學生干部會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了加強學生干部會議的組織管理，提高會議效率，確保會議結果的落實，制定本管理制度。學生干部會議應遵循民主集中制原則，注重實效，簡化程序，保證質量。

二、適用范圍

本管理制度適用于學生干部召開的所有正式會議，包括但不限于學生會、社團、班級等各類學生組織。

三、會議類別

1.定期會議：按照規定的時間、周期召開的會議，如每周例會、每月例會等。

2.臨時會議：針對特定事項或緊急情況臨時召集的會議。

3.培訓會議：為提高學生干部能力、交流經驗等目的而召開的會議。

四、參會人員

1.學生干部應按時參加各類會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議召集人請假。

2.與會議議題相關的人員，可根據需要邀請列席會議。

3.會議召集人可根據實際情況，決定是否允許其他人員旁聽。

五、會議紀律

1.參會人員應嚴格遵守會議時間，按時到場，會議開始后，不得隨意進出會場。

2.參會人員應保持會議秩序，尊重發言者，不得打斷他人發言。

3.會議期間，參會人員應關閉手機或將其調至靜音狀態，不得在會場內接打電話。

4.會議內容應保密，未經允許，不得泄露會議討論內容。

六、本管理制度的解釋權歸學生干部會議管理部門所有。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。

學生干部會議管理部門負責本管理制度的監督、檢查和考核，對違反規定的人員進行批評教育，情節嚴重的，可給予相應處罰。各部門應認真執行本管理制度，共同維護學生干部會議的嚴肅性和高效性。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召集人應根據實際情況，提前確定會議主要議題，必要時可征求相關部門或人員的意見。

2.發送通知：會議召集人應在會議召開前，通過適當方式（如短信、微信、公告等）向參會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、議題等內容。

3.準備材料：會議召集人應組織相關人員準備會議所需的材料，包括會議議程、相關文件、報告等，并在會議召開前至少一天分發給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保參會人員按時到場。

2.會議主持：會議召集人擔任主持人，宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.討論議題：按照會議議程逐項進行討論，發言人應簡明扼要地闡述觀點，其他參會人員可就議題展開討論，充分發表意見和建議。

4.決策表決：對于需要決策的事項，會議主持人應組織參會人員進行表決，表決方式可根據實際情況采取口頭表決、舉手表決或無記名投票等方式。

5.總結發言：會議主持人對會議討論情況進行總結，對決策結果進行明確，并對會議成果進行評價。

三、會議記錄

1.記錄內容：會議記錄人員應詳細記錄會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等內容。

2.記錄方式：會議記錄可采用書面記錄、錄音等方式進行，確保記錄準確、完整。

3.會議記錄的保管：會議記錄完成后，應由專人負責整理、歸檔和保管，以備查閱。

四、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，對參會人員表示感謝。

2.參會人員應將會議中領取的材料、文件等帶回，不得遺失。

3.會議召集人應在會議結束后，及時將會議紀要和決策結果通知相關部門和人員。

五、會議流程的優化與改進

1.定期對會議流程進行檢查和評估，根據實際情況調整和完善。

2.鼓勵參會人員對會議流程提出意見和建議，以提高會議效率。

3.借鑒其他組織或單位的優秀會議管理經驗，不斷優化會議流程。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發布

1.會議紀要應由專人負責編寫，內容包括會議時間、地點、參會人員、討論的主要議題、決策結果等。

2.會議紀要編寫完成后，應由會議主持人或指定負責人審核批準。

3.會議紀要應在會議結束后的一定工作日內完成，并盡快通過適當方式（如郵件、公告等）發布給所有參會人員及相關執行部門。

二、會議決策的分解與責任分配

1.根據會議紀要中的決策內容，將任務分解為具體的行動計劃，明確每項行動的責任人、完成標準和時限。

2.責任人應明確了解自己的任務要求和完成標準，必要時可進行二次確認以確保無誤。

3.會議召集人應對責任分配情況進行監督，確保每項決策都有明確的執行計劃和責任人。

三、執行過程的監控與協調

1.建立會議決策執行情況的監控機制，定期檢查任務進度，及時發現問題并采取措施解決。

2.會議召集人應負責協調各部門之間的工作，確保決策執行過程中的溝通順暢，資源合理調配。

3.對于執行過程中出現的重大問題，應及時上報并召集相關人員召開臨時會議，以便及時調整決策或行動計劃。

四、結果反饋與評估

1.責任人在完成任務后，應及時向會議召集人反饋執行結果。

2.會議召集人應根據反饋結果，對執行情況進行評估，包括任務完成情況、問題解決情況等，并在后續會議中進行通報。

3.對于執行不力的情況，應分析原因，采取相應的改進措施，并追究相關責任人的責任。

五、持續改進與閉環管理

1.通過對會議紀要執行情況的跟蹤與評估，總結經驗教訓，為未來的會議管理和決策提供參考。

2.建立閉環管理制度，確保每一項會議決策都能得到有效執行，形成良性循環，不斷提高會議管理水平和組織執行力。

六、檔案管理與查閱

1.會議紀要及其執行情況的相關資料應歸檔保存，以便于未來的查閱和審計。

2.建立檔案查閱制度，確保相關資料的安全性和保密性，同時便于組織內部人員按照規定流程進行查閱。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂者需向會議室管理部門提交申請，包括會議時間、預計參會人數、所需設備等。

2.會議室管理部門根據申請進行統籌安排，確認無誤后予以批準。

3.預訂者應在會議前一定時間內確認會議室預訂情況，如有變更需及時通知會議室管理部門。

二、會議室布置

1.會議室布置應根據會議類型和參會人數進行合理規劃，確保座位充足、空間舒適。

2.會議室內應配備必要的設施，如投影儀、音響設備、白板等，并確保設備正常運行。

3.會議室管理部門負責定期檢查會議室設施，發現問題及時維修或更換。

三、會議室使用規范

1.會議室內應保持安靜、整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾等不文明行為。

2.使用會議室時，應愛護室內設施，不得隨意移動或損壞設備。

3.會議結束后，使用人員應負責清理會議室，將座椅歸位，關閉電源，確保會議室恢復原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應制定安全措施，確保會議室內外安全。

2.會議室內應保持通風，消防設施齊全，并定期進行安全隱患排查。

3.會議涉及敏感內容時，應采取保密措施，禁止無關人員進入會議室。

五、會議室維護與優化

1.定期對會議室進行清潔和保養，確保會議室環境良好。

2.會議室管理部門應收集參會人員的意見和建議，不斷優化會議室配置和服務。

3.結合組織發展需求，適時對會議室進行擴建或改造，提高會議室使用效率。

六、違規處理

1.對違反會議室管理規定的行為，會議室管理部門有權予以制止，并視情節給予相應處罰。

2.對于造成會議室設施損壞的行為，責任人應承擔相應責任，包括賠償損失。

3.會議室管理部門應加強對違規行為的監督檢查，確保會議室管理規定的有效執行。

第五章附則

一、本管理制度自發布之日起施行，原有相關規定與本管理制度不符的，以