股份制企業合同簽署與管理制度文書一、合同簽署流程1.1合同起草與審核在股份制企業中，合同起草是一個的環節。通常由相關業務部門或專業人員負責起草合同初稿，要保證合同條款準確、清晰、全面地反映雙方的權利和義務。起草完成后，合同將提交給法務部門進行審核。法務部門會對合同的合法性、合規性進行細致審查，包括合同主體是否適格、合同條款是否符合法律法規等方面。同時還會對合同的商業合理性進行評估，避免出現不合理的條款或風險。在審核過程中，法務部門會與起草部門進行充分溝通，對存在的問題提出修改意見，直到合同審核通過。1.2合同簽署準備當合同經過審核通過后，就進入簽署準備階段。首先要確定合同的簽署方式，是紙質簽署還是電子簽署，需根據企業的規定和雙方的協商來決定。要準備好合同簽署所需的文件和資料，如授權委托書、身份證明等。同時要確定合同的簽署地點和時間，保證雙方都能夠按時到場簽署合同。在簽署準備階段，還需要對合同的文本進行最后一次核對，保證合同內容與審核通過的版本一致，避免出現錯誤或遺漏。1.3合同簽署與蓋章合同簽署是整個合同簽署流程的關鍵環節。雙方代表應在合同上簽字，并加蓋各自的公章或合同專用章。在簽署過程中，要保證簽字和蓋章的真實性和合法性，避免出現假冒簽字或蓋章的情況。簽署完成后，要及時將合同原件進行歸檔保存，同時可以根據需要制作合同副本供各方留存。合同蓋章后，即具有法律效力，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。1.4合同備案為了保證合同的合法性和規范性，股份制企業還需要將合同進行備案。備案的部門通常是企業的法務部門或相關部門。備案時需要提交合同的原件或復印件，以及備案申請等相關材料。備案完成后，企業可以獲得備案證明，作為合同合法性的重要憑證。合同備案不僅可以提高企業的合同管理水平，還可以為企業在處理合同糾紛時提供有力的證據支持。二、合同檔案管理2.1合同檔案建立合同檔案的建立是合同管理的基礎工作。在合同簽署完成后，應及時將合同原件及相關資料進行整理，建立合同檔案。合同檔案應按照合同編號、簽訂日期、合同主體等信息進行分類歸檔，便于查找和管理。同時要為每份合同編制檔案目錄，詳細記錄合同的基本信息和相關資料的存放位置，保證合同檔案的完整性和準確性。2.2合同檔案保管合同檔案的保管是合同管理的重要環節。應將合同檔案存放在安全、干燥、通風的環境中，避免檔案受潮、受損或丟失。同時要采取必要的防火、防盜、防蟲等措施，保證合同檔案的安全。在保管合同檔案時，要嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自借閱、復印或銷毀合同檔案。如需借閱合同檔案，應按照規定的程序辦理借閱手續，并在規定的時間內歸還。2.3合同檔案借閱與使用合同檔案的借閱與使用是合同管理的日常工作。在需要借閱合同檔案時，應填寫借閱申請單，注明借閱的合同編號、借閱原因、借閱時間等信息，并經相關領導批準后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱合同檔案時，應嚴格按照規定的借閱范圍和期限使用，不得將合同檔案帶出檔案管理部門或用于其他非合同管理的目的。在使用合同檔案時，要注意保護檔案的完整性和保密性，不得對檔案進行涂改、損壞或丟失。三、合同變更與解除管理3.1合同變更流程在合同履行過程中，可能會出現需要變更合同的情況。合同變更應遵循雙方協商一致的原則，由合同雙方共同提出變更申請，并經雙方協商一致后，簽訂變更協議。變更協議應明確變更的內容、變更的時間、變更的效力等相關事項。在簽訂變更協議之前，應保證變更的內容符合法律法規和合同的約定，避免出現違法或違約的情況。變更協議簽訂后，應及時將變更后的合同文本進行歸檔保存，同時通知相關部門和人員，保證合同變更的順利實施。3.2合同解除條件與程序合同解除是指在合同履行過程中，由于某種原因，雙方協商一致或根據法律規定，提前終止合同的行為。合同解除應具備法定條件或約定條件，如一方違約、不可抗力等。在解除合同之前，應先進行協商，盡量達成雙方都能接受的解決方案。如果協商不成，應根據法律規定的程序進行解除，如發出解除通知、進行仲裁或訴訟等。在解除合同后，應及時將解除后的合同文本進行歸檔保存，同時通知相關部門和人員，避免出現合同糾紛。3.3變更與解除后的合同處理合同變更或解除后，應及時對合同的相關事宜進行處理。如退還已支付的款項、賠償因合同變更或解除給對方造成的損失等。在處理變更與解除后的合同事宜時，應遵循公平、合理的原則，盡量避免給雙方造成不必要的損失。同時要及時將處理結果進行記錄和歸檔，以備后續查閱和使用。四、合同履行監督與管理4.1合同履行跟蹤合同履行跟蹤是合同管理的重要環節之一。應定期對合同的履行情況進行跟蹤，了解合同雙方的履行進度、履行情況是否符合合同約定等。合同履行跟蹤可以通過電話、郵件、現場檢查等方式進行，及時發覺合同履行中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。在合同履行跟蹤過程中，要與合同雙方保持密切溝通，及時了解對方的需求和意見，為合同的順利履行提供支持和保障。4.2合同履行糾紛處理在合同履行過程中，可能會出現合同履行糾紛。合同履行糾紛的處理應遵循協商、調解、仲裁或訴訟的原則，根據糾紛的具體情況選擇合適的處理方式。在處理合同履行糾紛時，要及時收集相關證據，如合同文本、往來函件、支付憑證等，為糾紛的處理提供有力的證據支持。同時要與合同雙方保持良好的溝通，盡量通過協商解決糾紛，避免糾紛的擴大化和升級。4.3合同履行情況評估合同履行情況評估是合同管理的重要內容之一。應定期對合同的履行情況進行評估，了解合同雙方的履行情況、合同目標的實現情況等。合同履行情況評估可以通過制定評估指標、收集相關數據、進行數據分析等方式進行，對合同的履行情況進行全面、客觀的評估。在合同履行情況評估過程中，要發覺合同履行中存在的問題和不足，及時采取措施加以改進，提高合同的履行質量和效率。五、股東權益保障5.1股東參與合同決策股東作為股份制企業的所有者，有權參與企業的合同決策。在合同起草、審核、簽署等過程中，股東可以通過股東大會、董事會等形式，對合同的內容和條款進行審議和表決，保證合同符合股東的利益和企業的發展戰略。同時股東還可以通過聘請專業的法律顧問或咨詢機構，對合同進行審核和評估，為股東的決策提供專業的意見和建議。5.2股東對合同履行的監督股東作為企業的所有者，有權利對合同的履行情況進行監督。股東可以通過查閱企業的財務報表、合同履行報告等方式，了解合同的履行情況和企業的經營狀況。同時股東還可以通過參加股東大會、董事會等形式，對企業的合同履行情況進行監督和檢查，發覺問題及時提出意見和建議，督促企業及時采取措施加以解決。5.3股東權益受損的救濟在合同履行過程中，如果股東的權益受到損害，股東有權采取相應的救濟措施。股東可以通過與企業進行協商、調解等方式，要求企業承擔相應的賠償責任。如果協商不成，股東可以通過仲裁或訴訟等方式，維護自己的合法權益。在股東權益受損的救濟過程中，股東應及時收集相關證據，如合同文本、往來函件、支付憑證等，為自己的維權提供有力的證據支持。六、違約責任與糾紛解決6.1違約責任約定在合同中，應明確約定雙方的違約責任，以保證合同的履行。違約責任的約定應具體、明確，包括違約的情形、違約的責任形式、違約金的數額或計算方法等。同時違約責任的約定應符合法律法規的規定，避免出現違法或無效的條款。在約定違約責任時，要充分考慮合同的實際情況和雙方的利益，保證違約責任的約定公平、合理。6.2糾紛解決途徑選擇在合同中，應明確約定糾紛解決的途徑，如協商、調解、仲裁或訴訟等。糾紛解決途徑的選擇應根據合同的具體情況和雙方的意愿進行，盡量選擇雙方都能接受的解決方式。同時要明確約定糾紛解決的管轄法院或仲裁機構，以避免出現管轄權爭議的情況。在約定糾紛解決途徑時，要充分考慮糾紛解決的效率和成本，選擇最適合的解決方式。6.3糾紛處理的時效與程序在合同中，應明確約定糾紛處理的時效和程序，以保證糾紛能夠及時得到解決。糾紛處理的時效應根據法律法規的規定和合同的具體情況進行約定，一般為兩年。糾紛處理的程序應明確規定糾紛的處理流程、證據的收集和提交、裁決的作出等相關事項，以保證糾紛處理的公正、公平。在約定糾紛處理的時效和程序時，要充分考慮糾紛的復雜性和解決的難度，保證糾紛能夠得到及時、有效的解決。七、合同管理部門與職責7.1合同管理部門設立股份制企業應設立專門的合同管理部門，負責企業的合同管理工作。合同管理部門可以設在法務部門或其他相關部門，具體根據企業的組織架構和管理需求來確定。合同管理部門應配備專業的合同管理人員，具備扎實的法律知識和合同管理經驗，能夠熟練處理合同管理的各項工作。7.2合同管理部門職責合同管理部門的主要職責包括：起草、審核、簽署、備案、保管、變更、解除、履行監督、糾紛處理等合同管理工作；制定和完善合同管理制度，規范合同管理流程；對合同管理人員進行培訓和考核，提高合同管理人員的業務水平和綜合素質；與其他部門協作，共同做好合同管理工作，為企業的發展提供有力的保障。7.3各部門在合同管理中的協作合同管理是企業的一項綜合性工作，需要各部門的協作配合。業務部門應負責合同的起草和談判，保證合同內容符合業務需求和法律法規的規定；法務部門應負責合同的審核和法律風險評估，保證合同的合法性和合規性；財務部門應負責合同的付款和結算，保證合同款項的及時支付；其他部門應根據合同的約定，履行自己的職責，為合同的履行提供支持和保障。各部門應加強溝通和協作，形成合力，共同做好合同管理工作。八、合同管理制度的監督與修訂8.1制度監督機制股份制企業應建立健全合同管理制度的監督機制，對合同管理制度的執行情況進行監督和檢查。監督機制可以包括內部審計、定期檢查、專項審計等形式，對合同管理制度的執行情況進行全面、系統的監督和檢查。同時要建立健全合同管理制度的考核機制，對合同管理人員的工作進行考核和評價，激勵合同管理人員認真履行職責，提高合同管理水平。8.2制度修訂程序合同管理制度應根據企業的發展情況和法律法規的變化進行定期修訂。修訂程序應包括制定修訂計劃、組織修訂工作、征求意見、審核批準等環節。在修訂合同管理制度時，要充分考慮企業的實際情況和管