，銷售合同檔案按合同簽訂時(shí)間順序排列等。確保業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，便于查詢和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊有序。3.安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲藥、除濕機(jī)、窗簾等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度保持在14℃24℃之間，濕度保持在45%60%之間。5.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和單位相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足單位各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記簿，詳細(xì)記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)掌握檔案的流向和利用效果。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。3.鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，判定檔案的價(jià)值，提出存毀意見。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保銷毀過程的安全。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、文號(hào)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢和利用，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入檔案的題名、文號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的計(jì)算機(jī)檢索。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.設(shè)定不同用戶的權(quán)限，確保檔案信息的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照權(quán)限操作檔案信息管理系統(tǒng)，不得越權(quán)訪問和修改檔案數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.單位內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的制度執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、保管條件等進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，文件材料的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案保管條件，查看檔案庫(kù)房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行。4.檔案利用情況，檢查檔案利用登記是否規(guī)范，利用者是否遵守檔案利用規(guī)定。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向檔案管理監(jiān)督