32/32sap進階系列(1)：SAP產品構成總體介紹SAP的產品構成如圖1所示，其核心局部稱為mySAP商務套件，mySAP商務套件是跨行業的通用產品。對于某些行業特定的功能，mySAP商務套件的核心是mySAPERP。它還包含了mySAP供給商關系管理（SRM）,mySAP客戶關系管理（CRM）,mySAP產品生命周期管理（PLM）,mySAP供給鏈管理（SCM）。本篇主要介紹mySAPERP,NetWeaver是mySAP商務套件的集成技術平臺。將在技術篇和集成篇中介紹。如圖3所示，mySAPERP包含三個層面：戰略層面、運營層面和技術架構。其中運營層面中分為以下幾大塊內容：物流管理(LO)、財務管理(FI)、人力資源(HR)和跨模塊組件(CA).圖4是運營層面的模塊一覽。其中跨模塊組件是指在人財物三個模塊中公用的功能，比方工作流，鉆取報表，分類管理等。sap進階系列(2)：第一篇：財務總覽之SAP系統兩個主要的特點1.SAP財務總覽

1.1SAP系統兩個主要的特點：

SAP作為全球管理軟件的領導者,從其創業伊始就奠定了其管理軟件的兩個核心特點,而這兩個特點也是SAP財務的主要特點:SAP是一個“集成的系統〞,同時也是一個“標準化的系統〞。

我們用兩個情景具體說明：1.1.1集成的系統假設某集團公司的財務部下設四個部門：方案部、資金管理部、投資部、會計部，而圖當中的圓圈代表業務部門。某天，在業務部門（比方說：倉庫）發生了一個簡單的業務――收貨，讓我們來看看這筆業務對于財務部的一系列影響。

首先，這筆收貨可能不是一個單獨的動作，它是采購訂單的一個執行步驟。收貨完成后，我們會收到供給商的發票，這時候會計部門會進行發票校驗。在SAP系統中這也不是一個單獨的輸入，而是作為收貨和采購訂單的一個后續事務。SAP系統會自動進行“三單〞匹配的校驗。“三單〞包括采購訂單、收貨單和發票。校驗的內容包括：發票上的數量是否與收貨的數量相一致，發票的單價是否與采購訂單的單價相一致，以及日期等等。另外，在系統里可以設定相應的容差，容差的目的是使微小的差異不干擾總體業務的執行。

這筆業務的影響還沒有結束。在發票校驗時，SAP系統會自動進行預算檢查，即檢查本次采購支出是否有足夠的預算。但是如果一個供給商和你簽訂了訂單，又準時交了貨，貨物也驗收合格了，當他遞交發票時，財務部通知說因為預算不夠這張發票將被凍結，顯然從流程的角度講是不合理的。所以在SAP中自動預算檢查的控制點不僅僅在發票校驗時，還可以提前到采購訂單創立時，即在采購訂單時就可以檢查是否有充足的預算。所以說SAP的財務控制是貫穿業務流程的，而不只是在會計入帳時同時，發票一旦校驗通過，一般將在中短期內被支付，所以這筆業務對于資金部的資金安排是有影響的。而SAP也正是這樣設計的：發票校驗通過時，SAP的中短期資金預測得到了自動更新，SAP稱之為流動性預測。和預算檢查類似的道理，在發票校驗之前的采購訂單也會自動更新流動性預測。

但是集成的影響還沒有結束。采購訂單一般不是業務的起點，它可能是MRP（物料需求方案）的結果。這個情景中的采購訂單來源于一個工程，如油井安裝工程或設備大修工程。

這樣一個工程包含很多項作業（或活動，Activity），其中有些作業可能被外包出去，那外包合同即是一種類型的采購訂單。還有些作業可能由企業自己完成，但是需要采購一些原材料或效勞，那這些采購也是由采購訂單來執行的。所以采購訂單在集成的系統里成為了一個工程中某項作業的執行手段，在工程里進行管理。同樣，收貨和收發票這些采購訂單的后續步驟也會出現在這個工程管理的全貌中。但是工程管理也并不是管理的起始點，在這個情景中如果是一個新油井的設計施工和安裝工程，那這個工程來源于整個公司總部的投資管理。投資部根據整個公司總部的投資規劃和資金情況，綜合考慮各種工程和撥款請求，通過一系列的方案、分析和審批，最終確定投資落實到哪些具體工程中去，并在工程管理模塊中進行處理。因此投資部的投資管理模塊和工程管理模塊也是實時集成的。

最后，收貨這個動作在會計部的總帳上會進行自動記帳，也就是自動生成一筆分錄。而發票校驗也會自動形成一筆分錄。

從這個簡單的情景我們可以看到SAP系統的集成具有無可比擬的深度和廣度。而只有這樣的深度和廣度才能夠支撐一個大型企業公司總部靈敏的業務流程和全過程的有效管理。

1.1.2標準化的系統

我們再來看下面這個情景。

假設某集團公司未來要與美國的公司合資成為合資企業,如果美國會計制度(USGAAP)和中國會計制度要求的折舊方式不同，SAP系統能否合理而高效地進行核算，同時是否可以很容易地進行系統的實施和部署。

SAP提供的是一個標準化的軟件，它的原理是Note要讓軟件在按ISO和CMM標準組織管理的軟件工廠中開發出來，而不是讓各行各業的客戶在自己的辦公室里做開發要按這個思路來滿足各個行業各種客戶的需求，必須依靠兩個原則：首先，這必須是一個可配置的系統，可以通過靈活的配置實現各種業務需求。其次，這個系統必須立足于最正確業務實踐。把各種先進的思想和最正確的處理方法兼收并蓄到系統中來。

這個情景我們在財務中固定資產模塊中管理。圖2是SAP財務在運營層面的模塊總覽圖，可以看到固定資產屬于財務會計下的一個模塊。

在介紹方案之前，我們首先介紹一下SAP固定資產的組織結構。如圖3所示，一個大型的公司總部公司，其各家子公司可以分別使用不同的科目表和折舊表。折舊表中又可以并行處理不同的折舊區域。不同的折舊區域對應不同的折舊方式。比方在很多國家財務和稅務在對固定資產折舊計算的規定會有所不同。就可以分別設置財務折舊區域和稅務折舊區域來并行核算。而系統中還可以規定每個折舊區域是否需要更新總帳。而具體的一項資產，因為它屬于某一個公司，而公司已分配了各自的科目表和折舊表，這項資產也就按相應的多套折舊方法來核算和記帳了。資產管理的另一個組織結構就是資產分類，比方我們可以按廠房和建筑物，機器設備，車輛等定義資產分類。根據不同折舊表的折舊區域，我們可以定義資產分類的各種默認折舊方法，包括使用年限，殘值率，開始和結束期間確定，直線法或其他方法等等。每個資產既可以繼承資產分類中的默認折舊方法，也可以維護自己的折舊方法。這就是固定資產在SAP中的組織結構和可配置的一些內容。我們提出的情景在SAP中就會有一個很簡單的解決方案，這其實就是一種最正確業務實踐。具體解決方案如圖5：在整個公司總部中分配給一個單獨的折舊表，因為它面臨本公司具體的會計報表環境，所以可能與總公司折舊表不同。在這個表中有三個平行的折舊區域，一是符合中國會計準則的折舊方式（PRCGAAP），二是符合美國會計準則的折舊方式（USGAAP），三是兩者之間的差異(USGAAP調整)。其金額為USGAAP折舊減解決方案:分配給有限公司一個單獨的折舊表,這個折舊表有三個平行的折舊區域:在與總帳的集成方面，PRCGAAP的折舊區域與USGAAP調整的折舊區域直接更新總帳。而USGAAP的折舊區域不更新總帳。基于這樣一種設置，并行的折舊的計提以及總帳的過帳在系統中得以順暢地運行。

圖6是系統中平行折舊方法的帳務處理。在科目表設計時，主體局部是按中國會計制度設計的（圖中上方框中的科目）。同時設置USGAAP的調整科目（圖中下方的科目）。業務流程從固定資產的原值入帳開始（來源于在建工程的轉入或采購訂單的收貨或者是手工的固定資產入帳）。在所有后續的業務中，無論是計提折舊，本年利潤結轉，未分配利潤結轉，固定資產報廢，SAP系統都會根據三套折舊區域中的折舊方法來進行計算，并自動在兩類科目中記帳。當出具報表時，圖6中左邊方框中的科目屬于中國的資產負債表，中間方框中的科目應用于中國的損益表，右邊方框中的科目應用于中國的利潤分配表。在出具符合美國會計準則的報表時，只要將兩類科目相加即可。通過這個情景我們可以理解SAP實現標準化的兩種手段：一是可配置。如可以配置不同的折舊表和折舊區域（最多達99種），資產類別，折舊方式，折舊年限，殘值等。二是最正確業務實踐，SAP積累了大量的行業中企業的經驗，對于類似問題有標準的解法。總之SAP通過高度可配置和最正確業務實踐兩種手段，不只是降低了企業的二次開發量，更重要的是將先進的管理思想傳達給企業，也提高了管理平臺的穩定性和可拓展性。

2.1.2

自動記帳和并行帳

在上文中我們從一個場景來看集成，也包括了自動記帳。在圖7中是全景式的自動記帳。我們可以看到物流中的各項業務，如銷售開票，銷售發貨，采購收貨，發票校驗，盤點等等，只要是和財務管理相關的都會自動記帳。而SAP的帳務處理采用的是平行帳的概念。

不同的帳套滿足不同的功能。比方財務會計、管理會計、資金管理、合并報表帳、特殊目的分類帳等等。而不同的組織結構（如公司代碼）可以共用一個帳套。從集成的角度來說，物流和人力資源的業務會自動更新與財務相關的不同的帳套。

對于一個的公司總部，無論有多少分子公司，信息可以集中統一管理（如下列圖）。而通過嚴密的權限管理功能，又能保證信息的平安。

2.1.3

財務的模塊一覽

mySAP財務的內容包括在mySAPERP中。如上圖所示，mySAPERP包含三個層面：戰略層面、運營層面和技術架構。

下列圖是運營層面的模塊一覽。

如果把財務管理進一步展開，就可以看到下列圖所示的財務的模塊一覽。比方可以分為以下模塊：財務會計、管理會計、資金管理、投資管理、工程管理、不動產管理等。在財務會

計中包含了總帳、應收帳款、應付帳款、固定資產、銀行會計、特殊目的分類帳、基金管理和差旅管理。當然在mySAPERP的戰略層面，也是財務管理整體的一局部，包括平衡計分卡，價值動因樹，管理駕駛艙等等。我們將在下文做專題介紹。sap進階系列(3)：第一篇：財務總覽之總賬、應收和應付(1）2.2

總賬、應收和應付

本章我們介紹財務會計中基礎的三個模塊：總帳，應收帳款和應付帳款。

在介紹這三個模塊之前，我們先從自動付款的情景出發，說明SAP的另一個重要特點。2.2.1

自動付款和內部控制點

A集團企業的付款業務數量龐大，包括原料供給商，設備供給商，備品備件供給商，易耗品供給商，雜費，內部員工報銷等等。一般建議使用排隊自動付款的功能，來標準付款流程和加速業務處理。但是付款作為一個敏感的流程，應當在實施中安排哪些內部控制點。

首先我們介紹一下自動付款的流程。自動付款是SAP應付帳款里的一個根本功能。整體流程如下列圖2所示：

首先，在自動付款執行的時候，系統根據操作員（如：應付帳會計）輸入的選擇性條件，比方會計員，供給商種類，日期，付款方式等，從系統中采集供給商主數據中的相關信

息，信息包括付款條款（如30天到期2％現金折扣；60天凈到期等等）、付款方式（如支票、匯票等）、開戶銀行（供給商和本公司的開戶銀行），是否凍結付款等。另外還會采集

供給商的未清項，如未清的發票，發票中也包含了付款條款、付款方式、開戶銀行等信息，一般發票中的付款信息優先級高于供給商主記錄中的。

圖2：排隊自動付款然后SAP系統會跟據供給商的主數據和未清發票生成一個付款建議。在付款建議中包含了與付款有關的所有信息，如供給商、付款方式、開戶銀行、對方開戶行、幣別、金額等。

操作員根據付款建議進行編輯，在編輯付款清單時，可以根據資金情況或其他特殊情況，更改某些付款條件。編輯完成后開始運行自動付款程序。自動付款程序一方面自動更新財務帳，生成相應的會計分錄（借：應付帳款，貸：銀行存款－未達）。另一方面付款數據被送入付款媒介程序，實際付款。傳統方式是打印付款單

據，比方說套打電匯通知單或支票；有些企業打印出付款清單，由出納人員直接填寫付款單據。還可以將SAP中的付款程序與電子銀行的客戶端直接相連，通過系統接口將SAP的付款指令直接發給電子銀行的客戶端，客戶端收到指令后連接到銀行的主機進行付款。例如廈門翔鷺石化就是采用SAP與電子銀行接口的方式來進行付款的。

在企業實際運營中，付款流程涉及企業資金的向外支付，屬于一個較敏感的流程。在這樣一個流程中的風險控制顯得尤為重要。那當中的控制點究竟在哪里呢？

我們首先會想到的風險控制點是支付憑證（圖2中黃色的箭頭1），支票等支付憑證有專人管理，如果是套打的，打印機應安放在專門的房間。最后還要經過審批，蓋章。另一個控制點放在付款清單上面（圖2中黃色的箭頭2），應付帳會計編輯完付款建議后，也需要經過審核。但是想象一個每次成百上千項的自動付款情景，在這兩個控制點審核的作用是很有限的，原因在于大量的業務都自動化了。假設有這樣一種情況：如果一個財務人員既能更新供給商的主記錄又能輸入發票，那他只要創立一個供給商并手工輸入發票，那么很有可能在后續的自動化的流程中，在成百上千的付款項中，這筆款項未被發覺就被輕易地支付出去了。為了防止這種情況的發生，應該將風險控制點提前（圖2黃色的箭頭3），對這個風險

點的控制就是維護供給商主記錄的權限與輸入供給商發票的權限分開，屬于兩個不同的角色。

圖3：再考慮另一種情況：如果維護供給商記錄的人更改了供給商的一些關鍵數據，比方對方開戶銀行、帳戶和戶名等。那么供給商的款項就有可能被支付到其他銀行帳戶里面。因此風險控制點應該被進一步提前（圖2黃色的箭頭4）。對這個風險的控制手段在SAP中稱為“敏感字段的控制〞。指供給商主數據中的敏感字段如供給商的帳號、開戶銀行等如需更改，必須經過其他系統用戶確實認，更改才能在系統中正式成立。

圖3是SAP系統后臺配置的界面，在供給商主記錄目錄下，光標的位置，就有一項“為雙重控制定義敏感字段〞的配置。在這個配置中我們可以定義哪些字段是我們認為的敏感字段。

從上述情景中，我們可以看出和一般的事務處理系統不同，SAP在提高效率的同時，還有效地控制了風險。sap進階系列(4)：第一篇：財務總覽之總賬、應收和應付(2）2.2.2

總帳

SAP總帳的功能強大而豐富，圖4是其中主要功能的匯總。我們選擇局部代表性的內容加以介紹。

圖4總帳功能總匯2.2.2.1

組織結構

總帳中的組織結構如圖5所示。一個公司總部可以擁有多套不同的會計科目表，不同的科目表可以給不同的公司代碼來使用。公司代碼在SAP中指具有獨立會計核算的會計主體，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是獨立核算的分公司。比方A集團企業和基地公司中的渤海公司可以分別設置為兩個公司代碼，每一個公司代碼有一個會計科目表。但不同的公司代碼可以共享一個科目表。

圖5總帳中的組織結構

同時，總帳中還有另一種組織結構－業務范圍。業務范圍與公司代碼形成交叉的矩陣式的管理。公司代碼偏重的是對外的會計核算，如A集團企業就是一個完整的會計主體，但其公司可能經營兩局部的業務：尿素和甲醇。這兩局部業務在核算上如果具有相對的獨立性，就是說如果尿素業務和甲醇業務會編制自己的資產負債表和損益表，那我們就可以設置尿素和甲醇兩個業務范圍。而業務范圍是跨公司的，如果除了A集團企業，在其他公司也存在同樣的業務，也可以用這兩個業務范圍來核算。業務范圍通常在企業中也被稱為事業部的核算方式。這樣我們在進行公司總部財務管理時，可以按照公司代碼和業務范圍形成的管理矩陣來分析報表。由此也可以看出SAP的公司總部管理，不只是表達在專門的模塊上，更重要的是它表達在所有模塊和功能的設計上，都滲透了公司總部管理的思想。2.2.2.2

會計科目表

根據上文組織結構的介紹，我們知道，在A集團企業的會計科目表要實現全公司統一的會計科目表結構。

在SAP中，會計科目的控制信息分了兩個層次來進行管理－會計科目表層和公司代碼層。第一個是會計科目表層，所有使用這個科目的公司都共用的信息，如短文本、長文本、帳戶組（比方按資產，負債，權益，本錢和損益科目的分類）、合并科目號（指對應到合并

科目表中的科目號）等信息。而各公司專用信息在第二層－公司代碼層中維護。公司代碼層的控制信息還包括了科目貨幣、未清工程管理、排序碼、權限組等等，這里不一一介紹了。

總之，SAP通過分層的會計科目管理，既統一了公司總部的會計科目表，又使得每個公司可以定義適合自身業務需要的科目信息。2.2.2.3

會計憑證

圖9是超級權限用戶可以看到的SAP標準前臺操作菜單，我們看到在總分類帳中憑證輸入和憑證的維護是其中的重要內容。圖10是SAP標準的總帳憑證輸入的界面。我們可以看到其中包含了憑證抬頭、憑證行工程和簡化操作輔助功能等局部。憑證抬頭包括憑證日期、記帳日期、短文本、公司代碼、憑證類型等信息。憑證行工程是指每一個分錄行，比方一借一貸、一借多貸或者多借多貸形成的各行分錄。在簡化操作的輔助功能中，憑證可以暫存，屏幕的格式可以調整并保存為預定義的屏幕變式供操作人員調用，還可以設置憑證輸入的模板。例如每月發放工資的憑證，由于科目與本錢中心都是類似的，可以做成模板，每次做憑證時直接調用，并根據當月情況填入金額即可。當然輔助功能的屏幕區域可以翻開，也可以關閉。

圖9SAP的標準菜單

圖10SAP總帳憑證

對于SAP憑證輸入和憑證管理來說，有一個根本概念需要解釋，那就是“清帳〞。在財務管理中，有些科目只需要有“借貸余〞的管理就可以了，比方銀行科目和損益科目等。

圖11科目余額表

但是也有些科目不止需要“借貸余〞，還需要管理到每一個分錄行的狀態，比方銀行未達科目，客戶和供給商的明細科目等等。系統中需要記錄供給商的每張發票是否已經付款了，客戶的每張發票是否已經收款了，各種未達的資金項是否已經到帳了等等。也就是說這些科目中的行工程是逐筆逐清的。

如圖12是某供給商帳戶的行工程顯示。已經付款的發票和付款行本身用綠燈顯示，我們稱為“已清項〞，還未付款的發票用紅燈顯示，我們稱為“未清項〞。類似付款，收款這樣的業務，在帳務處理時同時將憑證行的狀態改變了，我們稱這些動作為“清帳〞。清帳既可以是手工的，也可以是系統自動的。當系統自動清帳時，我們需要提供給系統“自動清帳規則〞，比方“用支票等支付憑證號碼〞來清銀行未達帳，就是一種自動清帳規則。而一個總帳科目是否需要逐筆逐清的管理由會計科目公司代碼層的一個控制字段－“未清工程管理〞來控制。

作為比較，我們看到圖13中不按未清工程管理的科目，它的行工程顯示只反映了過帳與否，而不反映清帳與否的。

圖13“非未清項管理〞的總帳科目的行工程顯示

對有些科目來說，未清項管理的好處是顯而易見的。比方帳務的管理很清晰，是對帳和核對的強有力的工具。同時它也是帳齡分析，催款，自動付款，對帳函，往來帳核對等功能的基礎。總之清帳管理是SAP帳務管理的一個重要而普遍使用的工具

2.2.2.4

簡化操作

簡化操作是SAP中簡化憑證輸入或科目維護的一些功能，舉例來說包括：

比較公司代碼：是用來簡化科目表維護的。可以把一個公司代碼的科目表信息復制到另一個公司代碼上去，供另一個公司代碼使用。復制可以在一臺效勞器上，也支持跨效勞器。

如果不同的公司使用各自的SAP系統，也就是分布式的環境下，可以使用這個功能來實現科目的管理。

樣本科目：是用來簡化科目維護的。可以參考樣本科目來建立正式的科目，它是作為科目管理的模板。

科目分配模型：是用來簡化憑證輸入的。比方每月發放工資的憑證，由于科目與本錢中心都是類似的，可以做成模板，每月做憑證時直接調用，填入金額就可以了。周期性憑證：是用來簡化憑證輸入的。比方一筆待攤費用在6個月內攤銷，每個月末的攤銷分錄都是相同的，這時我們可以使用周期性憑證來簡化操作。周期性憑證除了包含正常的憑證信息外，還需要維護憑證錄入的頻率和時間跨度。這樣系統在做定期處理時，如月結時就會自動生成相關的憑證。

樣本憑證：是用來簡化憑證輸入的。樣本憑證是一張完整的憑證，但它有專門的編號而且不過帳，我們通過復制這張憑證并做修改來簡化憑證的輸入。實際上，你也可以復制任何一張正式的憑證，來簡化輸入。但樣本憑證可以將簡化操作組織得更有條理。

暫存憑證：在編制一個大憑證時，如果工作被中途打斷，可以暫時保存。暫存憑證使用的是臨時號。暫存憑證不同于憑證的預制和審批。2.2.2.5

定期處理

有些事務是定期處理的，主要是指日結，月結和年結相關的處理，比方包括自動清帳、匯率評估和匯兌損益的計算、周期性憑證過帳、預提費用、利息計算、重分類調整、方案、打印、歸檔、關帳、余額結轉等。

圖15定期處理方案管理者

在做月結和年結的時候有很多項這樣的事務需要處理，其中有些還有先后次序。SAP提供了如圖15中的“定期處理方案管理者〞工具，來安排這些工作。圖15中右上方是日歷，左方是任務清單。任務清單會分配到日歷中的每一天，每一個時間段，如圖右下方。有些任務被交給系統自動執行，有些是人工的。在右下方我們還可以看到這些任務的狀態。

借助定期處理工具，月結或年結時財務的工作就可以有條不紊的快速完成了。

當然SAP的快速結帳，除了這些工具外，最主要還是源自于它的集成特性。2.2.2.6

維護

某些重要的經濟信息需要定期維護。主要包括:

利率維護：用于利息自動計算，應定期維護利率表。

匯率維護：用于自動折算本位幣金額和計算匯兌損益，應定期維護匯率表。2.2.2.7

操作和維護

指對于科目或憑證的多種操作方法。

預制：一張憑證完成以后，可以先預制，由另一個系統用戶審核過帳。

暫存：憑證編制過程中的暫時保存。

顯示更改：SAP系統對于任何一個主數據或者憑證的更改都會有記錄，通過顯示更改可以看到什么時候，被什么人更改了哪些信息。

沖銷：包括單張憑證的沖銷和批量的沖銷。當一張憑證過帳之后，其中的關鍵信息如科目、金額是不能隨意更改的。當出現輸入錯誤后，應先沖銷再重新輸入正確的憑證。

重置：對于已經清帳的憑證，如已經支付的發票，如果發現錯誤，必須先把發票與付款之間的關系取消，沖銷后重新錄入。2.2.2.8

信息和查詢

包括了靈活和多樣的報表和功能，如帳戶余額顯示，帳戶行工程顯示，審計線索，資產負債表，損益表，現金流量表，試算平衡表，納稅申報表，總帳信息系統等等。SAP的信息系統具有一些特點，比方“鉆取〞的方式或稱為“穿透〞的方式，即可以進行多維的分析和不斷深入的挖掘，直至進入原始憑證，這在“獲利能力分析〞章節中會有介紹。再比方，標準報表往往包含非常多的選擇條件，而選擇條件往往不是單項選擇的，可以使用多區間法，排除法等來進行選擇。比方如果你要看任意多個組合的公司代碼和業務范圍的資產負債表，只需在標準報表的公司代碼和業務范圍選擇條件中進行多項選擇就可以了。

2.2.2.9

配置

由于SAP的配置功能非常強大和靈活，所以本章只是舉例說明，而不是所有的配置可能性的介紹。

憑證類型和憑證編號

傳統的會計憑證分為五種類型：現收、現付、銀收、銀付和轉帳憑證。SAP中根據不同的業務將憑證類型更加細化了。比方總帳轉帳憑證、折舊憑證、客戶發票、客戶付款、供給商發票、供給商付款、發貨的自動記帳、收貨的自動記帳等。企業也可以根據自己的業務需要自定義憑證類型。

圖16憑證類型與憑證編號如圖16所示，各種不同的自動記帳業務，如收貨，發貨，銷售開票等在自動記帳時會自動確定相應的憑證類型。而這種自動確定也是可以配置的，也就是說系統定義了標準的，但是企業可以根據自己的需要直接在配置中更改。如果是手工憑證的錄入，系統也會提供默認的憑證類型，操作員可以在輸入時更改。

而各憑證類型又自動確定不同的憑證編號區間，從而順序編號。每家公司代碼可以決定是所有的憑證類型共用一個大流水號，還是每個憑證類型有自己的流水號。對于會計年度來說，即可以是每年重新編號，也可以是跨年度的大流水號，也就是2005年的憑證跟在2004年的憑證后編號。會計期間

在我們國家，會計年度和會計期間是固定的。就是按自然年度到12月31日為一個會計年度，而會計期間就是12個自然月。而在大多數其他國家，會計年度和會計期間是不做硬性規定的，企業可以根據自己的需要定義。SAP中會計年度和期間的定義在“會計年度變式〞的配置中定義。各公司可以共用一個會計年度變式，也可以有自己特殊的會計年度變式。

圖17會計期間設定

如圖17所示，國內的公司可以使用12個自然月加4個特殊期間的會計期間定義。4個特殊期間是用于年結時不同性質的調整分錄的。對于國外的分支，可以定義其他會計年度變式，比方每年3月31日為會計年度的終結，按自然月定義期間，也就是說4月1日到4月30日是期間1，3月1日到3月31日是期間12。這種會計年度變式是與年度無關的，也就是說2004年和2005年的期間1都是4月1日到4月30日，這是不會隨會計年度變化而改變的。

還有些公司的會計期間定義更復雜，比方按周定義期間，也稱為445方式，就是期間1是每年的第1－4周，期間2是5－8周，期間3是9－13周。分別是4周，4周和5周。而每年仍然是12月31日年結。這是在系統中可以用“與年度相關的會計年度變式〞來配置的，也就是說我們在系統配置中定義2004年期間1是從1月1日－1月24日，而2005年期間1是從1月1日－1月29日。這樣只要通過配置就可以很方便地實現了這種會計期間的設定，而對于標準功能不能支持而要依靠二次開發的軟件來說，像會計期間的定義屬于很底層的定義，開發和修改的量將相當大。

多幣種處理功能：

對于公司總部，未來可能擁有很多國際性投資和分支機構。假設A集團企業在泰國有一個子公司,按照當地規定需要用泰株作為本位幣,但是它的報表需要以人民幣和美元上報到公司

總部公司進行報表合并和管理。

對于貨幣處理，SAP中有兩種不同的選擇：

1、平時按照本位幣（泰株）來記帳，到了月末時進行報表的折算，折算成其他貨幣（如人民幣或美元）。比方銀行帳戶按照月末時的匯率，資產按照歷史匯率，損益表科目按照平均匯率。這種方法可以稱為報表級的折算。

2、設立平行本位幣。SAP中可設立多達三種并行貨幣：比方，第一本位幣（泰株），第二本位幣（人民幣）（公司總部貨幣），第三本位幣（美元）（硬通貨）。在每張憑證中會同時折算成三中平行的本位幣。這種方法可以稱為憑證級的折算。sap進階系列(5)：第一篇：財務總覽之總賬、應收和應付(3）2.2.3

應收帳款

2.2.3.1

客戶主記錄

如圖18，與會計科目類似，應收帳款中客戶的主記錄也是分層維護的。對于客戶信息，從公司總部層面上來說，每一個客戶有唯一的編碼、名稱、地址、納稅登記號等，是共用信息。對每個公司代碼來說，他可以維護該客戶一些特殊的信息。同樣的道理，客戶的利息計算控制，催款控制，對帳控制等控制信息也是在公司代碼層次維護的。

和會計科目不同的是，客戶信息的維護還有一個層次－銷售區域層。對于客戶的訂單幣別，交貨方式等和銷售相關的信息是維護在各銷售區域層次的。銷售區域是指銷售組織、分銷渠道和產品組的一個組合。

圖19客戶發票手工輸入2.2.3.2

總帳和明細帳

客戶的編碼就是客戶的明細帳號。圖19是客戶發票手工錄入的標準屏幕。如果集成銷售模塊，發票一般不是這樣輸入的，而是從銷售開票清單自動生成的。這里展示這個屏幕是說明在SAP中直接用客戶的編碼進行帳務的處理，也就是說如果一個分錄是借：應收帳款－客戶明細貸：銷售收入，客戶明細這條分錄行是直接用客戶編碼錄入的，也就是圖19中紅色箭頭所指的地方。那SAP如何自動記錄總帳科目。

圖20總帳與明細帳

圖20顯示的是明細帳與總帳的關系，假設A集團企業公司有一個客戶－XX高速公路工程公司。對它的應收帳款、預收帳款、應收票據、預收款請求、擔保都是直接記錄到客戶明細帳下的，如圖中左邊。但是這些業務對應總帳的不同科目。首先，在SAP中把該客戶最經常的業務對應的總帳科目稱為統馭科目，在該客戶主記錄的公司代碼層中維護，比方該XX高速公路工程公司的統馭科目是“應收帳款〞總帳科目，如非特別說明該科目的業務都會自動計入“應收帳款〞總帳科目。而一旦一個總帳科目作為“統馭科目〞，它就只能接收來自明細帳的分錄，而它本身不能直接錄入會計分錄。而對于其他的業務，比方預收帳款，應收票據我們定義“特別總帳標志〞，比方“A〞指預收帳款業務，“B〞指應收票據業務，系統根據業務輸入時的“特別總帳標志〞直接記錄到相關的總帳中。如圖20中的黑色箭頭。特別總帳標志還可以用來核算表外業務，比方“預收款請求〞是要求該客戶預付帳款的請求單，不是復式記帳的分錄，是一筆單邊的憑證，它會在客戶預付貨款時被清帳。再比方“擔保〞等表外業務也可以用特殊總帳標志來核算。總之SAP總帳和明細帳的關系，保證了最少的輸入量和兩者的高度一致。

客戶信用控制

SAP應用“信用控制范圍〞來進行客戶信用控制。在公司總部內，有些公司它們在會計核算上是分開的，但是對于客戶的信用有可能是統一管理的。因此在SAP中不同的公司代碼可以分配給相同或不同的信用控制范圍。對于業務和客戶相似的公司信用可以統一管理。

例如：某一客戶在信用范圍“公司總部信用控制范圍〞中，信用限額為400,000，已使用的信用限額為29％，風險類別低，信用代表組001（指信用控制員的分組），DSO（應收帳款回收帳期）為8天。同樣一個客戶在其他信用控制范圍（如“中下游信用范圍〞、“基地公司信用范圍〞）中相關的信息的信用控制是不同的。

如圖21在SAP中有下述這些信用限額：1.總信用限額，同一個客戶在所有信用控制范圍里的信用限額加總不能超過“總信用限額〞,如圖中1,000,000。2.單個信用范圍最高限額,同一個客戶在單個信用控制范圍中的信用限額的上限,如圖中500,000。3.已分配限額,同一個客戶在所有信用控制范圍中信用限額的總額,(是不能超過總信用限額的)。

如圖中900,000(=400,000+250,000+250,000)。4.本范圍信用限額,一個客戶在某個信用控制范圍里的信用限額(是不能超過單個信用范圍最高限額的)。如圖中400,000,250,000和250,000。5.已使用限額，是一個客戶在一個信用控制范圍中未清的發票，銷售訂單等的信用占用額。

圖22靜態信用額度檢查

結合銷售和分銷模塊，SAP系統可以實現各種各樣的靜態和動態的信用檢查。這里我們舉兩個例子。如圖22闡述了靜態信用額度檢查。假設A集團企業的客戶XX公司的信貸限額為100,000RMB。但該客戶已經有兩張未清訂單227（35,000RMB）和253（64,900RMB），如果銷售