辦公室辦公用品采購與領用制度辦公室辦公用品采購與領用制度一、目的為規范公司辦公室辦公用品的采購與領用管理，合理控制辦公用品成本，提高辦公用品使用效率，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公室辦公用品的采購與領用管理。三、職責分工1.行政部門負責辦公用品采購計劃的匯總、審核與編制。負責選擇合格的辦公用品供應商，建立供應商檔案，并進行日常管理與維護。負責組織辦公用品的采購工作，簽訂采購合同，跟蹤采購進度，確保按時到貨。負責辦公用品的驗收、入庫、保管和發放工作。定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保賬實相符，并根據盤點結果進行相應的處理。2.各部門負責根據工作需要，定期提出辦公用品的采購需求，并填寫《辦公用品采購申請表》。負責本部門辦公用品的領用管理，指定專人負責本部門辦公用品的領用、發放和登記工作。協助行政部門做好辦公用品的使用情況調查和反饋工作，提供改進意見和建議。3.財務部門負責審核辦公用品采購預算和采購費用，確保采購支出符合公司財務規定。參與供應商的選擇和采購合同的審核，監督采購過程中的財務合規性。負責對辦公用品的庫存進行財務核算，定期核對賬目，確保財務數據的準確性。四、采購管理1.采購計劃各部門應根據工作實際需求，每月末填寫《辦公用品采購申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息，并提交給行政部門。行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總、審核，結合辦公用品的庫存情況，編制《辦公用品月度采購計劃》，經行政部門負責人審批后執行。對于臨時性、緊急性的采購需求，各部門應填寫《辦公用品緊急采購申請表》，經行政部門負責人和公司領導審批后，由行政部門及時采購。2.供應商選擇行政部門應通過多種渠道廣泛收集辦公用品供應商信息，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇至少三家合格的供應商建立供應商檔案，并定期對供應商進行考核和評價。在選擇供應商時，應優先考慮具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商，并與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。3.采購流程行政部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商發送《辦公用品采購訂單》，明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨日期、交貨地點等信息。供應商收到采購訂單后，應在規定時間內確認訂單，并按照訂單要求組織生產和發貨。行政部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時到貨。辦公用品到貨后，行政部門應會同使用部門按照采購合同和送貨單進行驗收，檢查貨物的數量、規格、型號、質量等是否符合要求。如發現問題，應及時與供應商聯系，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施進行處理。驗收合格的辦公用品，行政部門應及時辦理入庫手續，填寫《辦公用品入庫單》，將辦公用品存入倉庫，并更新庫存臺賬。五、領用管理1.領用申請各部門指定的辦公用品領用負責人應根據本部門員工的工作需要，定期填寫《辦公用品領用申請表》，詳細列出領用辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息，并經部門負責人審批后，到行政部門辦理領用手續。對于貴重或限量使用的辦公用品，如高檔筆記本電腦、打印機硒鼓等，領用申請人應詳細說明領用原因和使用期限，并經公司領導審批后方可領用。2.領用發放行政部門收到經審批的《辦公用品領用申請表》后，應按照申請表上的內容進行發放，并在庫存臺賬上進行登記，注明領用日期、領用部門、領用人等信息。辦公用品發放時，行政部門應向領用人員說明辦公用品的使用方法、注意事項等，確保領用人員正確使用辦公用品。對于新入職員工，行政部門應在員工入職時統一發放基本的辦公用品，包括辦公桌椅、電腦、文具等，并填寫《新員工辦公用品發放清單》，由員工簽字確認。六、庫存管理1.庫存盤點行政部門應定期對辦公用品的庫存進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時，應將庫存實物與庫存臺賬進行核對，確保賬實相符。盤點結束后，行政部門應編制《辦公用品庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果，包括實際庫存數量、賬面庫存數量、盤盈或盤虧數量及金額等信息。如發現盤盈或盤虧情況，應及時查明原因，并填寫《辦公用品盤盈盤虧處理表》，經行政部門負責人和公司領導審批后進行相應的處理。2.庫存預警行政部門應根據辦公用品的采購周期、使用量等因素，設定合理的庫存預警數量。當庫存數量低于預警數量時，行政部門應及時發出庫存預警信號，提醒相關人員及時進行采購，確保辦公用品的正常供應。3.庫存清理行政部門應定期對庫存積壓、損壞、過期的辦公用品進行清理，及時報廢無法使用的辦公用品，并填寫《辦公用品報廢申請表》，經行政部門負責人和公司領導審批后，按照公司相關規定進行處理。對于可回收利用的辦公用品，應進行分類回收，降低公司成本。七、費用管理1.預算編制財務部門應根據公司的發展規劃和歷史數據，結合各部門的辦公用品需求情況，編制年度辦公用品采購預算，并報公司領導審批。各部門應嚴格按照預算控制辦公用品的采購和領用，如有特殊情況需要超出預算，應提前向財務部門和公司領導提交書面申請，經審批后方可執行。2.費用報銷辦公用品采購費用報銷時，采購人員應提供合法有效的發票、采購合同、入庫單、驗收單等相關憑證，按照公司財務報銷流程進行報銷。財務部門應嚴格審核辦公用品采購費用的報銷憑證，對不符合規定的報銷申請應予以退回，并要求采購人員補充或更正相關憑證。八、監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對各部門辦公用品的采購與領用情況進行監督檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、辦公用品的使用情況、庫存管理情況等。財務部門應加強對辦公用品采購費用的監督管理，定期對辦公用品采購的價格、質量、供應商等進行審計和評估，確保采購過程的合規性和經濟性。2.考核評價公司將辦公用品采購與領用管理工作納入部門績效考核體系，對在辦公用品管理工作中表現突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反本制度規定，造成公司經濟損失或不良影響的部門和個人，將視情節輕重給予相應的處罰。九、培訓方案1.培訓目標使員工熟悉辦公用品采購與領用制度的各項規定和流程。幫助員工掌握正確使用和保管辦公用品的方法，提高辦公用品的使用效率。增強員工的節約意識和成本意識，促進公司資源的合理利用。2.培訓對象公司全體員工3.培訓內容辦公用品采購與領用制度的詳細解讀，包括采購計劃的編制、供應商選擇、采購流程、領用申請與發放等環節的具體操作要求。辦公用品的分類、用途及正確使用方法，如打印機、復印機、傳真機等辦公設備的操作技巧，以及各類文具的使用注意事項。庫存管理知識，如庫存盤點的方法和意義、庫存預警機制的作用等。節約辦公用品的方法和技巧，如雙面打印、紙張重復利用等，培養員工的節約意識和成本意識。4.培訓方式集中培訓：定期組織全體員工參加集中培訓課程，由行政部門負責人或制度專家對辦公用品采購與領用制度進行詳細講解，并通過案例分析、現場演示等方式，幫助員工更好地理解和掌握相關知識和技能。在線學習：在公司內部網絡平臺上發布辦公用品采購與領用制度的培訓資料和視頻教程，供員工隨時隨地進行自主學習。同時，設置在線測試功能，對員工的學習效果進行考核評估?，F場指導：對于一些新入職員工或對辦公用品使用不熟悉的員工，行政部門可安排專人進行現場指導，幫助他們熟悉辦公用品的使用方法和領用流程。5.培訓時間安排集中培訓：每季度組織一次，每次培訓時間為12小時。在線學習：全年持續開展，員工可根據自己的時間安排自主學習?，F場指導：根據員工實際需求隨時進行。十、實施計劃1.制度宣傳與培訓階段（[具體時間區間1]）行政部門負責制定制度宣傳方案，通過公司內部郵件、公告欄、微信群等渠道向全體員工宣傳辦公用品采購與領用制度的重要性和主要內容。按照培訓方案組織開展集中培訓、在線學習和現場指導等培訓活動，確保全體員工熟悉制度規定和操作流程。2.制度試運行階段（[具體時間區間2]）從[試運行起始日期]開始，在全公司范圍內試運行辦公用品采購與領用制度。各部門按照制度要求，規范辦公用品的采購與領用行為。行政部門和財務部門密切關注制度試運行情況，及時收集各部門在制度執行過程中遇到的問題和反饋意見，對制度進行初步評估和完善。3.制度正式實施階段（[具體時間區間3]）根據試運行階段的反饋情況，對制度進行進一步修訂和完善，確保制度的科學性、合理性和可操作性。從[正式實施日期]起，正式實施辦公用品采購與領用制度。行政部門和財務部門加強對制度執行情況的監督檢查，對違反制度的行為及時進行糾正和處理。4.制度評估與持續改進階段（長期）行政部門和財務部門定期對辦公用品采購與領用制度的執行情況進行評估，分析制度實施效果，總結經驗教訓。根據公司業務發展和管理需求的變化，及時對制度進行修訂和