國企會議管理制度及規范第一章總則

一、目的與原則

為加強國企會議管理的規范性和有效性，提高決策效率，確保會議內容的貫徹落實，制定本制度。會議管理制度應遵循公正、公開、高效、節儉的原則，確保會議的嚴肅性、權威性和及時性。

二、適用范圍

本制度適用于國企內部各類會議，包括但不限于董事會、監事會、總經理辦公會、專題會等。

三、會議類型

1.定期會議：按照規定的時間、周期召開的會議，如年度會議、季度會議、月度會議等。

2.臨時會議：根據工作需要臨時召集的會議。

3.專題會議：針對某一特定議題召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的召集、主持、記錄、跟蹤等工作由專人負責。

2.各級管理人員應嚴格按照會議管理制度組織、參與會議，確保會議質量。

五、參會人員

1.會議召集人應根據會議議題，明確參會人員范圍，確保參會人員具備相關決策權或知情權。

2.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議召集人請假。

六、會議紀律

1.參會人員應嚴格遵守會議紀律，保持會議秩序，尊重他人發言。

2.會議期間，參會人員應關閉手機或將其調至靜音狀態，不得隨意離開會場。

3.會議內容涉及國家機密、商業秘密等敏感信息，參會人員應嚴格保密。

七、會議決策

1.會議決策應充分發揚民主，集中集體智慧，確保決策的科學性、合理性。

2.會議決策事項應明確責任部門、責任人及完成時限，確保決策的貫徹落實。

八、制度修訂

本制度根據國企實際情況制定，如有需要，可適時進行調整和完善。

九、制度解釋

本制度的最終解釋權歸國企董事會所有。

十、制度生效

本制度自發布之日起生效，原有相關制度與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召集人應根據工作需要和會議目的，提前確定會議議題，并明確議題的討論重點和預期目標。

2.發送通知：會議籌備人員應至少提前三天向參會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、議題、參會人員等內容。

3.準備材料：會議召集人負責組織相關人員準備會議材料，包括會議議題相關資料、背景資料、統計數據等，并確保材料在會前分發至各參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保參會人員到齊。

2.會議開幕：會議召集人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和預期目標。

3.議題討論：按照會議議程，逐項討論議題。各參會人員應充分發表意見，確保議題討論的全面性和深入性。

4.決策表決：對于需要決策的議題，會議召集人應組織參會人員進行表決，形成會議決議。

三、會議記錄

1.記錄內容：會議記錄應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、決策結果等。

2.記錄方式：可采用書面記錄或電子記錄，確保記錄的準確性和完整性。

3.記錄人員：由專人負責會議記錄工作，并在會議結束后及時整理會議紀要。

四、會議總結

1.會議總結：會議召集人應在會議結束前對本次會議的討論成果、決策事項進行總結。

2.任務分配：對于會議決策事項，應明確責任部門、責任人和完成時限，確保決策的落實。

3.會議評估：可適時對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，以提高會議質量。

五、會議結束

1.會議結束語：會議召集人宣布會議結束，對參會人員表示感謝。

2.會議紀要發放：會議紀要應在會議結束后及時整理，并在最短時間內發放給各參會人員，以便于跟蹤落實。

六、會議延期與取消

1.延期：如因特殊情況需要延期召開會議，會議召集人應提前通知參會人員，并重新確定會議時間。

2.取消：如會議議題已完成或因其他原因需要取消會議，會議召集人應及時通知參會人員，并說明原因。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發布

1.會議紀要整理：會議記錄人員應在會議結束后24小時內完成會議紀要的整理，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要審批：會議紀要需經會議召集人審批，確保紀要內容的準確性和權威性。

3.會議紀要發布：審批通過后的會議紀要應及時通過郵件、企業內部平臺等方式發布給各參會人員及相關執行部門。

二、會議決策事項的分解與落實

1.決策事項分解：根據會議紀要，將決策事項分解為具體的執行任務，明確責任部門、責任人和完成時限。

2.任務跟蹤：設立專門的跟蹤機制，對會議決策事項的執行情況進行定期跟蹤，確保各項任務按時完成。

3.落實情況反饋：責任部門應在規定時限內向會議召集人報告決策事項的落實情況，包括進度、問題和建議。

三、會議紀要的歸檔與查閱

1.歸檔：會議紀要應按照規定進行歸檔，便于日后查閱和追溯。

2.查閱權限：會議紀要的查閱權限應嚴格限定，確保信息安全。

3.查閱途徑：提供便捷的查閱途徑，如企業內部平臺、電子檔案系統等，方便相關人員查閱。

四、會議紀要的監督與評估

1.監督機制：建立會議紀要落實情況的監督機制，對未按期完成的任務進行督促，確保決策事項的落實。

2.評估與改進：定期對會議紀要的落實情況進行評估，分析存在的問題和不足，不斷優化會議管理流程，提高決策執行力。

五、會議紀要的更新與補充

1.更新：如有需要，會議紀要應進行及時更新，確保信息的準確性和時效性。

2.補充：對于會議紀要中未涉及或需要補充的事項，應及時進行補充，確保會議紀要的完整性。

六、會議紀要的利用與總結

1.利用：會議紀要應作為工作指導和決策依據，為相關工作提供支持。

2.總結：通過對會議紀要落實情況的總結，提煉經驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.預訂流程：設立專門的會議室預訂流程，確保會議室使用的合理性和高效性。

2.預訂途徑：提供線上預訂平臺或書面預訂方式，方便預訂者實時查詢會議室使用情況并進行預訂。

3.時間沖突處理：如有時間沖突，按照“先預訂者優先”的原則進行處理，或協調各方協商解決。

二、會議室配置與維護

1.基礎設施：會議室應配備必要的基礎設施，如會議桌椅、投影儀、音響設備等。

2.環境布置：保持會議室整潔、安靜，營造良好的會議氛圍。

3.定期檢查：定期對會議室設施進行檢查和維護，確保設施正常運行。

三、會議室使用規范

1.使用原則：會議室使用應遵循高效、節約、環保的原則。

2.使用時間：預訂者應按照預訂時間使用會議室，如有特殊情況需提前或延后使用，應提前通知相關人員。

3.使用要求：會議期間，參會人員應愛護會議室設施，遵守會議紀律，確保會議順利進行。

四、會議室安全管理

1.安全措施：會議室應配備適當的安全設施，如消防器材、監控系統等。

2.保密要求：涉及敏感信息的會議，應采取相應的保密措施，如設置密碼保護、簽署保密協議等。

3.緊急處理：如遇緊急情況，應及時啟動應急預案，確保人員安全。

五、會議室服務與支持

1.會前準備：會議室管理人員應提前做好會前準備，包括設備調試、資料發放等。

2.會中服務：會議期間，提供必要的會務支持，如茶水服務、資料整理等。

3.會后清理：會議結束后，及時清理會議室，確保會議室恢復原狀。

六、會議室預約管理與監督

1.預約管理：設立專門的管理人員負責會議室預約工作，確保預約流程的順利進行。

2.監督檢查：定期對會議室使用情況進行監督檢查，對違規行為進行制止并記錄。

3.持續改進：根據監督檢查結果，不斷優化會議室管理規定，提高會議室使用效率。

第五章附則

一、制度修訂

本制度如有需要修訂，由國企相關部門提出修改意見，經董事會審議通過后予以公布實施。

二、解釋權