基建工程檔案管理制度及分類?一、引言基建工程檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，它對于工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)、改建擴(kuò)建以及項(xiàng)目管理的規(guī)范化、科學(xué)化都具有極其重要的意義。為了加強(qiáng)基建工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本管理制度及分類方案。二、基建工程檔案管理制度（一）檔案管理職責(zé)1.建設(shè)單位負(fù)責(zé)基建工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和工作制度。對工程各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔從項(xiàng)目策劃到竣工驗(yàn)收全過程形成的各類文件材料。組織工程檔案的驗(yàn)收工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.勘察設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程勘察、設(shè)計過程中形成的文件材料，并向建設(shè)單位移交。對提交的勘察設(shè)計文件的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保其符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.施工單位負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程施工過程中形成的文件材料，包括施工技術(shù)資料、施工管理資料、工程質(zhì)量保證資料、工程安全資料等。按照合同要求和建設(shè)單位的規(guī)定，及時向建設(shè)單位移交施工檔案。對施工檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。4.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程監(jiān)理過程中形成的文件材料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告等。對工程施工全過程進(jìn)行監(jiān)理，監(jiān)督施工單位做好檔案資料的收集、整理工作，審核施工單位提交的檔案資料，并向建設(shè)單位移交監(jiān)理檔案。（二）檔案收集與整理1.收集要求各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、有效，符合國家有關(guān)法律法規(guī)和工程建設(shè)的實(shí)際情況。對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的備份，并確保電子文件的格式、內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致。2.整理原則基建工程檔案應(yīng)按照工程建設(shè)程序、專業(yè)分類和形成時間順序進(jìn)行整理。遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持其內(nèi)在聯(lián)系，便于保管和利用。歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.整理方法分類：按照基建工程檔案的內(nèi)容，分為工程前期文件、工程管理文件、工程技術(shù)文件、工程竣工文件等幾大類，每大類再進(jìn)一步細(xì)分若干小類（具體分類見后文）。編號：對每一份歸檔文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號可采用"年份+項(xiàng)目代碼+類別代碼+順序號"的形式。裝訂：歸檔文件應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、頁號、保管期限等內(nèi)容。（三）檔案歸檔與移交1.歸檔時間工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目策劃、立項(xiàng)、可行性研究等工作完成后及時歸檔。工程管理文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，確保各項(xiàng)管理工作記錄完整。工程技術(shù)文件應(yīng)在工程施工過程中及時整理歸檔，每完成一個分部或分項(xiàng)工程，應(yīng)及時將相關(guān)技術(shù)資料歸檔。工程竣工文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后三個月內(nèi)歸檔。2.移交程序各參建單位在檔案歸檔后，應(yīng)填寫檔案移交清單，向建設(shè)單位移交檔案。移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。建設(shè)單位對接收的檔案進(jìn)行核對、清點(diǎn)，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原移交單位進(jìn)行補(bǔ)充或整改。建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收合格后，將整理好的全部基建工程檔案移交至項(xiàng)目所在地的城建檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。（四）檔案保管與利用1.保管要求建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。對檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。2.利用規(guī)定本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱基建工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自帶出檔案庫房。外單位人員查閱基建工程檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱檔案應(yīng)做好記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（五）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作建設(shè)單位應(yīng)定期對基建工程檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（30年）和短期（10年）。檔案鑒定工作應(yīng)由建設(shè)單位檔案管理部門牽頭，組織工程技術(shù)、財務(wù)、審計等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和工程建設(shè)的實(shí)際情況，對檔案的價值、完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面評估，確定檔案的保管期限。2.銷毀程序?qū)σ训奖９芷谙耷掖_無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。（六）監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查建設(shè)單位應(yīng)定期對工程各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理情況、檔案移交情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。2.考核評價建設(shè)單位應(yīng)建立基建工程檔案管理考核評價機(jī)制，對工程各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行考核評價。考核評價結(jié)果應(yīng)作為對參建單位信譽(yù)評價、工程款支付等的重要依據(jù)。對檔案管理工作成績突出的單位和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵；對檔案管理工作不力，造成檔案缺失、損壞等嚴(yán)重后果的單位和個人，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。三、基建工程檔案分類（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目建議書及批復(fù)可行性研究報告及批復(fù)項(xiàng)目申請報告及核準(zhǔn)文件環(huán)境影響評價報告及批復(fù)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目節(jié)能審查意見2.建設(shè)用地文件選址意見書建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件土地出讓合同及補(bǔ)充協(xié)議土地征用批準(zhǔn)文件及紅線圖3.勘察設(shè)計文件工程地質(zhì)勘察報告水文地質(zhì)勘察報告初步設(shè)計文件及批復(fù)施工圖設(shè)計文件及審查合格書4.招投標(biāo)文件勘察設(shè)計招標(biāo)文件及中標(biāo)通知書施工招標(biāo)文件及中標(biāo)通知書監(jiān)理招標(biāo)文件及中標(biāo)通知書設(shè)備材料采購招標(biāo)文件及中標(biāo)通知書5.合同文件勘察設(shè)計合同施工合同監(jiān)理合同設(shè)備材料采購合同（二）工程管理文件1.工程建設(shè)管理文件項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)及人員名單工程建設(shè)管理規(guī)章制度工程建設(shè)年度計劃、季度計劃工程建設(shè)大事記2.工程協(xié)調(diào)文件工程協(xié)調(diào)會議紀(jì)要工程聯(lián)系單工程變更通知3.工程質(zhì)量監(jiān)督文件工程質(zhì)量監(jiān)督申報書工程質(zhì)量監(jiān)督交底記錄工程質(zhì)量監(jiān)督報告（三）工程技術(shù)文件1.施工技術(shù)文件施工組織設(shè)計施工方案技術(shù)交底記錄施工日志工程測量記錄地基處理記錄基礎(chǔ)施工記錄主體結(jié)構(gòu)施工記錄防水工程施工記錄裝飾裝修工程施工記錄安裝工程施工記錄（電氣、給排水、暖通等）2.工程試驗(yàn)檢測文件原材料試驗(yàn)報告構(gòu)配件試驗(yàn)報告混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報告砂漿試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報告結(jié)構(gòu)實(shí)體檢測報告功能性試驗(yàn)報告（如電氣接地電阻測試、給排水管道通水通球試驗(yàn)等）3.工程技術(shù)變更文件工程變更洽商記錄技術(shù)核定單（四）工程竣工文件1.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收報告工程竣工驗(yàn)收備案表工程質(zhì)量保修書工程竣工決算報告2.竣工圖建筑竣工圖結(jié)構(gòu)竣工圖電氣竣工圖給排水竣工圖暖通竣工圖其他專業(yè)竣工圖3.工程聲像資料工程建設(shè)前期及施工過程中的照片、錄像等工程竣工驗(yàn)收照片、錄像等四、結(jié)