湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司采購業務內部控制基本情況......................................1

2.1采購部門人員配置............................................1

2.2采購方式及組織架構..........................................1

2.3采購業務內部控制流程........................................2

3公司采購業務內部控制存在的問題....................................3

3.1采購人員素質不高............................................3

3.2缺乏完備的供應商選擇機制....................................3

3.3采購計劃制定不合理..........................................4

3.4采購費用控制不合理..........................................5

4公司采購業務內部控制優化設計......................................5

4.1提高采購人員素質............................................5

4.2完善供應商篩選機制..........................................6

4.3制定完備的采購計劃..........................................7

4.4將采購費用控制在合理范圍....................................7

5總結..............................................................8

參考資料...........................................................9

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山東友臣食品有限公司采購業務內部控制優化設計

1公司簡介

山東友臣食品有限公司于2013年在臨沂經濟技術開發區市場監督管理局登

記成立的一家民營企業，是一家食品制造業，注冊資本1000萬人民幣；經營范

圍包括研發、生產、銷售：糕點（烘烤類糕點）、膨化食品、糖果制品（糖果）、

餅干、其他休閑食品、飲料（果汁及蔬菜汁類、蛋白飲料、茶飲料類）、罐頭、

飲料類保健食品開發，通過互聯網及實體店銷售預包裝食品及其他休閑食品等。

公司推出各種衍生產品，并不斷根據品牌定位和市場需求優化升級，致力于打

造一流的烘焙品牌。在研發及品質把控方面，友臣擁有國內先進的研發中心和

經驗豐富的研發團隊，掌握多項核心技術知識產權。

2公司采購業務內部控制基本情況

2.1采購部門人員配置

為了確保采購工作的順利進行，我們需要在企業內組建一支高效，團結的

采購隊伍，每一位都具有自己特有的職能，以確保采購工作的順利進行。采購

人員應具有良好的素質和能力，才能使采購業務順利開展。友臣公司的采購團

隊由市場及需求分析員、供應商管理人員、采購經理、采購人員、庫存管理人

員、采購統計分析人員以及財務與成本核算人員等多個專業人員組成。

采購部門

市場及需求供應商管理庫存管理人采購統計分財務與成本

采購經理采購人員

分析員人員員析人員核算人員

圖1采購部門人員配置圖

2.2采購方式及組織架構

該公司采購方式為采購方式不限于公開招標和邀請招標，而應根據技術特

點、使用環境和市場供求等因素制定相應的采購計劃，以獲取貨物、工程和服

務。在政府投資項目中應用非招標方式可以減少中間環節、簡化程序、降低成

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本、提高效率、避免腐敗。以下是可供選擇的非招標采購方式：通過詢價現購、

比價采購、議價采購、訂價收購以及公開市場采購等方式。

該公司采用混合型采購的組織架構，即總部采購負責建立整體采購戰略，

負責供應商的篩選，各個事業部負責日常業務交易?；旌闲徒M織架構整合企業

資源，有利于供應商管控及進行更好的議價。

2.3采購業務內部控制流程

（1）制定采購計劃。采購部門依據制定的生產計劃，并參考以往產品銷

售價格及以往產品銷售記錄等方面，做出相應的成本核算分析后擬定采購計

劃。

（2）供應商的選擇與考核。采購員根據公司所需物料清單，將所需原材

料及生產所需設備信息、產品參數、技術參數等相關信息提供給供應商，聯系

供應商，供應商進行相關信息提供及產品報價。

（3）詢價、比價、議價。采購人員建立供應商資料，綜合考慮價格、付

款方式等條件，貨比三家。

（4）合同的簽訂。與供應商協商后，達成一致，確定報價、交貨日期、

付款方式等。

（5）交貨驗收。采購人員需要確定貨物品種、數量、質量的準確。質檢

合格的貨物安排入庫，不合格的需要安排補救和退換貨。

（6）財務結算。會計人員會對采購合同、采購訂單、驗收單等進行仔細

審查，以確保各類明細數據的準確性和符合財務規定的要求。如有問題，就需

要財務人員與相關部門負責人溝通協商。在經過財務部的審核并確認無誤后，

將按照企業的審批制度進行審批，并由財務部進行付款安排。

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圖2采購內部控制流程圖

3公司采購業務內部控制存在的問題

3.1采購人員素質不高

采購部門作為一個擁有大量“油和水”的部門，采購部門人員混雜；采購

管理隊伍在政策，理論水平和管理能力等方面，普遍較低。由于知識結構存在

缺陷，對于招投標、合同、商業談判、市場調查、法律等方面的認知不足，因

此將采購活動委托給社會中介機構來主辦，從而導致采購成本的增加。這些都

是影響政府采購制度有效運行的主要原因。對于政府采購的復雜性，缺乏充分

的認知，不了解專業系統采購方式與流程，許多采購人員不熟悉采購業務與技

術，不掌握廠商信譽與商品質量，缺乏市場信息搜索與解析能力，不敏感不了

解政府采購政策，不規范情況時有發生。

企業對采購監管缺乏制約機制、對個別部門或者單人把握的采購工作不加

監督、采購產生弊端的可能性很大。采購資金是否安全，采購材料是否優質都

不能準確保證，發展前景受到了很大威脅。

3.2缺乏完備的供應商選擇機制

在采購工作的推進過程中，首要問題在于如何進行供應商的篩選和選擇。

供應商的質量好壞直接影響到企業能否順利地完成采購任務以及是否能夠按時

按質保量地向客戶交付產品。為了確保生產作業的順暢進行，企業需尋覓品質

卓越的供應商，以供應所需之相關物資。為了能夠快速響應市場需求，企業也

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開始注重自身供應商體系的建設。然而，當前公司仍然奉行傳統的采購理念，

只有在物資供應不足的情況下，才會大力尋找相應的供應商，這導致了大量時

間和資金的浪費，同時也無法及時找到所需的供應商。另外，由于供應商之間

存在著不同的需求，所以在選擇供應商時往往會產生一些困難。盡管在規定時

間內確定了供應商，然而缺乏足夠的時間去搜集既選供應商信息，致使提供的

信息無法滿足企業自身的生產需求。

山東友臣公司對供應商價值認識不到位，與供應商信息溝通過少。公司感

覺到采購工作只是企業開展日常工作的一項輔助職能，以為它只給企業提供生

產所需的原料，這樣就使得企業對于自身和供應商之間的關系沒有充分的了解，

也就沒有準確地評價供應商給自身企業帶來的沖擊，從而使得企業內部采購效

率進有了比較明顯的降低。此外，在與供應商的合作中，均以企業自身利益為

主要準則，這使得與供應商難以維持長期合作關系，從而使得供應商對于本企

業所不具備的關注度不足，最終給企業帶來了嚴重經濟損失。

3.3采購計劃制定不合理

采購工作計劃性不強。在編制采購計劃時，往往沒有考慮到物資采購的時

效性，有的甚至沒有考慮到物資配送的時間性。有計劃但不實行計劃管理，而

是由領導拍腦袋決定采購數量，采購計劃不符合企業實際情況，忽視了行業環

境，采購過多造成了庫存積壓，空間占用，浪費資源；采購過少導致物資緊

缺，造成斷貨，匆忙采購，成本可能過高，使得公司資金周轉產生一系列問

題，增加了計劃的隨意性，工作的計劃性不強。

采購計劃與生產及經營脫節。由于公司缺乏必要的管理知識和管理水平，

在編制采購計劃時往往只是根據本單位的年度預算來決定采購量，而不是按照

產品規格、性能特點、批量大小及市場行情來確定采購量，這樣會導致物資采

購量超過本單位實際所需數量，這種做法是不利于企業經營活動的正常進行。

在制定采購計劃過程中，單重視編制采購計劃，但是忽視了采購計劃的制定依

據與實際生產經營情況之間的關系。按照上級領導提出的年度物資需求量來制

定下一年的采購計劃，忽視了實際生產經營要求和成本控制目標，這樣制定的

采購計劃影響企業的正常生產經營秩序，會使得采購計劃往往與實際生產計劃

脫節，從而影響了公司的正常生產任務，不利于公司生產計劃的順利進行，在

采購周期上也受到了限制，使生產和需求之間形成一種惡性循環。

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3.4采購費用控制不合理

一般而言，采購批量大，則采購次數少，存貨費用高。對于企業而言，至

關重要的是確定最優的訂貨批量，以實現相關存貨成本的最小化目標。在訂貨

批量一定的情況下，企業應根據不同類型產品的特點，選擇合適的訂貨量及相

應的庫存水平。影響庫存成本的因素包括購買價、訂貨成本、儲存成本和缺貨

成本等，最為重要的是訂購成本和庫存成本。采購批量和采購次數是影響訂貨

和儲存成本的兩個重要因素。隨著采購次數的增加，所需的訂貨成本，包括采

購人員的費用等，也隨之增加。

該公司信息化程度不高。目前公司與供應商之間的信息交流十分有限，與

供應商之間是典型的非信息對稱的博弈過程。信息化程度差，導致工作效率很

低。現代物流技術和電子信息技術technology的應用仍然處于低水平，各種采

購信息管理水平較低，導致采購業務的物流成本昂貴，嚴重影響了物流業的現

金流。而且由于物流信息系統使用欠缺，整個采購渠道的重復運輸非常嚴重，

定購提前期長，中間商、供應商無法直接與市場上的消費者聯系消費者反饋調

查，無法及時了解市場和產品信息。

4公司采購業務內部控制優化設計

4.1提高采購人員素質

提高員工的素養與價值理念。企業氛圍對采購業務有著決定性作用。首先，

企業員工把公司的利益放至第一位，還需避免出現個人利益與公司利益發生沖

突；企業要遵守誠信為根的基本理念，在平常工作中遵照有關的法規。企業要

明確職工遵守道德準則，嚴重違紀人員得免去職位；企業得針對地制定政策來

保護機密信息不被泄露，特別是在采購時要避免泄露。其次，提高勝任能力。

在新情況下，為了提高企業員工的勝任能力，管理層需要在選拔和招聘員工時

制定條件，并在完成各項工作任務時為其設定合適的工作崗位。在制定工作所

需的知識技能時，必須考慮到工作的本質特征，同時也需要從實際情況出發，

對人力資源成本進行深入思考和研究。在采購部門的發展過程中，必須確保采

購人員具備敏銳的市場洞察力和高效的市場信息搜集能力。

完善職位不相容制度，避免一個職位擁有多個權限，防止以權謀私。按照

機構間相互支持、相互制衡原則建立相關監管制度。以保證企業資金安全，采

購部門必須接受嚴格的監管和限制，以避免權力過度膨脹的風險。在采購活動

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中，通過設置監督機構來實現對各環節的控制，并建立起完善的管理制度。監

管人員全程監督和管理采購計劃和執行過程。

4.2完善供應商篩選機制

完善供應商體系，多渠道、多方位獲取盡可能多的供應商資料，對材料的供

應商要求達到三四家，確保材料能及時供應。確保現有供應商、爭取潛在供應

商和健全供應商體系。隨著市場的沖擊，各類原材料價格均有不同程度的提高

或降低，采購員應搞好價格比較工作，搞好比價，議價工作，摸清市場價格，

擇優選用供應商，避免供應商借故要求提價。

圖3供應商篩選流程

確保企業在采購信息上的保持信息暢通，加強各個時段與供應商的信息溝

通，從而使供應商能夠更好地滿足企業的需求，創造更大的價值。采購人員應

熟悉市場價格等動態，以便采購工作開展中能全面掌握具體資料加以比較，摸

清市場供求狀況，并能處于價格談判中的有利位置。之外，對市場信息的足夠

了解，確保企業采購的最佳進貨時間點，避免延誤給公司造成損失。

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4.3制定完備的采購計劃

提前規劃采購計劃，同時保留一定的靈活性，以避免不利局面的出現。將

企業的內外環境相結合，進行全面分析，以加強采購計劃的制定。在內部環境

方面，我們會根據生產年度、季度和月廢計劃的需要，逐步制定采購計劃。在

執行采購計劃時，我們會根據庫存量、生產計劃和供應商供貨周期等因素，制

定合理的采購物料計劃，以確保計劃的科學性和合理性。分析整個食品行業過

去的數據，預測未來的發展趨勢，以了解市場狀況。

表1采購計劃表

保持采購部門和生產部門之間信息的流通，能夠幫助采購部門提高預測的

準確性。計劃制定的重要輸入信息是預測結果，若預測不準確，則管理過程中

會暴露出許多問題，因此提高預測準確性的關鍵在于完善預測方法，采用滾動

預測的方法，準確預測需求。不同的預測方法會因行業特點有所差異，有的將

市場份額分析或者客戶選擇理論與其他方法相結合，有的將在宏觀經濟相關分

析的基礎上進行，滾動預測能夠對市場情況做出更可靠的反應，從而使得所需

信息更精準。

4.4將采購費用控制在合理范圍

實施大規模采購以減少單次采購的費用，達到規模效應、降低采購成本。

大規模采購的最大優勢在于發揮集中采購的規模效應，將分散采購物資集中采

購，一方面可減少采購批次，有效降低采購實施成本；另一方面，采購量的增

加可以帶來更多價格折扣，從而降低采購價格。整合采購資源、提升采購質量。

集中采購可以通過整合現有供應商資源，從眾多供應商中選擇優質供應商進行

合作，提升采購產品質量與售后服務質量。統一采購標準、降低運作成本。集

中采購可以更加有效地推行上級機構采購策略，通過同步化供應鏈計劃進行控

制，統一策劃，統一采購，統一配置標準，從而提高物資采購供應管理水平，

降低采購價格，整合采購職能，減少作業和管理費用。

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為控制采購費用，公司可進行存貨管理。存貨管理主要方法有:ABC分類管

理、經濟訂貨批量法。ABC分類管理是指根據一定的標準把公司庫存分為A類、B

類和C類，再根據每一類庫存的重要性分別采用不同的方式進行管理，包括:A

類庫存具有金額大但是品種數量少等特點；B類存貨數額大、品種數量多；C類

存貨種類較多，但其價值數額較小。一般來說，這三種存貨金額比例大致是

A:B:C=0.7:0.2:0.1,品種數量比例則大致是A:B:C=0.1:0.2:0.7。經濟訂貨批量

屬于固定訂貨批量模型，它可用于決定企業單次訂貨量。企業在按經濟訂貨批

量訂貨的情況下，可以使訂貨成本與儲存成本的總和達到最小。進行存貨管理，

控制存貨水平，發揮存貨降低存貨成本功能，還可以發揮防止停工待料，適應

市場變化，維護均衡生產的功能。

表2采購成本費用表