秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議善后工作模塊5目錄Contents參會人員送別任務1任務2會場清理與會費結算任務3會議文件的收集、整理和歸檔任務4會議精神的傳達與落實任務5會議評估與總結Part01項目描述會議結束以后，秘書人員的工作仍然沒有結束，必須做好善后工作，保證會議的善始善終。會議的善后工作主要包括參會人員送別、會場清理、會費結算，以及會議文件的清退、收集、整理與歸檔，會議決定事項的落實、會議評估與總結。Part02

學習目標了解會場清理的內容及程序1熟悉會費結算的流程及方法2任務二會場清理與會費結算Part03案例導入（課本P98）某出版社主辦的高校大學英語教學及教材出版研討會在杭州舉行。會議規定，所有會議經費、車費、住宿費都由出版社承擔，會議不安排旅游項目。代表們15日全天報道，18日上午離會。每位與會人員可攜帶一名家屬，但家屬費用應按會議統一標準自行解決。會費結算時間定在17日晚20點開始，地點在酒店17層的會議室——會務組辦公室。20點整，會務組外的樓道里排起了長隊……思考該出版社哪些方面服務不到位?他們怎樣做才能避免與會者結賬排長隊？Part04項目驅動會場用具會議文件一、會場清理Part04項目驅動會場清理的內容和程序01將租用或借用的設備、器材還給租用或借用單位；不能及時歸還的，應入庫并派專人保管。02撤走會場的臨時性布置，包括會標、彩旗、綠植等。03清點會議用品、用具，能再次使用的要歸庫管理。04將會場中搬動過的桌椅恢復原樣，并將地面、門窗清掃或擦洗干凈。一、會場清理Part04項目驅動會場清理的內容和程序05撤走會場外的會議標志，如通知牌、方向標等。06清理回收會議文件。07通知配電人員切斷會場不再使用的電源；通知服務人員關閉會場。一、會場清理Part04項目驅動會費結算包括兩項內容：會務人員和賓館酒店結算會議開支費用0102會務組和單位財務部門的結算二、會費結算Part04項目驅動會議結束后，秘書人員應及時與會場出租方結清會議的各項費用，主要包括：會議室租借費、設備使用費以及開會期間的其他相關費用。如果是由會議組織方承擔全部費用的會議，會務秘書要及時和酒店結清住宿費，開具好發票，以便回單位進行財務結算。二、會費結算（一）住宿費、會場租賃費等費用的結算Part04項目驅動會議經費的付款方法和付款時間參考表項目費用確認付款時間付款方法會場租金事先商定會后支票或現金設備租金事先商定會后支票或現金培訓費事先商定活動后現金支付資料和用品費用事先申請當場結算或會后結算現金支付食宿費事先商定會后支票或現金會中交通費事先申請當場結算或會后結算支票或現金其他事先確認活動后按賬單支票或現金支付二、會費結算（一）住宿費、會場租賃費等費用的結算Part04項目驅動會議結束后，會務工作人員與財務人員應按照會議經費預算計劃，進行會議開支的財務決算。如果決算中超出了經費預算指標，要說明充分理由才能報銷。否則，財務將不予報銷。二、會費結算（二）和單位財務部門的決算Part05技能訓練模擬一次由某企業承辦，所有費用都由與會者擔負，承辦方只負責會務組織和服務的中型會議。會議有市領導參加，會上設主席臺，會場采用大小合適的正方形會議室，會議室有兩個入口。主持人宣布會議結束的同時，宣布離席順序：主席臺領導先從會議室右側門離場，會務組人員引導其他與會者從左側門離場。會后有些特殊情況需要安排，第一，會議在旅游區舉行，但會議沒有安排旅游，會上有20人準備多住兩天，游覽當地風光；第二，多數與會者是乘坐飛機或火車來開會的，有12人是自駕來的。案例Part05技能訓練要求1.全班分成若干小組，其中一組人員扮演會議主持人和服務人員，其他組扮演與會者。2.模擬散會時的情景。3.為參會者發放預訂的車船機票。4.為參會者開具會費正式發票。5.為自駕的與會者安排好返回途中可能出現的問題解決方案。Pa