醫藥價格政策文件檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強醫藥價格政策文件檔案的規范化管理，確保文件檔案的完整性、準確性和安全性，便于查閱、利用和追溯，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于與醫藥價格政策相關的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于國家及地方政府發布的醫藥價格政策法規、通知、批復、調研報告、會議紀要、內部工作文件等。

（三）管理原則1.集中統一管理原則所有醫藥價格政策文件檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則按照文件的性質、來源、時間等因素進行分類，便于查找和管理。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止文件檔案的泄露、損壞和丟失，確保檔案信息的安全。4.動態管理原則隨著醫藥價格政策的不斷變化和工作的持續開展，及時對檔案進行更新、補充和完善，保證檔案的時效性和準確性。

二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善醫藥價格政策文件檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理醫藥價格政策文件檔案，包括文件的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。4.按照規定對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案信息的安全。5.建立檔案管理信息化系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高相關人員的檔案管理意識和業務水平。

（二）文件形成部門職責1.負責本部門產生的醫藥價格政策文件的收集、整理和初步審核工作，確保文件的齊全、完整和準確。2.在規定時間內將整理好的文件移交檔案管理部門，并辦理交接手續。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協助和支持。

（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責，確保檔案管理工作的規范、有序進行。2.負責檔案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱登記等，保證檔案的安全和完整。3.熟練掌握檔案管理信息化系統的操作技能，及時將檔案信息錄入系統，實現檔案的電子化管理。4.定期對檔案進行清查、核對，發現問題及時報告并采取措施進行處理。5.積極為檔案查閱、利用人員提供服務，按照規定辦理查閱、借閱手續，及時歸還檔案。

三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.國家及地方政府發布的有關醫藥價格政策的法律法規、規章、規范性文件等。2.上級主管部門下發的涉及醫藥價格政策的通知、意見、批復等文件。3.本單位制定的與醫藥價格相關的政策、制度、辦法、方案等內部文件。4.醫藥價格調研、統計分析報告，以及相關會議形成的紀要、決議等文件。5.與醫藥價格政策執行情況有關的監督檢查報告、整改記錄等文件。6.其他與醫藥價格政策相關的文件、資料、記錄等。

（二）收集要求1.文件形成部門應及時將產生的醫藥價格政策文件收集齊全，確保文件無遺漏。2.收集的文件應保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應進行修復或補充。3.對于電子文件，應確保其格式規范、內容完整，并進行備份存儲。4.文件形成部門應在文件產生后的規定時間內，將文件移交檔案管理部門。

（三）整理方法1.分類根據醫藥價格政策文件的性質、來源、時間等因素，將檔案分為以下幾類：政策法規類：國家及地方政府發布的醫藥價格政策法規文件。上級文件類：上級主管部門下發的涉及醫藥價格政策的文件。內部文件類：本單位制定的與醫藥價格相關的內部文件。調研統計類：醫藥價格調研、統計分析報告等文件。會議文件類：與醫藥價格政策相關的會議紀要、決議等文件。監督檢查類：醫藥價格政策執行情況的監督檢查報告、整改記錄等文件。其他類：不屬于以上分類的其他與醫藥價格政策相關的文件。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的管理和查找。編號規則可根據實際情況制定，例如：采用年份+類別代碼+順序號的方式進行編號。3.編目對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、文件名稱、文件日期、文件來源、保管期限等內容，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂對于紙質檔案，應進行裝訂。裝訂時應注意保持文件的整齊、牢固，避免損壞文件內容。

四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應按照檔案整理要求，對收集到的文件進行進一步整理和審核，確保檔案的質量符合歸檔標準。2.檔案應按照分類編號順序進行歸檔，同一類檔案應集中存放，便于查找和管理。3.歸檔的檔案應編制歸檔目錄，注明檔案編號、文件名稱、歸檔日期等信息，并將歸檔目錄一式兩份，一份存入檔案盒內，一份單獨保存。

（二）保管期限根據醫藥價格政策文件的重要性和時效性，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管國家及地方政府發布的重要醫藥價格政策法規文件。本單位制定的具有長期保存價值的醫藥價格政策文件。涉及醫藥價格重大決策、重要事件的文件。2.定期保管上級主管部門下發的一般性醫藥價格政策文件，保管期限一般為[X]年。本單位制定的階段性醫藥價格政策文件，保管期限一般為[X]年。醫藥價格調研、統計分析報告等文件，保管期限一般為[X]年。定期保管的檔案到期后，經鑒定確無保存價值的，可按照規定進行銷毀。

（三）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保紙質檔案的安全保管。檔案應分類存放在檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應進行備份存儲，備份介質應選擇安全可靠的存儲設備，并定期進行檢查和更新。同時，應采取必要的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。

（四）檔案保管的檢查與維護1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、安全性等方面。發現問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。2.對于紙質檔案，應定期進行清點、核對，如有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。同時，要做好檔案庫房的清潔、通風、防潮、防蟲等工作，確保檔案的保存環境良好。3.對于電子檔案，應定期對存儲設備進行檢查，確保電子檔案的可讀性和可用性。同時，要及時更新殺毒軟件和防火墻，防止電子檔案受到病毒感染和網絡攻擊。

五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.本單位內部人員因工作需要查閱醫藥價格政策文件檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供必要的查閱場所和設備，并指定專人負責協助查閱。3.查閱人員應在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。

（二）借閱規定1.外單位人員因工作需要借閱醫藥價格政策文件檔案的，應提前向本單位提出借閱申請，并提交單位介紹信或相關證明文件。2.借閱申請經本單位主管領導批準后，由檔案管理部門與借閱單位簽訂《檔案借閱協議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并經批準后方可延長。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、復印、摘錄檔案內容，不得擅自將檔案用于與借閱目的無關的其他用途。如因特殊情況需要復印或摘錄檔案內容的，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。5.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應的責任。

六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期限已滿的醫藥價格政策文件檔案進行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關業務部門人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查和分析。3.鑒定小組應根據檔案的內容、性質、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。對于確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。

（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核、單位主管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀工作應指定專人負責，確保銷毀過程的安全、規范。銷毀方式可根據檔案的性質和數量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒等。3.在檔案銷毀過程中，應安排專人進行監督，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀完畢后，應填寫《檔案銷毀記錄》，注明檔案名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式、監督人員等信息，并由銷毀人員和監督人員簽字確認。5.《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀記錄》等相關資料應作為檔案進行保存，以備查考。

七、檔案管理信息化建設（一）信息化系統建設目標1.建立完善的醫藥價格政策文件檔案管理信息化系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.通過信息化系統，實現檔案的在線查閱、借閱申請、審批、歸還等功能，方便檔案利用人員的操作。3.利用信息化系統對檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等全過程進行跟蹤和管理，確保檔案管理工作的規范化和科學化。

（二）信息化系統功能模塊1.檔案錄入模塊負責將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入系統，包括檔案編號、文件名稱、文件日期、文件來源、保管期限等內容，建立檔案數據庫。2.檔案查詢模塊提供多種查詢方式，如按檔案編號、文件名稱、文件日期、文件來源等條件進行查詢，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理模塊實現借閱申請、審批、歸還等功能。用戶可在線提交借閱申請，系統自動將申請發送給審批人員進行審批。審批通過后，用戶可進行借閱操作。借閱期滿后，系統自動提醒用戶歸還檔案。4.權限管理模塊設置不同的用戶角色和權限，如檔案管理人員、查閱人員、借閱人員等。不同角色具有不同的操作權限，確保檔案信息的安全和保密。5.統計分析模塊對檔案的數量、類別、保管期限等信息進行統計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數據支持。6.系統維護模塊負責系統的日常維護和管理，包括數據備份、恢復、系統升級、用戶管理等功能。

（三）信息化系統安全保障1.建立健全信息化系統安全管理制度，加強對系統的安全防護和管理。2.采用先進的安全技術和設備，如防火墻、入侵檢測系統、加密技術等，防止網絡攻擊和數據泄露。3.定期對系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并修復