禮品管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品管理，規(guī)范禮品的采購、使用、贈送等行為，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和有效性，維護(hù)公司良好形象，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)、員工福利等方面涉及禮品管理的相關(guān)事宜。

（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保所有禮品活動(dòng)合法合規(guī)。2.必要性原則：禮品的使用應(yīng)基于業(yè)務(wù)需要、維護(hù)客戶關(guān)系或激勵(lì)員工等合理目的，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品的選擇和贈送應(yīng)注重價(jià)值適度，避免過度奢華或鋪張浪費(fèi)，體現(xiàn)公司務(wù)實(shí)、廉潔的作風(fēng)。4.公開透明原則：禮品管理過程應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。

二、禮品管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定禮品管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一管理禮品庫存，建立禮品臺賬，記錄禮品的采購、入庫、領(lǐng)用、發(fā)放等情況。3.根據(jù)實(shí)際需求，負(fù)責(zé)禮品的采購、驗(yàn)收工作，確保禮品質(zhì)量符合要求。4.協(xié)助相關(guān)部門組織禮品贈送活動(dòng)，提供必要的支持和服務(wù)。

（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核禮品采購預(yù)算，確保預(yù)算合理、合規(guī)。2.對禮品采購費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批流程，確保費(fèi)用支出合法合規(guī)。3.定期對禮品管理的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行分析和報(bào)告，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。

（三）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出禮品需求申請，明確禮品用途、對象、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.參與禮品的選型和采購工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)意見和建議。3.負(fù)責(zé)禮品的具體贈送和發(fā)放工作，并及時(shí)反饋禮品贈送效果。

（四）審計(jì)部門負(fù)責(zé)對禮品管理情況進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督，檢查禮品采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見并跟蹤落實(shí)。

三、禮品采購管理（一）采購預(yù)算1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制禮品采購預(yù)算，報(bào)行政部門匯總。2.行政部門結(jié)合公司整體預(yù)算安排，對各部門的禮品采購預(yù)算進(jìn)行審核和平衡，形成公司年度禮品采購預(yù)算草案，提交公司管理層審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的禮品采購預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批流程重新報(bào)批。

（二）采購流程1.需求申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)注明禮品用途、對象、預(yù)計(jì)數(shù)量、預(yù)算金額、時(shí)間要求等信息，提交至行政部門。2.選型建議：行政部門收到申請表后，結(jié)合預(yù)算和實(shí)際需求，對禮品的選型、規(guī)格、質(zhì)量等提出初步建議，并與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商。3.采購實(shí)施：行政部門根據(jù)確定的禮品選型和預(yù)算，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等，應(yīng)按照公司相關(guān)采購管理規(guī)定執(zhí)行。在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.驗(yàn)收入庫：禮品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《禮品入庫單》，并將禮品存放至指定倉庫。如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問題或與合同不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。

四、禮品庫存管理（一）庫存登記行政部門應(yīng)建立詳細(xì)的禮品庫存臺賬，記錄每一種禮品的入庫時(shí)間、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。庫存臺賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。

（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年。盤點(diǎn)工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保盤點(diǎn)過程的準(zhǔn)確性和公正性。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《禮品庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《禮品盤盈/盤虧報(bào)告》，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行相應(yīng)處理。

（三）庫存安全1.禮品倉庫應(yīng)保持安全、整潔、通風(fēng)良好，配備必要的消防、防盜等設(shè)施，確保禮品的安全存放。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。3.定期對倉庫進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫存禮品的損壞、變質(zhì)等問題。

五、禮品使用管理（一）領(lǐng)用流程1.業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品時(shí)，應(yīng)填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核，如庫存充足，予以發(fā)放，并在《禮品領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)。同時(shí)，在禮品庫存臺賬上記錄禮品的領(lǐng)用情況，更新庫存數(shù)量。如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門，并說明情況。

（二）贈送管理1.業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行禮品贈送時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的禮品贈送對象、范圍和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大或改變。2.禮品贈送應(yīng)選擇合適的時(shí)機(jī)和方式，確保贈送過程得體、恰當(dāng)。在贈送禮品時(shí)，應(yīng)填寫《禮品贈送登記表》，詳細(xì)記錄禮品贈送對象、時(shí)間、地點(diǎn)、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。3.對于重要客戶或合作伙伴的禮品贈送，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前制定贈送方案，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。贈送方案應(yīng)包括贈送目的、對象、禮品選擇、贈送時(shí)間、方式及預(yù)算等內(nèi)容。

（三）員工福利禮品管理1.公司為員工發(fā)放福利禮品時(shí)，行政部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，制定員工福利禮品發(fā)放方案，明確發(fā)放對象、禮品種類、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等內(nèi)容，報(bào)公司管理層審批。2.員工福利禮品發(fā)放應(yīng)采用公平、公正、公開的方式進(jìn)行，確保每位員工都能按照規(guī)定領(lǐng)取相應(yīng)的禮品。發(fā)放過程中，應(yīng)填寫《員工福利禮品發(fā)放登記表》，記錄員工姓名、部門、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由員工簽字確認(rèn)。3.如員工因特殊原因無法親自領(lǐng)取福利禮品，可委托他人代領(lǐng)，但需提供授權(quán)委托書及雙方有效身份證件。

六、禮品費(fèi)用管理（一）預(yù)算控制禮品采購費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。如因特殊情況需要超出預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。

（二）報(bào)銷流程1.禮品采購?fù)瓿珊螅姓块T應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、合同等報(bào)銷憑證，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，內(nèi)容完整，與禮品采購實(shí)際情況相符。2.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，報(bào)銷金額與采購合同及實(shí)際支付情況是否一致等。審核無誤后，予以報(bào)銷。3.對于禮品贈送過程中涉及的其他費(fèi)用，如運(yùn)輸費(fèi)、包裝費(fèi)等，應(yīng)按照上述報(bào)銷流程一并處理。

七、禮品監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對禮品管理情況進(jìn)行自查，檢查禮品采購、庫存、使用、費(fèi)用報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和流程要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期或不定期對禮品管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查禮品管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，禮品采購、使用、費(fèi)用支出是否合規(guī)，禮品庫存是否賬實(shí)相符等。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)審計(jì)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。

（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的禮品管理行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。2.因禮品管理違規(guī)