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文檔簡介

教育機構采購流程及審核機制一、制定目的及范圍為提升教育機構的采購效率，確保采購活動的規范性與透明度，特制定本采購流程及審核機制。該流程適用于教育機構內所有采購活動，包括教材、教具、設備及其他相關物資的采購。二、采購原則采購活動應遵循以下原則：1.公正性：確保所有供應商在同等條件下參與競爭，避免任何形式的偏見。2.透明性：采購過程應公開，確保相關人員能夠隨時查閱采購信息。3.合理性：在保證質量的前提下，綜合考慮價格、服務及交貨期，選擇最優供應商。4.合規性：所有采購活動必須遵循國家法律法規及教育機構內部規章制度。三、采購流程1.采購需求確認教育機構各部門需根據實際需求，填寫《采購需求申請表》。該表應詳細列明所需物資的名稱、規格、數量及預算金額。部門負責人審核后，提交至采購部門。2.預算審核采購部門對提交的《采購需求申請表》進行審核，確認預算是否合理，并與財務部門溝通，確保資金的可用性。審核通過后，形成《采購計劃》。3.供應商選擇采購部門根據《采購計劃》，進行市場調研，收集至少三家符合條件的供應商信息。對供應商的資質、信譽、過往業績進行評估，確保其具備履約能力。4.詢價與比價向選定的供應商發出詢價函，要求其在規定時間內提交報價。采購部門對收到的報價進行整理與分析，形成《比價報告》。該報告應包括各供應商的報價、服務條款及交貨期等信息。5.審批流程《比價報告》需提交至相關部門進行審核。審核通過后，采購部門將《比價報告》及推薦供應商名單提交至采購委員會進行最終審批。采購委員會由各部門負責人及財務代表組成，確保決策的公正性。6.合同簽署采購委員會審批通過后，采購部門與選定的供應商簽署《采購合同》。合同中應明確物資的規格、數量、價格、交貨時間及售后服務等條款，確保雙方權益。7.采購實施與驗收供應商按合同約定進行交貨，采購部門負責組織相關人員進行驗收。驗收內容包括數量、質量及其他約定條款的符合性。驗收合格后，相關物資入庫，并填寫《驗收報告》。8.付款流程采購部門在驗收合格后，向財務部門提交付款申請，附上《采購合同》、《驗收報告》及發票等相關資料。財務部門審核無誤后，按合同約定進行付款。9.檔案管理所有采購相關文件，包括《采購需求申請表》、《采購計劃》、《比價報告》、《采購合同》、《驗收報告》等，均需進行歸檔管理，以備后續查閱與審計。四、審核機制1.定期審計教育機構應定期對采購流程進行審計，確保各環節的合規性與有效性。審計內容包括采購記錄、合同履行情況及資金使用情況等。2.反饋與改進采購部門應建立反饋機制，收集各部門對采購流程的意見與建議。定期召開會議，討論采購流程中存在的問題，并進行相應的改進。3.培訓與宣傳定期對相關人員進行采購流程及審核機制的培訓，提高其對采購規范的認識與執行能力。通過宣傳教育，增強全員的合規意識。五、采購紀律1.采購人員應保持公正客觀，不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣。2.采購人員需對采購過程中的信息保密，未經授權不得向外泄露。3.違反采購紀律的人員，將根據機構相關規定進行處理，情節嚴重者

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