辦公室合同與印章管理制度辦公室合同與印章管理制度一、目的為加強公司合同與印章管理，規范合同簽訂、履行及印章使用流程，防范法律風險，維護公司合法權益，結合公司實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經營活動中涉及的合同管理與印章使用。三、職責分工1.辦公室：負責合同文本的統一編號、存檔管理；印章的保管、使用登記與監督；組織合同與印章管理相關培訓。2.法務部門：負責合同的法律審核，提供法律咨詢服務；對印章使用的合法性進行監督，協助處理合同糾紛。3.業務部門：負責合同的起草、談判、履行跟蹤；提出印章使用申請，并確保合同內容符合業務實際需求。4.財務部門：負責對合同涉及的財務條款進行審核，監督合同款項的收付。四、合同管理合同簽訂流程1.合同起草：業務部門根據業務需求起草合同文本，明確合同雙方權利義務、標的、價款、履行期限、違約責任等關鍵條款。合同文本應盡量采用公司制定的標準合同模板，如無標準模板，應參考類似合同范例。2.部門審核：合同起草完成后，業務部門內部進行審核，確保合同條款符合業務實際，表述清晰準確。審核通過后，將合同提交給相關協作部門會簽審核，如涉及技術內容，需技術部門審核；涉及財務條款，需財務部門審核。3.法務審核：協作部門審核通過的合同，提交法務部門進行法律審核。法務部門重點審查合同的合法性、合規性、完整性以及潛在的法律風險，提出修改意見。業務部門根據法務意見對合同進行修改完善。4.領導審批：經法務審核后的合同，按照公司審批權限規定，依次提交部門負責人、分管領導、總經理審批。審批通過后方可簽訂。5.合同簽訂：合同簽訂應由公司法定代表人或其授權代理人進行。授權代理人簽訂合同前，應取得法定代表人的書面授權委托書。合同雙方簽字蓋章后，合同正式生效。合同履行與變更1.履行跟蹤：業務部門負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同執行情況，協調解決履行過程中出現的問題。定期向相關領導匯報合同履行進度。2.變更與解除：合同履行過程中如需變更或解除合同，業務部門應及時提出書面申請，說明變更或解除的原因、內容及對公司的影響。變更或解除申請需按照合同簽訂審批流程進行審批，經批準后方可實施。變更或解除合同的協議應作為原合同的附件一并存檔。合同存檔與查閱1.存檔管理：辦公室負責合同的統一存檔管理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同檔案臺賬。合同原件及相關資料應妥善保管，保存期限按照國家法律法規及公司檔案管理規定執行。2.查閱借閱：因工作需要查閱或借閱合同檔案的，需填寫《合同查閱/借閱申請表》，經所在部門負責人和辦公室負責人審批后，到辦公室辦理查閱或借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管合同資料，不得擅自涂改、復制、轉借。五、印章管理印章種類與保管1.印章種類：公司印章包括公司公章、法人章、合同專用章、財務專用章、發票專用章等。2.保管責任：公司公章、法人章由辦公室指定專人負責保管；合同專用章由辦公室保管；財務專用章、發票專用章由財務部門指定專人保管。印章保管人應確保印章存放安全，防止印章被盜用、濫用。印章使用審批1.常規使用：對于一般性文件、報表等需加蓋印章的，由文件制發部門填寫《印章使用申請表》，經部門負責人審批后，交印章保管人蓋章。2.重要合同及文件：涉及合同簽訂、重要協議、對外報送的重要文件等需加蓋印章的，除填寫《印章使用申請表》外，還需按照公司相關審批流程，經分管領導、總經理審批后，方可蓋章。3.特殊情況：如遇緊急情況需使用印章，而相關領導無法及時審批的，印章保管人應通過電話或其他方式向領導請示，經同意后方可先蓋章，并在事后及時補辦審批手續。印章使用登記1.印章保管人應建立《印章使用登記臺賬》，對每次印章使用情況進行詳細登記，包括使用日期、申請人、文件名稱、文號、印章種類、用途等信息。2.蓋章完成后，印章保管人應在《印章使用申請表》上簽字確認，并將申請表與登記臺賬一并存檔。印章停用與銷毀1.停用情形：公司印章因磨損、變更公司名稱、機構調整等原因不再使用時，由辦公室提出印章停用申請，報公司領導批準后，發布印章停用通知。2.銷毀處理：停用的印章由辦公室負責回收，統一進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，參與銷毀人員應簽字確認。六、監督與處罰1.辦公室會同法務部門定期對合同與印章管理情況進行檢查，對發現的問題及時提出整改意見。2.對違反本制度規定，導致公司遭受經濟損失或不良影響的部門或個人，公司將視情節輕重，給予相應的紀律處分和經濟處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。七、內部評審、法律審核與反饋1.內部評審：制度初稿完成后，組織各部門負責人及相關業務骨干進行內部評審。評審重點關注制度的合理性、可行性以及與公司實際業務的契合度。各部門應在收到制度草案后的[X]個工作日內提出書面反饋意見，辦公室對反饋意見進行整理匯總，對制度進行修改完善。2.法律審核：將修改后的制度提交法務部門進行法律審核。法務部門重點審查制度是否符合法律法規要求，有無潛在法律風險。法務部門應在[X]個工作日內出具法律審核意見，辦公室根據審核意見再次修改制度。3.多輪反饋修改：經過內部評審和法律審核后，將制度再次下發至各部門征求意見，進行多輪反饋修改，確保制度能夠充分滿足各利益相關方的需求和期望。八、實施計劃1.宣傳培訓階段（[具體時間區間1]）：制定詳細的培訓方案，組織全體員工參加合同與印章管理制度培訓，確保員工熟悉制度內容和操作流程。通過公司內部宣傳欄、郵件等方式對制度進行宣傳，提高員工對制度的認知度。2.試運行階段（[具體時間區間2]）：在公司范圍內正式試運行本制度，各部門按照制度要求開展合同管理與印章使用工作。在試運行期間，收集各部門反饋的問題和建議，對制度進行進一步優化調整。3.正式實施階段（[具體時間區間3]）：根據試運行情況，對制度進行最終修訂完善后，正式發布實施。明確制度執行的監督檢查機制，確保制度有效執行。九、培訓方案1.培訓目標：使員工了解合同與印章管理的重要性，熟悉合同簽訂、履行、存檔及印章使用的流程和要求，提高員工的風險防范意識和業務操作能力。2.培訓對象：公司全體員工3.培訓內容：合同管理相關法律法規解讀公司合同管理制度詳細講解，包括合同簽訂流程、履行跟蹤、變更解除、存檔查閱等環節印章管理制度講解，包括印章種類、保管、使用審批、登記等規定實際案例分析，通過典型案例分析，加深員工對合同與印章管理風險的認識4.培訓方式：集中授課：邀請法務專家或公司內部資深人員進行集中培訓，講解制度要點和法律知識。線上學習：制作線上培訓課程，供員工隨時隨地學習，課程內容包括視頻講解、文檔資料、在線測試等。模擬演練：組織模擬合同簽訂和印章使用場景，讓員工在實踐中熟悉操作流程，提高實際操作能力。5.培訓時間安排：集中授課安排[X]次，每次時長[X]小時，具體時間根據公司實際情況確定。線上學習課程在培訓開始后[X]天內上線，員工應在[X]周內完成線上課程學習和測試。模擬演練在集中授課和線上學習結束后進行，根據員工報名情況分組開展，每組演練時間為[X]小時。6.培訓效果評估：通過在線測試、課堂提問等方式對