計算機軟硬件采購制度建設V1.0?一、制度目的本制度旨在規范公司計算機軟硬件采購流程，確保采購活動的科學性、合理性、公正性和透明度，提高采購效率，滿足公司業務發展對計算機軟硬件的需求，同時保障采購質量，控制采購成本，維護公司利益。

二、適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要進行的計算機硬件設備（包括但不限于服務器、計算機終端、存儲設備、網絡設備等）以及軟件產品（包括操作系統、辦公軟件、行業應用軟件等）的采購活動。

三、職責分工1.需求部門根據本部門業務需求，提出計算機軟硬件采購申請，詳細說明采購的理由、用途、功能要求、數量、預算等信息。配合采購部門進行采購前期的調研、選型等工作，提供技術支持和業務需求反饋。參與到貨驗收工作，對采購的軟硬件進行試用和驗收，確保符合本部門業務需求。2.采購部門負責制定采購計劃，根據公司預算和需求部門的申請，合理安排采購時間和采購方式。組織開展市場調研，收集供應商信息，建立供應商數據庫，進行供應商的篩選、評估和管理。按照采購流程，與選定的供應商進行商務談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。協調解決采購過程中出現的問題，如與供應商的糾紛、交貨延遲等，保障采購工作的順利進行。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購資金的合理性和合規性。參與采購合同的審核，重點審查合同中的價格條款、付款方式、結算方式等財務相關內容。按照合同約定和公司財務制度，辦理采購款項的支付手續。對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持，協助控制采購成本。4.信息技術部門為需求部門提供技術咨詢和建議，協助制定采購技術方案，評估采購產品的技術可行性和兼容性。參與到貨驗收工作，從技術角度對采購的軟硬件進行測試和評估，確保其滿足公司信息技術架構和業務系統的要求。負責對采購的軟件進行安裝、調試、培訓等技術支持工作，保障軟件的正常運行。

四、采購流程1.采購申請需求部門根據業務發展需要，填寫《計算機軟硬件采購申請表》，詳細描述采購項目的名稱、規格型號、數量、技術參數、預算金額、預期使用時間等信息，并附上相關的業務需求說明或技術方案。《采購申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到需求部門的采購申請后，對申請內容進行初步審核，檢查申請信息是否完整、準確，預算是否合理等。對于金額較小（具體金額標準由公司根據實際情況確定）的采購申請，采購部門審核通過后，報分管領導審批。對于金額較大的采購申請，采購部門組織相關部門（如財務部門、信息技術部門等）進行聯合評審，評審通過后報公司總經理審批。審批通過后的采購申請返回采購部門，作為采購工作的依據。3.采購計劃制定采購部門根據審批通過的采購申請，結合公司庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，制定詳細的采購計劃。采購計劃包括采購項目的名稱、規格型號、數量、采購時間、采購方式、預算金額、預計到貨時間等內容。采購計劃經采購部門負責人審核后，報分管領導備案。4.市場調研與供應商選擇采購部門根據采購計劃，開展市場調研工作，收集相關計算機軟硬件產品的信息，包括產品性能、價格、質量、售后服務等方面。通過多種渠道（如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、咨詢專業機構等）獲取供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購項目的要求，從供應商數據庫中篩選出若干潛在供應商，并對其進行初步評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、技術水平、產品質量、價格優勢、售后服務等方面。采購部門組織相關部門（如信息技術部門、需求部門等）對潛在供應商進行實地考察或邀請供應商進行產品演示，進一步了解供應商的實際情況和產品特點。根據評估和考察結果，采購部門確定最終的供應商，并與其進行商務談判，爭取最有利的采購條件，包括價格、交貨期、售后服務等。5.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商協商一致后，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購產品的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等條款。采購合同經采購部門負責人審核后，提交至財務部門審核。財務部門重點審核合同中的價格條款、付款方式、結算方式等財務相關內容，確保合同符合公司財務制度和預算要求。財務部門審核通過后，采購合同提交至公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。采購合同一式多份，分別由采購部門、供應商、財務部門、信息技術部門等留存。6.采購執行與跟蹤采購部門根據采購合同的約定，及時向供應商發送采購訂單，明確采購產品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并跟蹤訂單執行情況。供應商按照采購訂單的要求組織生產和發貨，并及時向采購部門反饋發貨信息。采購部門應及時掌握采購產品的運輸情況，確保按時到貨。在采購產品到貨前，采購部門通知需求部門、信息技術部門等相關部門做好驗收準備工作。7.到貨驗收采購產品到貨后，由采購部門組織需求部門、信息技術部門、財務部門等相關部門進行聯合驗收。驗收人員按照采購合同和相關標準，對采購產品的數量、規格型號、外觀、質量、性能等進行逐一檢查。對于軟件產品，信息技術部門負責進行安裝、調試、測試等工作，確保軟件能夠正常運行，并滿足需求部門的業務要求。驗收合格后，驗收人員在《計算機軟硬件驗收報告》上簽字確認。如發現產品存在質量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取相應的解決措施，如換貨、退貨、補貨等，并跟蹤問題解決情況。8.付款結算驗收合格后，供應商提交付款申請，采購部門審核付款申請的真實性和準確性，并提交至財務部門。財務部門根據采購合同和驗收報告，審核付款申請，確認無誤后按照公司財務制度辦理付款手續。對于采用分期付款方式的采購項目，財務部門按照合同約定的付款時間和金額進行支付。

五、采購方式1.集中采購對于公司通用的計算機軟硬件產品，如操作系統、辦公軟件等，采用集中采購的方式。由采購部門統一組織采購，與供應商簽訂框架協議，各需求部門根據實際需要從框架協議中選擇具體的產品和服務。集中采購可以通過批量采購獲得價格優惠，降低采購成本，同時便于公司進行統一管理和維護。2.分散采購對于因特殊業務需求或個性化定制的計算機軟硬件產品，采用分散采購的方式。由需求部門根據采購流程自行組織采購，采購部門提供必要的指導和監督。分散采購能夠更好地滿足需求部門的個性化需求，但采購成本可能相對較高，需要加強對采購過程的控制和管理。3.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的計算機軟硬件采購項目，采用招標采購的方式。采購部門按照相關法律法規和公司規定，制定招標文件，發布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。通過招標采購，可以充分引入市場競爭，選擇最優的供應商和產品，確保采購質量和性價比。4.競爭性談判采購對于技術復雜或性質特殊，不能確定詳細規格或具體要求的計算機軟硬件采購項目，或者招標后沒有供應商投標、沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，采用競爭性談判采購的方式。采購部門與不少于三家的供應商進行談判，根據談判結果確定成交供應商。競爭性談判采購能夠提高采購效率，滿足緊急采購需求。5.單一來源采購符合下列情形之一的計算機軟硬件采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時，采購部門應組織相關部門進行論證，并報公司領導審批。

六、供應商管理1.供應商準入采購部門負責建立供應商準入標準和流程，明確供應商應具備的資質條件、生產能力、技術水平、產品質量、售后服務等方面的要求。潛在供應商向采購部門提交《供應商準入申請表》，并提供相關證明材料，如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證證書、業績證明等。采購部門對潛在供應商提交的申請和材料進行審核，必要時進行實地考察。審核通過后，將潛在供應商納入供應商數據庫，并報分管領導備案。2.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。采購部門可以通過收集需求部門、信息技術部門等相關部門的反饋意見，以及對采購產品的驗收情況、使用情況等進行綜合評估。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時進行整改或淘汰。3.供應商激勵與約束公司建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款、頒發榮譽證書等，以鼓勵供應商提高產品質量和服務水平。同時，公司建立供應商約束機制，對于違反采購合同約定、產品質量不合格、售后服務不到位等情況的供應商，采取相應的懲罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。

七、采購預算管理1.預算編制需求部門在提出采購申請時，應同時編制采購預算，明確采購項目的預計費用，包括產品價格、運輸費、安裝調試費、稅費等各項支出。采購預算應根據公司業務發展規劃、實際需求和市場行情等因素進行合理編制，確保預算的科學性和合理性。財務部門對需求部門提交的采購預算進行審核，結合公司年度預算安排，提出審核意見，并報公司領導審批。2.預算執行采購部門應嚴格按照批準的采購預算進行采購活動，控制采購成本，確保采購費用不超過預算金額。在采購過程中，如因特殊情況需要調整采購預算，需求部門應重新填寫《采購預算調整申請表》，說明調整的原因和金額，按照采購審批流程進行審批。財務部門根據審批后的預算調整申請，對采購預算進行相應調整，并監督采購預算的執行情況。3.預算分析與控制財務部門定期對采購預算的執行情況進行分析，對比實際采購支出與預算金額的差異，分析差異產生的原因。對于超預算采購的情況，財務部門應及時查明原因，并采取相應的措施進行控制和糾正，如要求采購部門說明情況、暫停采購項目、調整預算等。通過對采購預算的分析與控制，不斷完善采購預算管理，提高預算的準確性和執行效率，合理控制采購成本。

八、監督與審計1.內部監督公司內部審計部門負責對計算機軟硬件采購活動進行定期或不定期的審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否有效、采購資金是否合理使用等。審計部門可以通過查閱采購文件、合同、發票、驗收報告等資料，實地走訪供應商、需求部門等方式進行審計。對于審計中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保采購活動規范、合法、有效。2.采購部門自查采購部門應建立內部自查制度，定期對采購工作進行自查，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、供應商管理情況等。采購部門應對自查中發現的問題及時進行整改，并將自查情況和整改結果向公司領導報告。3