辦公室設備維護與保養制度辦公室設備維護與保養制度一、目的為確保辦公室設備的正常運行，延長設備使用壽命，提高工作效率，降低設備故障率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內所有辦公室設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、空調、辦公桌椅等。三、職責分工1.行政部門負責制定辦公室設備維護與保養計劃，并監督執行。建立設備檔案，記錄設備的基本信息、維護保養記錄、維修記錄等。協調設備維修、保養工作，負責與外部維修服務提供商的聯系與溝通。對設備的采購、報廢等事項提出建議。2.使用部門負責本部門設備的日常使用和管理，確保設備的正確操作。及時發現并報告設備故障及異常情況。配合行政部門和維修人員進行設備的維護保養工作。3.財務部門負責審核設備維護與保養費用預算，并監督費用的支出情況。四、設備維護與保養計劃1.行政部門應根據設備的使用說明書、行業標準以及公司實際使用情況，制定年度、季度和月度設備維護與保養計劃。計劃應明確維護保養的設備名稱、型號、維護保養內容、責任人、時間安排等。2.對于關鍵設備和大型設備，應制定專項維護保養計劃，確保設備的穩定運行。五、日常維護與保養1.設備使用前檢查設備使用人員在每次使用設備前，應進行簡單的外觀檢查，確保設備無明顯損壞、連接正常。對于電腦、打印機等電子設備，應檢查電源、網絡連接是否正常，設備是否能正常啟動。2.設備清潔設備使用人員應定期對設備進行清潔，保持設備表面干凈整潔。清潔時應使用適當的清潔工具和清潔劑，避免對設備造成損壞。對于電子設備，應注意防止液體進入設備內部；對于打印機、復印機等設備，應定期清理硒鼓、墨盒、紙路等部件，防止卡紙和打印質量下降。3.設備正確使用設備使用人員應嚴格按照設備的使用說明書進行操作，不得擅自更改設備的設置和參數。禁止在設備上安裝未經授權的軟件和插件，避免因軟件沖突導致設備故障。對于辦公桌椅等家具，應合理使用，避免超載和不當損壞。六、定期維護與保養1.按照維護保養計劃，行政部門應定期組織對設備進行全面維護保養對于電腦設備，應定期進行系統更新、殺毒軟件升級、硬件檢查等工作，確保電腦系統的穩定性和安全性。打印機、復印機等設備應定期進行內部清潔、部件檢查和校準，確保打印質量和設備性能。空調設備應定期進行濾網清洗、制冷劑檢查等維護工作，保證空調的制冷、制熱效果和運行安全。2.定期維護保養工作應由專業維修人員或經過培訓的人員進行，行政部門應做好監督和記錄工作七、設備故障處理1.設備使用人員在發現設備故障后，應及時向行政部門報告報告內容應包括設備名稱、型號、故障現象、發生時間等信息。2.行政部門接到報告后，應立即對故障進行初步判斷，并安排維修人員進行維修。對于簡單故障，維修人員應在最短時間內解決；對于復雜故障，維修人員應及時制定維修方案，并告知使用部門預計維修時間。3.若設備故障無法在公司內部解決，行政部門應及時聯系外部維修服務提供商。在選擇外部維修服務提供商時，應進行充分的市場調研和評估，選擇具有良好信譽和專業技術能力的供應商。維修完成后，行政部門應組織相關人員對維修質量進行驗收，并要求維修服務提供商提供維修報告和發票。4.對于因設備故障導致的工作延誤，行政部門應協調相關部門采取臨時措施，確保工作的正常進行。八、設備維修記錄與檔案管理1.維修人員在每次維修設備后，應詳細填寫設備維修記錄，包括維修日期、設備名稱、型號、故障現象、維修方法、更換的零部件等信息。2.行政部門應建立設備檔案，將設備的采購合同、使用說明書、維護保養計劃、維修記錄等資料進行歸檔管理。設備檔案應妥善保存，以備查閱和參考。九、設備報廢處理1.當設備出現以下情況時，可申請報廢：已超過規定使用年限，且設備老化嚴重，無法正常使用或維修成本過高。因技術進步或業務變更，設備已無法滿足工作需求，且無轉讓或使用價值。設備因意外事故或不可抗力因素導致嚴重損壞，無法修復或修復后仍無法正常使用。2.設備報廢申請由使用部門提出，填寫設備報廢申請表，詳細說明設備報廢原因、設備名稱、型號、購置時間等信息，并提交行政部門審核。3.行政部門接到報廢申請后，應組織相關人員對設備進行評估，確認設備是否符合報廢條件。評估通過后，將報廢申請表提交財務部門審核。4.財務部門根據公司財務制度和相關規定，對設備報廢申請進行審核，確認設備的賬面價值和處置方式。審核通過后，報公司領導審批。5.經公司領導審批同意后，行政部門負責對報廢設備進行處置。處置方式包括出售、捐贈、報廢回收等，具體處置方式應根據設備的實際情況和公司相關規定確定。處置過程中，應確保設備的資產安全，并做好相關記錄。十、培訓與教育1.行政部門應定期組織設備使用人員進行設備操作和維護保養培訓，提高使用人員的操作技能和維護意識。培訓內容應包括設備的基本操作方法、日常維護保養知識、常見故障處理等。2.對于新購置的設備，行政部門應在設備投入使用前組織專門的培訓，確保使用人員熟悉設備的操作和注意事項。3.培訓方式可采用集中授課、現場演示、在線學習等多種形式，以滿足不同人員的學習需求。十一、監督與考核1.行政部門應定期對各部門設備的維護與保養情況進行檢查和監督，檢查內容包括設備的日常清潔、使用記錄、維護保養計劃執行情況等。2.將設備維護與保養工作納入部門和個人的績效考核體系，對設備維護保養工作做得好的部門和個人進行表彰和獎勵；對因使用不當或維護保養不力導致設備損壞或故障頻發的部門和個人，進行相應的處罰。十二、制度的評審與修訂1.本制度應定期進行內部評審，評審周期為每年一次。評審由行政部門組織，相關部門參與，對制度的執行情況、適用性、有效性等進行全面評估。2.在制度執行過程中，如發現與法律法規、行業標準、公司實際情況不符或存在不合理之處，行政部門應及時對制度進行修訂和完善。修訂后的制度應經法律審核、相關部門反饋，并報公司領導審批后發布實施。十三、實施計劃1.第一階段（12周）成立制度推行小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括各相關部門代表。明確小組成員的職責和分工。收集和整理公司現有辦公室設備的詳細信息，包括設備名稱、型號、購置時間、使用部門等，為后續工作提供基礎數據。2.第二階段（34周）根據制度內容，制定詳細的設備維護與保養計劃模板，并分發給各使用部門。各使用部門結合本部門實際情況，填寫設備維護與保養計劃，并提交給行政部門。行政部門對各部門提交的計劃進行匯總和審核，形成公司年度、季度和月度設備維護與保養總計劃，并下發至各部門。3.第三階段（58周）組織設備使用人員參加設備操作和維護保養培訓。培訓可分為集中授課和現場演示兩種方式，確保使用人員掌握設備的正確操作方法和日常維護保養技能。按照設備維護與保養計劃，逐步開展設備的日常維護與保養工作。行政部門加強對維護保養工作的監督和指導，及時發現并解決問題。4.第四階段（912周）建立設備檔案管理系統，將設備的相關資料進行電子化歸檔。行政部門指定專人負責設備檔案的管理，確保檔案的完整性和準確性。對制度的執行情況進行階段性檢查和評估，收集各部門的反饋意見和建議。針對存在的問題，及時調整和完善制度及相關工作流程。十四、培訓方案1.培訓目標使設備使用人員熟悉辦公室設備的基本操作方法和注意事項，提高操作技能和工作效率。增強設備使用人員的設備維護保養意識，掌握日常維護保養知識和技能，延長設備使用壽命。確保設備使用人員了解設備故障的常見原因和處理方法，能夠及時發現并報告設備故障，減少故障對工作的影響。2.培訓對象公司全體辦公室設備使用人員。3.培訓內容設備基礎知識：介紹各類辦公室設備的基本構造、工作原理和功能特點。操作技能培訓：詳細講解設備的開機、關機、日常操作流程，以及各種功能的使用方法。通過實際操作演示，讓培訓人員親身體驗，確保掌握正確的操作方法。維護保養知識：講解設備日常清潔、定期保養的方法和要點，以及不同設備的維護保養周期和注意事項。介紹常見設備故障的原因和預防措施，讓培訓人員學會如何在日常工作中及時發現和處理一些簡單的故障。安全注意事項：強調設備使用過程中的安全問題，如防止觸電、避免因操作不當造成人身傷害等。講解設備緊急情況的處理方法，如火災、漏電等突發情況的應對措施。4.培訓方式集中授課：邀請專業講師或設備供應商的技術人員進行集中授課，講解設備的基礎知識、操作技能和維護保養知識。通過PPT演示、視頻播放等方式，使培訓內容更加直觀易懂。現場演示：在培訓現場，由培訓講師對設備進行實際操作演示，邊演示邊講解操作要點和注意事項。培訓人員可以在現場進行實際操作練習，培訓講師進行現場指導，及時糾正不規范的操作行為。在線學習：制作設備操作和維護保養的在線學習課程，包括視頻教程、電子文檔等資料，供培訓人員在業余時間自主學習。同時，設置在線測試功能，檢驗培訓人員的學習效果，對于測試不合格的人員，要求重新學習和測試。5.培訓時間安排集中授課：安排2天時間，每天上午9:0012:00，下午14:0017:00，分批次對不同部門的設備使用人員進行培訓。現場演示：根據設備的分布情況，在各部門安排現場演示時間，每個部門演示時間為12小時，確保每個設備使用人員都能有機會進行實際操作練習。在線學習：在線學習課程在培訓開始前一周發布，培訓人員可以在一個月內自主安排時間完成學習和測試。6.培訓效果評估理論考核：在集中授課結束后，對培訓人員進行理論知識考核，考核內容包括設備基礎知識、操作技能、維護保養知識等。通過閉卷考試的方式，檢驗培訓人員對培訓內容的掌握程度。實際操作考核：在現場演示和實際操作練習結束后，對培訓人員進行實際操作考核。考核內容包括設備的開機、關機、日常操作、簡單故障處理等。由培訓講師現場觀察和評分，確保培訓人員能夠熟練、