人力資源檔案規范合同編號：__________合同各方信息：甲方：（全稱名稱）乙方：（全稱名稱）根據《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》等相關法律法規的規定，甲乙雙方本著平等自愿、誠實守信的原則，就甲方對乙方員工的人力資源檔案管理事項達成如下協議：一、檔案管理范圍二、檔案管理責任1.甲方作為乙方員工的用人單位，應對乙方員工的檔案進行規范管理，確保檔案的真實性、完整性、及時性和保密性。2.甲方應設立專門的人力資源檔案管理部門，配備專職或兼職檔案管理員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱等工作。3.甲方應對檔案管理員進行定期培訓，提高檔案管理員的業務水平和職業素養，確保檔案管理的規范性和專業性。三、檔案管理流程1.檔案的收集：甲方應確保在員工入職、離職、晉升、調動等環節，及時收集相關檔案材料，并按照檔案分類標準進行歸類。2.檔案的整理：甲方應對收集到的檔案材料進行整理，確保檔案材料的完整、清晰、有序，便于查閱。4.檔案的保管：甲方應對歸檔的檔案進行安全保管，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保檔案的實體安全。5.檔案的查詢：甲方應設立檔案查詢制度，便于內部各部門和個人查詢、借閱檔案。6.檔案的借閱：甲方應嚴格控制檔案的借閱，確保檔案不被非法復制、傳播、泄露。四、檔案信息安全1.甲方應對檔案信息進行保密處理，除法律、法規規定外，不得向第三方披露檔案信息。2.甲方應采取技術手段和管理措施，確保檔案信息在存儲、傳輸、處理等環節的安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等風險。3.甲方應對涉及個人信息的檔案進行去標識化處理，確保個人信息安全。五、檔案管理制度的完善1.甲方應根據國家法律法規和行業標準，不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理水平。2.甲方應定期對檔案管理制度進行審查、修訂，確保檔案管理制度的時效性和適用性。3.甲方應對檔案管理制度的執行情況進行監督、檢查，發現問題及時整改。六、違約責任1.甲方未按本合同約定履行檔案管理職責的，應承擔違約責任，賠償乙方因此遭受的損失。2.乙方未按本合同約定提供檔案材料的，應承擔違約責任，賠償甲方因此遭受的損失。3.雙方違反檔案信息安全約定的，應承擔相應的法律責任。七、爭議解決1.雙方在履行本合同過程中發生的爭議，應通過友好協商解決；協商不成的，可以向有管轄權的人民法院提起訴訟。八、其他約定1.本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為____年。2.本合同一式兩份，甲乙雙方各執一份。甲方：（蓋章）乙方：（蓋章）簽訂日期：____年____月____日一、附件列表：1.乙方員工基本信息表2.勞動合同3.工資福利記錄4.培訓發展記錄5.績效考核記錄6.獎懲記錄7.檔案保管制度8.檔案查詢制度9.信息安全管理制度10.其他與乙方員工權益相關的書面材料二、違約行為及認定：1.甲方未按合同約定履行檔案管理職責，如未及時收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱檔案等。2.甲方未對檔案管理員進行定期培訓，導致檔案管理不規范或泄露。3.甲方未對檔案信息進行保密處理，向第三方披露檔案信息。4.甲方未采取措施確保檔案信息的安全，如存儲、傳輸、處理環節存在泄露、篡改、丟失等風險。5.乙方未按合同約定提供檔案材料。三、法律名詞及解釋：1.人力資源檔案：指乙方員工的基本信息、勞動合同、工資福利、培訓發展、績效考核、獎懲等與乙方員工權益相關的一切書面材料。2.用人單位：指具有雇傭勞動者，并支付勞動報酬的主體。3.檔案管理員：負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱等工作的專（兼）職人員。4.檔案保管制度：指對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱等環節進行規范和管理的制度。5.檔案查詢制度：指對檔案的查詢、借閱等環節進行規范和管理的制度。6.信息安全管理制度：指對檔案信息進行保密處理，采取技術手段和管理措施，確保檔案信息在存儲、傳輸、處理等環節的安全。四、執行中遇到的問題及解決辦法：1.檔案材料不齊全：及時與相關部門溝通，補充缺失的檔案材料。2.檔案管理不規范：加強檔案管理員的培訓，提高檔案管理水平。3.檔案信息泄露：加強檔案信息安全措施，如加密存儲、限制訪問權限等。4.檔案遺失：建立檔案索引，定期進行檔案盤點，確保檔案完整性。5.檔案查詢不便：優化檔案查詢系統，提高查詢效率。五、所有應用場景：1.乙方員工入職時，收集并歸檔相關檔案材料。2.乙方員工離職時，整理并歸檔相關檔案材料。3.乙方員工晉升、調