某集團(tuán)檔案管理制度匯編?一、總則（一）目的為加強(qiáng)某集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的歷史原貌，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和整理集團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的收集、整理、分類和編號(hào)工作。定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促。2.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案的安全與完整。建立檔案庫房管理制度，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.檔案利用負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。及時(shí)為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。4.檔案信息化管理推進(jìn)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)，確保檔案信息的有效利用。5.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好記錄。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括集團(tuán)行政公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.人力資源類：涵蓋員工檔案、招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、薪酬福利等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：涉及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等檔案。4.市場營銷類：包含市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、銷售合同等檔案。5.項(xiàng)目管理類：針對集團(tuán)各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)圖紙、施工管理、竣工驗(yàn)收等文件。6.技術(shù)研發(fā)類：有關(guān)集團(tuán)技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的科研報(bào)告、技術(shù)方案、專利文件等檔案。7.企業(yè)文化類：集團(tuán)文化建設(shè)活動(dòng)資料、宣傳資料、榮譽(yù)證書等檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用"全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限件號(hào)"的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：集團(tuán)統(tǒng)一設(shè)定的編號(hào)，代表集團(tuán)檔案全宗。2.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類類別設(shè)定相應(yīng)代碼。3.年度：檔案形成的年份，采用公元紀(jì)年，如"2023"。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用"Y""C""D"表示。5.件號(hào)：在同一類別、年度和保管期限內(nèi)按順序編制的號(hào)碼。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)總部及各子公司、分公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.集團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件。3.集團(tuán)內(nèi)部會(huì)議、調(diào)研、培訓(xùn)等活動(dòng)產(chǎn)生的文件材料。4.集團(tuán)員工個(gè)人在工作中形成的重要文件和成果。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，編寫頁號(hào)，并編制檔案目錄。3.數(shù)字化處理：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材等。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號(hào)順序排列存放檔案，便于查找和管理。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)立明顯標(biāo)識(shí)。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)。2.定期對庫房進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。3.嚴(yán)格控制庫房溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件。六、檔案利用（一）查閱利用1.集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理中心查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定登記。（二）借閱利用1.集團(tuán)外部單位因工作需要借閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和集團(tuán)實(shí)際情況，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對初步鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定檔案的銷毀范圍和方式。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立涵蓋集團(tuán)各類檔案的數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。2.推進(jìn)檔案管理流程的信息化，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。（三）信息系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)管理人員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理。2.制定檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團(tuán)檔案管理部門定期對各子公司、分公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全等方面。（二）考核評(píng)價(jià)1.