OA系統管理辦法試行?一、總則（一）目的為規范公司OA系統的使用與管理，提高工作效率，實現信息資源的有效共享和協同辦公，結合公司實際情況，特制定本辦法。

（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及OA系統內涉及的相關業務流程。

（三）基本原則1.高效便捷原則：以提高工作效率為核心，優化業務流程，確保信息傳遞及時、準確，減少溝通成本和時間損耗。2.安全保密原則：嚴格保護公司機密信息，防止信息泄露、篡改和非法訪問，確保OA系統的安全性和穩定性。3.規范統一原則：明確OA系統的操作規范和流程標準，確保各類信息錄入、處理和流轉的一致性和規范性。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極使用OA系統，充分發揮其協同辦公功能，形成良好的信息化工作氛圍。

二、職責分工（一）信息管理部門1.負責OA系統的日常維護、技術支持和安全管理，確保系統的穩定運行。2.對OA系統進行定期巡檢，及時處理系統故障和問題，保障用戶正常使用。3.根據公司業務發展和管理需求，對OA系統進行功能優化和升級。

（二）系統管理員1.負責OA系統的用戶賬號創建、權限設置和維護管理。2.指導用戶正確使用OA系統，解答用戶在系統操作過程中遇到的問題。3.監控系統運行情況，及時發現并處理異常情況，確保系統數據的完整性和準確性。

（三）各部門負責人1.負責組織本部門員工學習和使用OA系統，推動各項業務流程在OA系統上的順利開展。2.監督本部門員工在OA系統中的操作行為，確保信息錄入的真實性、準確性和及時性。3.根據本部門業務需求，合理調整和優化OA系統中的相關流程和權限設置。

（四）全體員工1.積極參與OA系統的使用，按照規定流程和要求在系統中處理各類工作事務。2.及時、準確地錄入和更新個人工作信息，確保系統數據的有效性。3.妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人，如發現賬號異常應及時通知系統管理員。

三、系統使用規范（一）賬號管理1.員工入職時，由系統管理員根據其崗位和職責創建相應的OA系統賬號，并分配初始密碼。員工應在首次登錄系統后及時修改密碼，確保賬號安全。2.員工離職或崗位變動時，所在部門負責人應及時通知系統管理員進行賬號停用或權限調整操作。3.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。如因特殊原因需他人代為操作，應進行書面授權，并承擔相應責任。

（二）登錄與使用1.員工通過公司內部網絡或指定的外部訪問方式登錄OA系統。登錄時應使用本人賬號和密碼，不得冒用他人身份登錄。2.登錄系統后，應及時查看待辦事項、通知公告等信息，確保不遺漏重要工作任務。3.在使用OA系統過程中，應嚴格按照系統設定的流程和操作規范進行操作，不得隨意更改系統設置或破壞系統功能。4.對于系統中涉及的各類文件、資料和數據，應妥善保存和使用，不得擅自刪除、篡改或泄露。

（三）信息錄入與維護1.員工應根據工作實際情況，及時、準確地在OA系統中錄入各類信息，包括但不限于工作匯報、文件上傳、審批申請等。2.對于已錄入的信息，如需修改或補充，應按照系統規定的操作流程進行操作，并確保修改后的信息真實、準確。3.定期對個人在OA系統中的信息進行整理和維護，刪除無效或過期的信息，確保系統數據的整潔和有效。

（四）系統安全1.嚴格遵守國家有關計算機信息系統安全的法律法規，不得利用OA系統從事違法違規活動。2.注意防范網絡安全風險，如避免在系統中點擊來源不明的鏈接、下載可疑文件等，防止計算機病毒和惡意軟件的入侵。3.如發現系統存在安全漏洞或異常情況，應及時報告信息管理部門或系統管理員進行處理。

四、業務流程管理（一）流程設計與優化1.根據公司業務特點和管理需求，由信息管理部門會同相關部門共同設計OA系統中的業務流程。2.定期對現有業務流程進行評估和優化，根據業務發展變化及時調整流程環節和審批權限，確保流程的科學性和合理性。3.在流程設計和優化過程中，充分征求各部門和員工的意見和建議，提高流程的可操作性和認可度。

（二）流程發起與審批1.員工根據工作需要發起相應的業務流程，如請假申請、費用報銷、文件審批等。發起流程時應詳細填寫相關信息，確保流程內容完整、準確。2.流程發起后，按照預先設定的審批路徑依次提交給各級審批人進行審批。審批人應在規定時間內完成審批操作，并給出明確的審批意見。3.對于審批不通過的流程，審批人應注明原因，由發起人根據審批意見進行修改后重新提交審批。

（三）流程跟蹤與監控1.發起人可以通過OA系統實時跟蹤業務流程的審批進度，及時了解流程所處狀態。2.信息管理部門負責對OA系統中的業務流程進行整體跟蹤和監控，及時發現流程運行過程中的異常情況，并協調相關部門進行處理。3.定期對業務流程的運行情況進行統計分析，為流程優化和管理決策提供數據支持。

五、文件與資料管理（一）文件上傳1.員工根據工作需要，可在OA系統中上傳各類文件和資料，如報告、合同、規章制度等。上傳的文件應確保格式規范、內容完整、清晰可讀。2.對于重要文件，應進行必要的加密或權限設置，防止未經授權的訪問和下載。3.在上傳文件時，應準確填寫文件標題、摘要、關鍵詞等信息，以便于文件的分類檢索和查詢。

（二）文件分類與存儲1.OA系統應建立科學合理的文件分類體系，對上傳的文件進行分類存儲，便于用戶查找和使用。2.文件分類應遵循公司的組織架構、業務范疇和管理需求，確保文件存放位置清晰、有條理。3.定期對文件進行整理和歸檔，將過期或無用的文件進行清理，釋放系統存儲空間。

（三）文件共享與查閱1.根據工作需要，員工可將部分文件設置為共享狀態，供其他相關人員查閱和下載。共享文件應明確共享范圍和權限。2.在查閱共享文件時，應遵守相關的保密規定和使用權限，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。3.對于涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱和使用范圍。

六、系統培訓與支持（一）培訓計劃1.信息管理部門應制定OA系統培訓計劃，定期組織面向全體員工的系統操作培訓。2.培訓內容應涵蓋OA系統的基本功能、操作流程、業務應用等方面，根據員工的崗位需求和操作水平進行有針對性的培訓。3.培訓方式可采用集中授課、在線視頻教程、現場演示等多種形式，確保員工能夠熟練掌握OA系統的使用方法。

（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展培訓活動，確保培訓的按時、有序進行。培訓過程中應設置互動環節，及時解答員工提出的問題。2.為員工提供培訓資料和操作手冊，方便員工在培訓后進行復習和參考。3.對新入職員工或轉崗員工進行OA系統的專項培訓，使其盡快熟悉系統操作和相關業務流程。

（三）技術支持1.信息管理部門設立專門的技術支持熱線或郵箱，及時受理員工在OA系統使用過程中遇到的技術問題和操作疑問。2.對于一般性問題，應在規定時間內給予在線解答或遠程協助；對于復雜問題，應及時安排技術人員進行現場處理。3.定期收集員工對技術支持工作的反饋意見，不斷改進技術支持服務質量，提高問題解決效率。

七、監督與考核（一）監督檢查1.信息管理部門負責對OA系統的使用情況進行定期監督檢查，重點檢查員工的賬號使用、信息錄入、流程操作、文件管理等方面是否符合規定。2.各部門負責人應加強對本部門員工OA系統使用情況的日常監督，及時發現和糾正不規范行為。3.對于發現的違規行為，應及時進行記錄和通報，并要求相關責任人限期整改。

（二）考核評價1.將OA系統的使用情況納入員工績效考核體系，作為員工年度考核、評優評先的參考依據之一。2.考核內容主要包括系統操作的熟練程度、信息錄入的準確性和及時性、流程審批的效率和質量、文件管理的規范性等方面。3.根據考核結果，對表現優秀的員工給予表彰和獎勵，對存在問題