湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1公司概況........................................................................................................................1

2公司出差報銷流程現狀分析.......................................................................................1

3公司出差報銷流程存在的問題....................................................................................2

3.1申請表不完善.....................................................................................................2

3.2費用報銷標準不統一.........................................................................................3

3.3費用報銷審核過程不規范.................................................................................3

3.4出差費用報銷時間跨度大.................................................................................3

3.5未嚴格執行備用金制度.....................................................................................3

4公司出差報銷流程優化設計........................................................................................4

4.1完善公司的出差申請表.....................................................................................4

4.2建立公司出差費用報銷標準.............................................................................4

4.3強化公司內控管理，規范財務流程.................................................................5

4.3.1明確公司內部責任，加強內部管理......................................................5

4.3.3規定單據的填寫整理要求......................................................................5

4.3.4規范單據審批流程..................................................................................6

4.4提高公司出差報銷費用的時效性..................................................................7

4.4.1合理利用賞罰制度.................................................................................7

4.4.2加強公司培訓，提高會計素質..............................................................7

4.5完善備用金的相關制度..................................................................................7

5關于出差報銷流程優化的總結....................................................................................8

參考資料...........................................................................................................................9

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湖南清心苑茶業有限公司出差報銷流程優化設計

1公司概況

湖南清心苑茶業有限公司成立于2017年10月12日，注冊資本為200

萬元人民幣。公司地址位于湖南省長沙市芙蓉區東湖街道遠大二路。該公司

是一家集茶葉種植、加工、銷售于一體的零售業。主要經營范圍包含：茶葉

的銷售、分裝；茶葉的生產；茶葉的加工；茶葉的種植；茶館的相關服務等。

目前主要銷售方向集中于湖南省周邊，所以員工差旅也基本上在離長沙市較

近的地方范圍內活動。該公司擁有好的產品和專業的銷售團隊以及技術團隊，

與湖南多個茶葉基地建立深厚聯系，多次帶領核心團隊走訪調查，按照現代

企業經營理念和管理模式來建設優秀的管理團隊，從技術、人才、產品、市

場、品牌全方位著手，不斷提高企業綜合競爭力，引領茶的現代消費觀念，

提高茶在生活中的影響力，將茶賦予新的時代意義。以下是公司組織架構圖：

董事長

總經理

銷售部技術部財務部

圖1-1公司組織架構圖

2公司出差報銷流程現狀分析

財務工作中的出差報銷費用主要指公司員工出差期間所發生的的一切

費用。從根本上來說，出差報銷的費用包括外出工作、外出考察、參加會議、

培訓和學習等相關活動產生的經費。這其中包括乘坐各種交通工具所產生的

費用以及日常食宿所產生的費用，它具有數量大，業務量大，容易超出等特

點。并且在實際生活中，有大多數人會開具虛假發票，容易造成報銷成本大

于實際成本，給公司的經濟成本造成了極大壓力，損害了公司的經濟利益。

該公司工作人員在出差回來以后，在財務部領取申請報銷的表格和申請書并

且填寫好，之后將在外獲得的原始憑證以及交通工具付款記錄打印粘貼在相

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關的報銷憑證單后面，然后送至財務部由財務人員進行下一步的審核和批準，

再交由總經理簽字審批同意后返還到財務部，最后由財務部人員對工作人員

的出差費用進行報銷。

工作人員申請憑部門負責人業務

財務部審核總經理簽字

證審核

圖2-1公司報銷的基本流程圖

3公司出差報銷流程存在的問題

3.1申請表不完善

該公司的出差報銷申請表過于單一，不能快速準確的分辨報銷類型，以及

明確相關的責任。公司的申請表中沒有對出差報銷的類型進行詳細的劃分，比

如交通費用、餐食費用、住宿費用等。

表3-1出差申請表

申請日期：年月日

申請人所屬部門

申請項目□省內出差□省外出差□其他

出差人員出差地點

出差公司名稱出差目的

所需辦公用品

預計出差時間月日至月日，共天

預算費用

出差經費支出□個人墊付□預支借款借款金額

部門負責人簽字行政簽字

財務部審核報銷簽字總經理簽字

3.2費用報銷標準不統一

員工的報銷額度沒有設置相關的上限，容易導致公司經費浪費過多。公司

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的普通員工出差每個人的出行費用相差太大，同樣的目的地乘坐的交通工具有

所不同，有些員工乘坐高鐵，有些員工乘坐飛機，這樣加重了公司的經費負擔。

關于出差住宿的費用也沒有相關的報銷標準。有些普通員工住宿費用是200元/

晚，有些員工住宿費是300元/晚。這些報銷數額參差不齊，但是財務部都對其

的報銷申請進行了審批通過。

3.3費用報銷審核過程不規范

該公司部分出差人員報銷的是不屬于報銷范圍內的出差費用，在財務人員

尚未審核的情況下，其部門領導就已經審批通過。同時該公司的部分員工因為

害怕得罪人，顧及同事之間的感情，審核出差報銷費用申請表的時候會把關不

嚴。在審核費用報銷手續的時候沒有認真審核單據發生的時間，并且也沒有去

考究業務項目的真實性，沒有做好費用報銷金額的真實性把關。會計由于工作

量大，沒有及時復核費用報銷的單據，沒有仔細查看單據的填寫是否符合公司

要求，比如單據填寫清晰、單據粘貼完整等。沒有詳細核對計算的報銷金額是

否正確。

3.4出差費用報銷時間跨度大

由于出差人員大多都是事先向公司借款，等出差回來后再報銷費用，這也

導致了報銷時間不及時，報銷的時間跨度大。同時該公司出差回來后的員工沒

有將自己的報銷單及時交到財務部，一直積攢著，拖著1個月甚至2個月不去

報賬，這樣不但養成了經常掛賬的壞習慣，還會占用公司的資金，影響公司資

金的流轉，危害公司的經濟利益。并且財務部也存在一部分不及時報銷出差費

用的不良現象，容易造成財務積壓，加大了財務部人員后期的工作量，同時也

打擊了工作人員的工作積極性。

3.5未嚴格執行備用金制度

該公司財務部人員未嚴格執行公司的備用金制度，個別會計人員在備用金

借出環節上把關不到位，擴大了現金的使用上限，給公司帶來了極大的不便，

造成了公司的經濟損失。太多暫借的備用金長期掛賬讓公司的財務壓力加大，

甚至還有許多積壓的未報賬的票據金額超過了出借的備用金，使公司陷入了備

用金超支的惡性循環。

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4公司出差報銷流程優化設計

4.1完善公司的出差申請表

具體調查公司工作人員的出差情況，根據出差情況制定相對應的出差報銷

申請表，對報銷申請表進行嚴格的劃分。幫助財務部人員更好更快的審核出差

費用，提高工作效率。提前詢問清楚出差員工的行程，大概估算此次出差報銷

費用的額度，如果因為天氣原因或者特殊原因改變了相關的出差費用，應該及

時上報，經上級主管同意批準后方可報銷。

表4-1出差申請表

申請日期：年月日

申請人所屬部門

申請項目□省內出差□省外出差□其他

出差人員出差地點

出差公司名稱出差目的

所需辦公用品

預計出差時間月日至月日，共天

預算費用1.交通2.住宿3.餐食4.辦公5.其他

以上合計：

出差經費支出□個人墊付□預支借款借款金額

部門負責人簽字行政簽字

財務部審核報銷簽字總經理簽字

4.2建立公司出差費用報銷標準

該公司應該根據人員的的出差類型制定費用報銷標準。建立公司的出差報

銷費用標準可以規范員工差旅出行的開銷，以此保證公司的資金得到最大程度

的利用。統一公司的出差費用報銷標準可以從公司員工出差的員工級別進行方

案制定，如下圖：

表4-2出差報銷費用限額標準

省外省內

交通費用住宿費用餐食費用交通費用住宿費用餐食費用

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總經理250元400元200元200元300元150元

部門主管200元300元150元150元200元120元

普通員工150元200元100元100元150元90元

（說明：由于出差范圍僅在長沙周邊，所以交通費用限額較低，基本能夠

滿足交通出行需求。）

4.3強化公司內控管理，規范財務流程

4.3.1明確公司內部責任，加強內部管理

要優化公司的出差報銷流程必須從上級做起，做好帶頭作用，為保證公司

的出差費用報銷手續更加正規化，公司加強內部管理，及時開展報銷申請的管

理培訓，加大對違反公司出差費用報銷制度案例的學習，杜絕類似情況的發生。

明確公司的政策規定，提高員工報銷審核的能力，明確員工之間的經濟責任。

在公司明確費用的管理責任，促使員工對費用報銷申請表再三核對，確保單據

填寫清晰，粘貼的憑證完整。

出差員工：對費用報銷的真實性、正確性、完整性負責

部門主管：對申請報銷業務的合理性、真實性負責

財務人員：對費用報銷的合法性、合規性以及金額的準確性負責

總經理：對費用報銷的合法性、合理性負責

圖4-1明確費用管理責任架構圖

4.3.3規定單據的填寫整理要求

要根據費用性質填寫對應單據，嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張

數，金額大小寫須完全一致（不得涂改），簡述費用內容或事由，費用報銷單需

填寫完整，包含部門、日期、內容、大小寫金額、合計數，附件張數等。金額

要完整到元、角、分，在財務有借款的需注明，票據的粘貼應按照報銷的經費

項目進行分類整理。如辦公費、招待費、差旅費、住宿費等，把相同經費項目

的原始憑證粘貼在一起。票據粘貼務必真實、整齊、完整，主單與附單間能夠

相互應證。不要將票據顛倒放置粘貼。粘貼次序按時間順序，按票面大小（小

票在下、大票在上，由上而下、自左至右、均勻排列粘貼）。不要用訂書機訂原

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始發票單據及附件。不要用回形針、大頭針等把原始發票單據及附件別在費用

報銷單據后面。

表4-3差旅費用報銷單

部門：銷售部2022年02月05日金額單位：元

出差人王峰出差事由洽談業務

出發到達車船費出差補貼項目單據張淑金額

月日地點月日地點交通工具單據張數金額天數金額出差補貼

110長沙110韶山高鐵195.502住宿費1200.00

112韶山112長沙高鐵195.50車費

辦公用品費

其他

小計￥191.00

報銷金額人民幣萬仟叁佰玖拾壹元零角零分金額合計￥391.00

部門負責人：審核：報銷人：王峰

表4-4借款單

2022年01月08日

借款人部門銷售部借款人簽字王峰

借款金額大寫：壹仟元整小寫：￥1000.00

借款用途預支差旅費

備注

單位負責人：財務經理：部門負責人：

4.3.4規范單據審批流程

核銷單據時，財務必須在已審核單據的每張附件上蓋上“審核”字樣的藍

字印章或劃消，出納必須就原始單據的完整性、合規性在付款前進行復核，并

在單據上蓋上紅色付訖印章。抽單時必須在費用表上備注清楚（寫明抽單日期、

所抽單據存放的地方）并簽名，所抽單據（含附件）如不能使用則放回原處，

不得撕毀，抽單必須在公司規定的日期內完成。次月10日前必須完成報銷單據

的整理裝訂，裝訂的單據封面必須寫明月份和編號，隨后要交由財務經理進行

簽字，裝訂好的票據必須放置辦公室單獨儲藏。

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4.4提高公司出差報銷費用的時效性

4.4.1合理利用賞罰制度

對公司現有的不良現象進行整改，對于出差員工掛賬的現象制定相應的監

控管理制度和懲罰措施。對于超過一個月沒有向財務部遞交出差費用報銷申請

表的員工，將會扣除該員工5%的報銷費用作為損害公司利益的罰金，超過兩個

月不遞交費用報銷申請表的員工將扣除該員工6%的績效作為掛賬的罰金，超過

三個月不及時遞交費用報銷申請表的員工將取消優秀員工的申報名額，并且沒

有資格獲得公司額外的獎金。用這些方式來督促出差員工及時向財務部遞交費

用報銷申請表，以此來保障公司的利益和正常運轉。

表4-5懲罰措施詳情表

大于1個月扣除5%報銷費用

大于2個月扣除6%報銷費用

大于3個月取消優秀員工申報名額，無資格獲得獎金

4.4.2加強公司培訓，提