股份制企業合同審查及管理辦法一、合同審查的基本原則與流程1.1基本原則的明確在股份制企業中，合同審查的基本原則。首先是合法性原則，合同必須符合國家法律法規的規定，不能有違法違規的內容。比如，涉及到知識產權的合同，要保證其符合相關知識產權法律的要求，避免侵權糾紛。其次是公平性原則，合同雙方的權利和義務應相對平衡，不能一方過度強勢而另一方處于弱勢地位。例如在股權轉讓合同中，股權轉讓價格應合理公正，不能明顯低于市場價值。再者是真實性原則，合同所涉及的信息必須真實可靠，不能有虛假陳述。像在買賣合同中，貨物的規格、數量等信息必須準確無誤。最后是嚴謹性原則，合同條款應嚴謹細致，避免模糊不清或存在歧義的地方，以免引發后續的糾紛。比如在合同中對付款方式、交貨時間等關鍵條款的表述要清晰明確。1.2審查流程的規范合同審查流程需規范有序。首先由承辦部門提交合同草案，詳細說明合同的背景、目的等信息。然后交由法律部門進行初步審查，法律部門會對合同的合法性、合規性等方面進行把關。在初步審查過程中，若發覺問題，會及時與承辦部門溝通，要求其進行修改。修改后的合同再次提交給法律部門，進行進一步的審核。審核通過后，還需經過公司內部的審批流程，包括相關領導的簽字批準等。經過所有審批環節的合同，才能正式簽訂。整個審查流程保證了合同的質量和合法性。1.3各部門職責分工各部門在合同審查及管理中有著明確的職責分工。法律部門主要負責合同的法律審查，保證合同符合法律法規的要求，識別和評估法律風險。承辦部門則負責提供合同的具體內容和相關背景信息，配合法律部門進行審查，并根據審查意見對合同進行修改。財務部門主要關注合同中的財務條款，如付款方式、金額等，保證財務方面的合規性。風控部門則負責對合同進行風險評估，識別可能存在的風險點，并提出相應的風險控制措施。各部門密切配合，共同做好合同的審查及管理工作。二、合同文本的審核要點2.1合同主體的審核合同主體的審核是合同審查的重要環節。要仔細核對合同雙方的主體資格，保證其具有簽訂合同的合法身份。比如，對于企業法人，要審查其營業執照是否真實有效，經營范圍是否與合同內容相符。對于自然人，要核實其身份證件的真實性和合法性。同時還要關注合同主體的信用狀況，了解其過往的履約情況，避免與信用不良的主體簽訂合同。若合同涉及到第三方，也需要對第三方的主體資格進行審核，保證其具備相應的能力和資質。2.2合同條款的審核合同條款的審核需全面細致。首先要審查合同的基本條款，如合同的名稱、當事人、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式等，保證這些條款完整且明確。對于一些重要的條款，如違約責任、爭議解決方式等，要特別關注其約定是否合理、可行。例如，違約責任的約定應具體明確，不能過于籠統，以便在發生違約情況時能夠有明確的依據進行處理。同時還要審查合同條款之間的邏輯關系是否嚴密，是否存在相互矛盾或沖突的地方。如果發覺條款之間存在問題，應及時進行修改和調整。2.3法律風險的評估在合同審查過程中，必須對法律風險進行評估。要分析合同可能面臨的各種法律風險，如合同無效的風險、違約風險、侵權風險等。對于可能出現的法律風險，要提出相應的防范措施和建議。例如，對于合同無效的風險，可以通過完善合同條款、保證合同符合法律法規的要求等方式來降低風險。對于違約風險，可以在合同中明確違約責任的承擔方式和范圍，以增強對違約行為的約束。通過對法律風險的評估和防范，可以有效保障股份制企業的合法權益。三、合同簽訂的管理規定3.1簽訂前的準備工作簽訂合同前，需要做好充分的準備工作。首先要對合同進行全面的審查，保證合同內容符合企業的利益和要求，不存在法律風險。同時要收集和整理與合同相關的資料，如對方的營業執照、資質證明等，以備簽訂合同時使用。還需要與對方進行充分的溝通和協商，明確雙方的權利和義務，解決可能存在的分歧和爭議。在簽訂合同前，應盡量達成一致意見，避免在簽訂后出現不必要的糾紛。3.2簽訂過程中的注意事項簽訂合同過程中，要注意以下幾個方面。一是合同的簽訂地點應符合法律規定，一般應在企業所在地或雙方約定的地點簽訂。二是合同的簽訂日期要準確無誤，以明確合同的生效時間。三是合同的簽字蓋章要規范，簽字人應具有相應的授權，蓋章應清晰可辨。四是要注意合同的文本格式和排版，保證合同的整潔、美觀和易讀性。在簽訂合同過程中，應嚴格按照規定的程序和要求進行，以保證合同的合法性和有效性。3.3合同簽訂后的備案登記合同簽訂后，需要進行備案登記。備案登記的目的是為了便于企業對合同進行管理和查詢，同時也可以作為企業的法律依據。備案登記的內容包括合同的基本信息、簽訂日期、雙方當事人等。備案登記可以通過企業內部的合同管理系統進行，也可以到相關部門進行備案。通過合同簽訂后的備案登記，企業可以更好地掌握合同的情況，及時發覺和處理合同中的問題。四、合同履行的監督與控制4.1履行過程中的跟蹤與檢查在合同履行過程中，要加強對合同履行情況的跟蹤與檢查。定期與對方溝通，了解合同履行的進度和存在的問題。對于重要的合同，應安排專人負責跟蹤和檢查，及時掌握合同履行的動態。同時要對合同履行的情況進行記錄和歸檔，以便日后查詢和分析。通過對合同履行過程的跟蹤與檢查，可以及時發覺和解決合同履行中存在的問題，保證合同的順利履行。4.2糾紛處理的機制與流程當合同履行過程中出現糾紛時，需要及時啟動糾紛處理機制。企業應建立健全糾紛處理的機制和流程，明確糾紛處理的責任部門和人員。在處理糾紛時，要遵循法律規定和合同約定，采取合理、合法的方式進行解決?？梢酝ㄟ^協商、調解、仲裁或訴訟等方式來處理糾紛。在處理糾紛過程中，要注意保留相關的證據，如合同文本、往來函件、會議紀要等，以便在需要時能夠提供有力的證據支持。4.3違約情況的處理辦法如果出現違約情況，企業應及時采取措施進行處理。首先要確定違約方的責任，根據合同約定和法律規定，要求違約方承擔相應的違約責任。違約責任的承擔方式可以包括支付違約金、賠償損失、繼續履行等。在處理違約情況時，要注意保留相關的證據，如違約通知、催告函等，以便在需要時能夠證明違約方的違約行為。同時要與違約方進行溝通和協商，盡量尋求雙方都能接受的解決方案，避免糾紛的進一步擴大。五、合同變更與解除的管理5.1變更與解除的條件合同變更與解除需要滿足一定的條件。一般來說，在雙方協商一致或者出現法定事由的情況下，才可以變更或解除合同。協商一致是指雙方通過友好協商，達成一致意見，對合同的內容進行修改或解除。法定事由是指法律規定的可以變更或解除合同的情形，如不可抗力、一方違約等。在變更或解除合同之前，雙方應充分協商，明確變更或解除的內容和方式，并簽訂書面的變更或解除協議。5.2變更與解除的程序合同變更與解除的程序也需要嚴格遵守。一般來說，需要先由一方提出變更或解除的申請，然后雙方進行協商。協商一致后，應簽訂書面的變更或解除協議，并按照協議的約定履行相關的手續。如果是一方違約導致合同解除的，違約方應承擔相應的違約責任，并按照合同約定和法律規定進行處理。在變更或解除合同過程中，要注意保留相關的證據，如變更或解除申請、協商記錄、書面協議等，以便在需要時能夠提供有力的證據支持。5.3相關文件的處理在合同變更與解除后，需要對相關的文件進行處理。對于已經履行完畢的合同，應將合同文本、履行記錄等相關文件進行歸檔保存。對于尚未履行完畢的合同，應將變更或解除協議、原合同文本等相關文件進行整理和保管，以備日后查詢和分析。同時要對變更或解除后的合同進行跟蹤和管理，保證合同的履行符合變更或解除后的約定。六、合同檔案的管理與保存6.1檔案的分類與整理合同檔案的管理需要進行分類和整理?？梢园凑蘸贤念愋?、簽訂時間、當事人等因素進行分類，將合同檔案整理成有序的檔案體系。在整理合同檔案時，要注意對合同文本、相關附件、審批文件等進行統一整理，保證檔案的完整性和準確性。6.2檔案的借閱與使用合同檔案的借閱和使用需要嚴格遵守規定。一般來說，經過授權的人員才能借閱合同檔案，借閱人員應在規定的時間內歸還檔案。在使用合同檔案時，要注意保護檔案的安全和保密，不得將檔案泄露給他人或用于非法用途。6.3檔案的銷毀與清理合同檔案的銷毀和清理需要按照規定的程序進行。對于已經超過保存期限的合同檔案，應進行銷毀處理。在銷毀檔案之前，要對檔案進行清理和鑒定，保證檔案已經沒有使用價值。銷毀檔案時，應按照規定的程序進行，由專人負責監督和處理，以保證檔案的安全銷毀。七、合同違規行為的處理7.1違規行為的界定合同違規行為的界定需要明確具體的標準和范圍。一般來說，合同違規行為包括合同簽訂過程中的違規行為、合同履行過程中的違規行為、合同變更與解除過程中的違規行為等。對于不同類型的違規行為，要根據其具體情況進行界定和判斷。7.2處理的方式與程序合同違規行為的處理需要采取相應的方式和程序。對于輕微的違規行為，可以采取口頭警告、書面檢討等方式進行處理；對于較為嚴重的違規行為，應根據合同約定和法律規定，采取罰款、解除合同、追究法律責任等方式進行處理。在處理合同違規行為時，要遵循公平、公正、公開的原則，嚴格按照規定的程序進行處理，保證處理結果的合法性和有效性。7.3責任追究的落實合同違規行為的責任追究需要落實到具體的責任人。對于違規行為的責任人，要根據其違規的性質和程度，追究其相應的法律責任、經濟責任或行政責任。在追究責任時，要做到事實清楚、證據確鑿、責任明確，以保證責任追究的公正性和嚴肅性。八、合同管理的培訓與考核8.1培訓的內容與方式合同管理的培訓內容應包括合同審查的基本原則與流程、合同文本的審核要點、合同簽訂的管理規定、合同履行的監督與控制、合同變更與解除的管理、合同檔案的管理與保存等方面的知識和技能。培訓方式可以采用集中培訓、在線學習、案例分析等多種形式，以提高培訓的效果和質量。8.2考核的標準與方法合同管理的考核標準應明確具體，包括合同審查的準確性、合同簽訂的合