采購控制管理程序?一、目的本程序旨在規范公司采購活動，確保采購過程的透明、高效、合規，獲得符合質量要求、價格合理的物資和服務，滿足公司生產、運營及發展的需求，同時有效控制采購成本和風險。

二、適用范圍本程序適用于公司內所有物資和服務的采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、外包服務等。

三、職責1.采購部門負責制定采購計劃，尋找合格供應商，進行采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤采購訂單的執行情況。定期評估供應商，建立供應商檔案，維護與供應商的良好合作關系。收集市場信息，分析采購成本，提出降低采購成本的建議和措施。2.需求部門根據公司生產、運營計劃，提出物資和服務的需求申請，明確規格、數量、交貨時間等要求。參與采購過程中的技術評審、質量檢驗等工作，協助采購部門確保采購物資和服務符合要求。對采購物資和服務的使用情況進行跟蹤和反饋，提出改進意見。3.質量部門制定采購物資和服務的質量檢驗標準和檢驗流程。負責對采購物資和服務進行到貨檢驗、抽檢等質量檢驗工作，確保采購物資和服務符合質量要求。對不合格采購物資和服務進行判定和處理，跟蹤整改情況。4.財務部門負責審核采購合同的付款條款，確保付款安排符合公司財務規定。辦理采購款項的支付手續，對采購成本進行核算和分析。參與采購成本控制和預算管理工作，提供財務數據支持和建議。

四、程序內容

采購需求確定1.需求提出各需求部門根據公司年度生產、運營計劃，結合實際工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明物資或服務的名稱、規格型號、數量、技術要求、交貨時間、用途等信息。對于緊急采購需求，需求部門應在申請表中注明"緊急"字樣，并說明緊急原因和預計交貨時間。2.需求評審采購部門收到《采購需求申請表》后，組織相關部門（如技術部門、質量部門、財務部門等）對需求進行評審。評審內容包括需求的合理性、必要性、技術可行性、質量要求、預算限制等。對于復雜或重大采購需求，應召開專門的評審會議進行討論。若評審通過，采購部門將《采購需求申請表》納入采購計劃；若評審不通過，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因，需求部門根據評審意見對需求進行調整后重新提交評審。

采購計劃制定1.采購計劃編制采購部門根據經過評審的采購需求，結合庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、預計采購時間、交貨時間、采購預算等信息。對于有庫存要求的物資，采購計劃應考慮庫存周轉率，合理安排采購數量和時間，避免積壓或缺貨。2.采購計劃審批采購計劃編制完成后，提交采購部門負責人審核。采購部門負責人審核采購計劃的合理性、完整性以及與公司整體運營計劃的協調性。審核通過的采購計劃報公司分管領導審批。公司分管領導根據公司戰略目標、財務狀況等因素，對采購計劃進行最終審批。經審批后的采購計劃作為采購活動的依據，采購部門嚴格按照采購計劃組織實施采購。如因特殊情況需要調整采購計劃，應按照原審批流程進行申請和審批。

供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、客戶推薦、行業協會等。收集潛在供應商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.供應商篩選與評估采購部門根據采購物資或服務的要求，制定供應商篩選標準，對潛在供應商進行初步篩選。對篩選合格的供應商進行實地考察或要求其提供相關資質文件、業績證明、樣品等資料，進一步評估其生產能力、質量控制體系、管理水平、財務狀況等。采購部門組織質量部門、技術部門等相關人員對供應商進行綜合評估，填寫《供應商評估表》。評估內容包括質量、價格、交貨期、服務、技術能力、管理水平等方面，按照一定權重計算供應商綜合得分。3.合格供應商確定根據供應商綜合評估得分，采購部門確定合格供應商名單。合格供應商應滿足公司設定的最低評估標準。將合格供應商名單提交采購部門負責人審核，審核通過后報公司分管領導批準。建立合格供應商檔案，檔案內容包括供應商基本信息、評估記錄、合作記錄、年度評價等，以便對供應商進行動態管理。4.供應商年度評價采購部門每年定期對合格供應商進行年度評價。評價內容包括供應物資質量情況、交貨期執行情況、價格水平、售后服務質量、合作配合度等方面。采購部門收集各相關部門對供應商的評價意見，結合采購交易數據，對供應商進行全面評價，填寫《供應商年度評價表》。根據年度評價結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，可給予更多的合作機會和優惠政策；對于表現不佳的供應商，采購部門應與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可取消其合格供應商資格。

采購合同簽訂1.采購合同起草采購部門根據采購計劃和與供應商達成的共識，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同的條款應符合法律法規的要求，語言表述清晰、準確，避免歧義。對于重要采購合同，可咨詢公司法律顧問的意見。2.采購合同審核采購合同起草完成后，提交采購部門負責人審核。采購部門負責人重點審核合同條款的完整性、合理性、合規性以及與采購計劃的一致性。采購合同經采購部門負責人審核通過后，流轉至質量部門、財務部門等相關部門進行會簽。質量部門審核合同中關于質量標準、檢驗條款等內容；財務部門審核合同付款條款、價格條款等是否符合公司財務規定和成本控制要求。各相關部門在會簽過程中如發現問題，應及時與采購部門溝通，提出修改意見，采購部門根據意見對合同進行修改完善。3.采購合同簽訂經各相關部門會簽且修改完善后的采購合同，提交公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。采購部門將簽訂后的采購合同副本分發給需求部門、質量部門、財務部門等相關部門，以便各部門跟蹤合同執行情況和履行各自職責。同時，采購部門負責將采購合同原件歸檔保存，以備查閱。

采購訂單下達1.采購訂單生成采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的具體要求，與采購合同條款保持一致。采購訂單應包含訂單編號、供應商名稱、物資或服務名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量要求、包裝要求等詳細信息。對于分批交貨的采購訂單，應明確各批次的交貨時間和數量。2.采購訂單審批采購訂單下達前，采購部門負責人對采購訂單進行審批。審批內容包括訂單與采購合同的一致性、訂單條款的合理性、采購數量和價格的準確性等。如采購訂單涉及金額較大或特殊采購項目，采購訂單還需報公司分管領導審批。經審批后的采購訂單方可正式發送給供應商。3.采購訂單跟蹤采購部門安排專人負責采購訂單的跟蹤，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。采購部門定期與供應商溝通，掌握訂單執行過程中的問題和困難，并協調解決。對于可能影響交貨期的問題，應提前采取措施，如要求供應商加快生產進度、調整運輸方式等。采購部門將采購訂單執行情況及時反饋給需求部門，讓需求部門了解物資或服務的供應動態，做好接收準備。

采購物資驗收1.驗收準備質量部門根據采購物資的特點和質量要求，制定詳細的驗收計劃和驗收標準，明確驗收項目、驗收方法、驗收工具等。需求部門提前做好驗收場地、設備、人員等方面的準備工作，確保驗收工作順利進行。采購部門通知供應商物資到貨時間，并要求供應商提供相關質量證明文件，如產品合格證、質量檢驗報告等。2.到貨檢驗物資到貨后，采購部門及時通知質量部門進行檢驗。質量部門按照驗收計劃和標準對采購物資的數量、規格型號、外觀質量等進行檢驗。對于需要進行理化性能檢測、功能測試等的物資，質量部門安排專業人員或委托有資質的檢測機構進行檢測。質量部門在檢驗過程中，如實記錄檢驗情況，填寫《采購物資檢驗記錄單》。如發現物資存在數量短缺、規格不符、外觀缺陷、質量不合格等問題，應及時通知采購部門和供應商。3.驗收結果處理質量部門根據檢驗結果出具《采購物資驗收報告》。驗收報告應明確物資是否合格，對于不合格物資，應詳細說明不合格情況和處理建議。對于驗收合格的物資，需求部門辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨、降價等。供應商應在規定時間內對不合格物資進行處理，并承擔相應的責任。質量部門對不合格物資的處理情況進行跟蹤，確保問題得到妥善解決。同時，對不合格物資的處理情況進行記錄，分析原因，采取措施防止類似問題再次發生。

采購付款1.付款申請采購部門在收到供應商的發票和送貨單等相關憑證，并確認物資驗收合格后，填寫《采購付款申請表》。付款申請表應注明采購合同編號、供應商名稱、物資或服務名稱、數量、金額、付款方式、發票號碼等信息。采購部門將填寫好的《采購付款申請表》提交財務部門審核。財務部門審核付款申請的真實性、合法性、合規性以及與采購合同的一致性，同時核對發票金額、付款金額、付款期限等是否正確。2.付款審批財務部門審核通過的付款申請，按照公司財務審批流程進行審批。審批人根據公司財務制度和資金狀況，對付款申請進行審批。對于金額較大的付款申請，可能需要報公司分管領導或總經理審批。經審批后的付款申請方可辦理付款手續。3.付款執行財務部門根據審批后的付款申請，按照公司規定的付款方式和付款期限向供應商支付款項。付款方式包括支票、匯票、電匯、網銀支付等。財務部門在付款后，及時進行賬務處理，記錄付款日期、付款金額、供應商名稱等信息，并將付款憑證復印件交采購部門存檔。

采購記錄與檔案管理1.采購記錄保存采購部門負責保存采購活動過程中的各類記錄，包括采購需求申請表、采購計劃、供應商評估表、采購合同、采購訂單、驗收報告、發票、付款憑證等。采購記錄應真實、完整、準確，按照時間順序和類別進行整理歸檔，便于查閱和追溯。采購記錄的保存期限應符合公司檔案管理規定和相關法律法規的要求，一般情況下保存期限不少于[X]年。2.檔案管理建立采購檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責和檔案管理流程。采購檔案應分類存放，標識清晰，便于查找。檔案管理人員應定期對采購檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。對于涉及商業機密、公司敏感信息的采購檔案，應采取保密措施，限制查閱權限。

采購績效評估1.評估指標設定建立采購績效評估體系，設定采購績效評估指標。評估指標包括采購成本、采購質量、交貨期、服務水平、供應商管理等方面。采購成本指標可包括采購價格降低率、采購成本節約額等；采購質量指標可包括物資驗收合格率、退貨率等；交貨期指標可包括按時交貨率等；服務水平指標可包括供應商投訴處理及時率等；供應商管理指標可包括供應商開發數量、供應商淘汰率等。2.評估方法采購部門定期（每季度或每年）對采購績效進行評估。評估方法可采用定量分析與定性分析相結合的方式，通過收集采購數據、統計分析、問卷調查、部門評價等方法獲取評估信息。根據設定的評估指標和權重，計算采購績效得分，對采購工作進行全面評價。3.評估結果應用將采購績效評估結果反饋給采購部門及相關人員，肯定成績，指出不足。根據評估結果，對采購工作表