秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)

秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)1

應(yīng)用文書的概念與制發(fā)

（一）文書的含義與分類

1.含義：應(yīng)用文書是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人

處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用到的具有一定格式的文體總稱.

2.分類：

（I）行政公文（通用公文）

黨的機(jī)關(guān)獨(dú)有5種：決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定.

行政機(jī)關(guān)獨(dú)有4種：命令、公告、通告、議案.

黨政機(jī)關(guān)共有9種：通知、通報(bào)、決定、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、

函、會(huì)議紀(jì)要、意見.

⑵事務(wù)文書

傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、

會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿.

(3)商務(wù)文書

意向書、訂貨單、商品說明書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)

書、合同、可行性研究報(bào)告.

(二)通用公文的制發(fā)程序

包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā).

1.草擬

(1)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確.

⑵結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一（一）1.（1）

⑶使用國(guó)家法定計(jì)量單位.

⑷公文的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用的詞素

的數(shù)字必須使用漢字，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字.

2.審核

行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求.

3.簽發(fā)

上行文應(yīng)交由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

下行文或者平行文由主要負(fù)責(zé)人或者授權(quán)的其他責(zé)任人簽發(fā).

應(yīng)用文書的格式

⑵抄送：主題詞下空1行，左空1字.用三號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí).

名稱中間用逗號(hào)

隔開，最后一個(gè)標(biāo)句號(hào).

⑶印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1

字.三號(hào)仿宋字

體.印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí).

(4)版記中的反線：版記中上各要素下均加一條黑色間隔橫線，

即反線，寬度同

版心.

(三)通用公文的特定格式：

1.信函式：發(fā)文名稱后不加“文件”兩字.范文機(jī)關(guān)全稱下4nlm

處為一條橫線為武文

線（上粗下細(xì)），居下頁邊20nlm處為文武線（上細(xì)下粗）.

2.會(huì)議紀(jì)要格式

________________會(huì)議紀(jì)要

第一期

辦公案_年_月一日

應(yīng)用文書的要素

一、材料：一系列的事實(shí)和依據(jù).包括四個(gè)環(huán)節(jié)：材料的占有、

鑒別、選擇、使用.

（一）材料的占有

（二）材料的鑒別

（三）材料的選擇

1.圍繞主題選擇材料

2.選擇典型材料

3.選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料

4.選擇生動(dòng)新穎的材料

（四）材料的使用

二、主題：要求一一正確、深刻、新穎、集中.

三、結(jié)構(gòu)：

（一）內(nèi)容：標(biāo)題、開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng).

1.開頭的方式：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式.

2.層次：總分式、并列式、遞進(jìn)式、因果式、時(shí)序式、三段式.

3.段落：提行式、條款式、篇段合一式.

4.照應(yīng)：首尾照應(yīng)、文題照應(yīng)、行文前后照應(yīng).

5.結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式、說明式、禿尾.

（二）要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一.

四、語言

（一）標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí).

（二）應(yīng)用文書專用語言：

1.開頭用語：為了、根據(jù)、鑒于、目前、茲有

2.承啟用語：根據(jù)?”決定，為了~~~現(xiàn)決定，擬采取以下措施,

經(jīng)~~~研究，答復(fù)如下.

3,引述用語：悉，收悉.

4.批轉(zhuǎn)用語：批示、閱批、審批、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā).

5.稱謂用語：我、貴、你、本、該

6.經(jīng)辦用語：經(jīng)、擬、施行、審定、會(huì)議聽取了.

7.表態(tài)用語：不同意、不可、批準(zhǔn).

8.結(jié)尾用語：

(1)請(qǐng)示：當(dāng)否，請(qǐng)批示.

(2)函：請(qǐng)研究函復(fù)，請(qǐng)予復(fù)函.

⑶報(bào)告：請(qǐng)指正，請(qǐng)審閱.

(4)復(fù)函：特此專復(fù)，特函復(fù).

⑸知照性公文：特此公告.

應(yīng)用文書的表達(dá)方式

一、敘述

1、六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果

2、敘述人稱：第一人稱、第三人稱.

3、敘述方式：順敘、倒敘.

二、議論

1、三要素：論點(diǎn)、論證、論據(jù).

2、類型：立論、反駁.

3、方法：例證法、分析法、引證法、對(duì)比法、因果法.

三、說明

1、方法：定義和表述，分類和比較，數(shù)字和圖表.

秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)2

文書的擬寫和處理

文書擬寫

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1.概念：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文的通知.

2.類型：批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知.

3.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主動(dòng)機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)發(fā)文件原

文

4.所有的批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知均附帶文件.此類附帶文件不屬于附

件.

二、報(bào)告

1.概念：匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的公文.

2.特點(diǎn)：匯報(bào)性、陳述性.

3.報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別：

(1)性質(zhì)要求不同.請(qǐng)示必須答復(fù)，報(bào)告則不必.

⑵行文時(shí)限不同.事前請(qǐng)示，事后報(bào)告.

4.類型：匯報(bào)工作報(bào)告、反映情況報(bào)告、答復(fù)詢問報(bào)告.

5.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

6.主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)，若還需呈送其他上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)采用抄送形

式.

7.尾語：特此報(bào)告、專此報(bào)告、請(qǐng)審閱、請(qǐng)指正.

8.報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng).

三、請(qǐng)示

1.概念：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文.

2.特點(diǎn)：一文一事、請(qǐng)批對(duì)應(yīng)、事前行文.

3.類型：求示性、求批性.

4.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款卜成文日期+附注

5.請(qǐng)示只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、逐級(jí)請(qǐng)示、語言溫和謙恭.

四、問答函

1.概念：不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問題進(jìn)行詢問或答復(fù)的函.

2.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

3.尾語：請(qǐng)速回復(fù)、盼復(fù)、請(qǐng)予復(fù)函、即請(qǐng)函復(fù)；此復(fù)、特此專

復(fù)、特此函復(fù)、專此函告.

五、簡(jiǎn)報(bào)

1.概念：國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)

驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文

書.

2.特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新、實(shí).

3.類型：工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào).

4.擬寫要點(diǎn)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾.

5.一事一報(bào)，切忌面面俱到.控制在1000字以內(nèi).

_______________公司

情況簡(jiǎn)報(bào)

第（_）期

辦公室

_____黨群部_年_月_日（大寫）編者按:

標(biāo)題

_月_日，―公司在—地方召開會(huì)議.

會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)了精神，—文件.（以上為導(dǎo)語）

—領(lǐng)導(dǎo)作了重要講話.提出一點(diǎn)意見：

四、（以上為正文）

最后再次強(qiáng)調(diào)，.（結(jié)尾）

送：—辦公室、公司各部門（共印30份）（以上為報(bào)尾）

六、意向書

1.概念：當(dāng)事人雙方或者多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條

約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文

書.

2.特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡(jiǎn)略性.

3.結(jié)構(gòu):標(biāo)題:文種即可.

正文：導(dǎo)語+主體（分條款寫明）+結(jié)尾（未盡事宜，在正式簽訂合

同或者協(xié)議書時(shí)予以補(bǔ)充）

尾部：意向書簽訂各方單位的名稱、代表人姓名并加蓋公章、私

章和日期.

一、通告

1.含義：公布社會(huì)各方面周知或遵守的事項(xiàng)的公文.

2.與公告的區(qū)別：使用范圍不同：公告（國(guó)內(nèi)外），通告（國(guó)內(nèi)社

會(huì)）

宣布事項(xiàng)不同：公告（法定事項(xiàng)），通告（具體遵守周知事項(xiàng)）

制發(fā)者不同：公告（國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)），通告（企事業(yè)單

位等）

3.類型：制約性、告知性.

4.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+正文（發(fā)文緣由+通告事項(xiàng)+尾語）+落款+成文

日期

5.與通知的區(qū)別：通知有特定的發(fā)文對(duì)象，通告沒有.

二、通報(bào)

1.概念：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況的公文.

2.類型：表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)、傳達(dá)通報(bào).

3.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由+通報(bào)事項(xiàng)+分析+決

定+號(hào)召要求）+附件+落款+成文日期

4.與通知的區(qū)別：通知帶有一定的指令性.

三、決定

1.概念：對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人

員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文.

2.特點(diǎn)：決策性、制約性.

3.類型：指揮性、知照性.

4.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由+決定事項(xiàng)+要求）+

附件+落款+成文日期（屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決定，成文日期通常置于

落款下方；也可加括號(hào)置于標(biāo)題下居中.屬于會(huì)議通過的決定，

加括號(hào)置于標(biāo)題下居中，常用形式：_年_月一日—會(huì)議通過）

四、請(qǐng)批、批答函

1.含義：不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文.2.

擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由+函事項(xiàng)+尾語［請(qǐng)審查

批準(zhǔn)，當(dāng)否，請(qǐng)審批，此復(fù)，特此專復(fù)，特此函復(fù)，專此函

告］）+落款+成文日期

五、計(jì)劃

L特點(diǎn)：針對(duì)性、預(yù)見性.

2.結(jié)構(gòu)：文章式、表格式.

3.文章式計(jì)劃寫法：標(biāo)題（文種）+正文（前言+主體+結(jié)尾）+尾部

4.語言簡(jiǎn)潔明了，樸實(shí)自然，表達(dá)方式以說明、敘述為主，行文

中不夾雜不必要的議論.

六、總結(jié)

1.類型：綜合性、專題性

2.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題（公文式標(biāo)題或者非公文式標(biāo)題）+正文（前言+

主體+結(jié)尾）+尾部

3.注意事項(xiàng)：正確的指導(dǎo)思想、堅(jiān)持實(shí)事求是，總結(jié)出規(guī)律性的

東西，分清主次，突出重點(diǎn)，語言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確

七、述職報(bào)告

1.概念：各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及管

理人員，向上級(jí)管理機(jī)關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況

的書面報(bào)告.

2.特點(diǎn)：個(gè)人性、真實(shí)性、通俗性.

3.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題（文種）+稱謂（各位領(lǐng)導(dǎo)、董事會(huì)、組織人事

部）+正文（開頭+主體［履行職務(wù)的基本情況+所取得的成績(jī)和實(shí)踐

經(jīng)驗(yàn)+存在問題和努力方向］+結(jié)尾［以上報(bào)告，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們指正］）+

落款+成文日期

4.注意事項(xiàng)：實(shí)事求是、突出特點(diǎn)、語言簡(jiǎn)潔.

八、講話稿

1.特點(diǎn)：內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)、語言平易通俗、交流具有互動(dòng)性.

2.擬寫要點(diǎn)：開頭+主體+結(jié)尾

九、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

1.概念：對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料，進(jìn)行整理、得出結(jié)論，

提出采取行動(dòng)的合理化建議之后撰寫的書面報(bào)告.

2.特點(diǎn)：針對(duì)性、真實(shí)性、典型性、時(shí)效性

3.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+前言+正文（情況部分+預(yù)測(cè)部分+建議部分）+

尾部

4.注意事項(xiàng)：深入調(diào)查，充分占有材料；實(shí)事求是.

十、招標(biāo)書

1.概念：招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)，從而達(dá)到優(yōu)選投標(biāo)人的

一種告知性文書.

2.特點(diǎn)：明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、具體性和規(guī)范性.

3.擬與要點(diǎn):

標(biāo)題

秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)3

收發(fā)文處理

一、繕印文書

L含義：對(duì)文件進(jìn)行抄寫眷抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及

復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作.

2.要求；文字準(zhǔn)確，字跡工整清晰；符合規(guī)定體式，頁面美觀大

方；不隨意改動(dòng)原稿；

裝訂齊整牢固；注意保密.

3.文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn)，不能

隨意增減.

4.工作程序：確定印制的文書-〉確定印制格式-〉完成印制-〉

交付印制的文書.

二、校對(duì)文書

1、含義：根據(jù)定稿對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正.

2.校對(duì)的內(nèi)容：校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字.規(guī)范字體字

號(hào).檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁碼是否連貫