印章管理制度WI-7.2-02-01?一、目的為加強公司印章管理，規范印章使用流程，保障公司合法權益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等。三、印章的種類及用途1.公章：代表公司對外行使權力，用于各類重要文件、合同、協議、證明等的簽署，具有最高法律效力。2.合同專用章：專門用于公司對外簽訂合同、協議等經濟往來文件，表明合同的簽訂是公司的真實意思表示。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務，是財務核算的重要印鑒。4.法定代表人章：主要用于特定的財務事項或法定代表人授權的文件簽署，與法定代表人簽字具有同等效力。5.部門章：由各部門根據工作需要申請刻制，用于本部門內部文件、通知、報表等的蓋章確認，代表部門行使相應職責。四、印章的刻制與啟用1.印章刻制因工作需要刻制印章時，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。行政部門審核通過后，統一提交公司領導審批。經批準后，由行政部門指定具有資質的印章刻制單位進行刻制。印章刻制完成后，行政部門應及時組織對印章的規格、字體、圖案等進行核對，確保與審批內容一致。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、發放部門等信息，并附印章印模。《印章啟用申請表》經公司領導審批后，行政部門負責在公司內部發布印章啟用通知，明確印章的使用范圍和管理要求。印章啟用后，行政部門應將印章印模及相關啟用文件進行歸檔保存，同時在印章管理臺賬中進行登記。五、印章的保管1.保管原則實行專人專管制度，確保印章安全。每枚印章必須指定一名責任心強、工作認真的人員負責保管，不得多人共管。印章保管人員應妥善保管印章，不得將印章隨意放置或交予他人代管，確保印章始終處于可控狀態。2.保管方式公章、合同專用章、財務專用章等重要印章應存放在保險柜或專門的印章保管箱內，并設置密碼或鑰匙進行雙重保護。法定代表人章由法定代表人或其授權的專人保管，與財務專用章等財務印鑒分人保管，以確保財務資金安全。部門章由各部門指定專人保管，保管人員應將印章存放在安全的地方，防止丟失或損壞。3.保管人員職責負責印章的日常保管，確保印章存放安全，無丟失、被盜等情況發生。嚴格按照印章使用規定，審核用印文件，對不符合規定的用印申請予以拒絕，并及時向相關領導匯報。做好印章使用登記工作，詳細記錄印章使用日期、文件名稱、用印份數、批準人等信息，確保登記內容真實、準確、完整。定期檢查印章的使用情況，如發現印章損壞或磨損，應及時向行政部門報告，并申請更換印章。印章保管人員因工作變動或其他原因不再負責印章保管時，應及時辦理印章交接手續，確保印章交接清楚、責任明確。六、印章的使用1.使用流程用印申請：使用部門或個人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、文件名稱、用印份數、用印日期等信息，并附上相關文件或合同草稿。申請表經部門負責人簽字審核后，提交至印章保管部門。審核批準：印章保管部門收到用印申請后，應對用印事由、文件內容、審批流程等進行嚴格審核。對于重要文件或涉及重大事項的用印申請，需報公司領導審批。審核通過后，在《印章使用申請表》上簽署意見并注明批準人。印章使用：印章保管人員根據批準后的《印章使用申請表》，在用印文件或合同上加蓋相應印章，并確保印章清晰、端正、完整。用印完畢后，在《印章使用登記表》上詳細記錄用印情況，包括用印時間、文件名稱、用印份數、批準人等信息，并由用印人簽字確認。用印文件歸檔：用印完成后，用印部門或個人應將用印文件原件及《印章使用申請表》等相關資料及時歸檔保存，以備查閱。2.使用范圍公章：用于公司對外正式文件、合同協議、授權委托書、各類證明、財務報表等的簽署。合同專用章：僅限于公司對外簽訂各類經濟合同、合作協議等。財務專用章：用于公司財務結算票據（如支票、匯票等）的加蓋，以及財務相關文件、報表的確認。法定代表人章：在法定代表人授權范圍內，用于特定財務事項或文件的簽署。部門章：用于本部門內部文件、通知、報表等的蓋章確認，不得對外使用。3.禁止使用情況未經公司領導批準，不得擅自使用印章簽署任何文件或協議。空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。特殊情況確需使用的，須經公司領導批準，并在使用前詳細登記用途、份數、使用期限等信息，使用后及時收回核銷。與公司業務無關的文件、材料不得使用公司印章。用印申請未經審核或審核未通過的，印章保管人員不得擅自用印。七、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機構調整、業務變更、印章損壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用印章名稱、停用原因、停用日期等信息，并報公司領導審批。經批準后，行政部門負責在公司內部發布印章停用通知，告知各部門印章停用事宜。同時，收回停用印章，并將其與相關停用文件一起進行封存保管。2.印章銷毀對于已停用且不再使用的印章，行政部門應定期組織進行銷毀。銷毀前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章名稱、數量、銷毀原因等信息，并附上擬銷毀印章的印模。《印章銷毀申請表》經公司領導審批后，行政部門應指定專人負責印章銷毀工作。銷毀過程應進行現場監督，并拍照或錄像留存，確保印章徹底銷毀，無法恢復使用。印章銷毀完成后，行政部門應填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀印章名稱、數量、銷毀日期、銷毀方式、監銷人等信息，并將銷毀登記表及相關影像資料進行歸檔保存。八、印章的檢查與監督1.定期檢查行政部門應定期對公司印章的保管和使用情況進行檢查，確保印章保管安全、使用規范。檢查內容包括印章存放是否安全、使用登記是否完整、審批流程是否合規等。每季度至少進行一次全面的印章檢查，并形成檢查報告。對于檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查公司領導或審計部門有權對印章管理情況進行不定期抽查，以確保印章管理制度的嚴格執行。抽查方式包括查閱印章使用記錄、詢問保管人員、實地查看印章存放等。對于抽查中發現的違規行為，應及時進行嚴肅處理，并追究相關人員的責任。3.違規處理對于違反印章管理制度，擅自使用印章、未按規定流程用印、印章保管不善導致丟失或損壞等行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。因印