湖南商務職業技術學院畢業設計目錄1公司概況 湖南衛培教育發展有限公司管理費用報銷審批流程優化設計1公司概況1.1公司簡介湖南衛培教育發展有限公司，是一家集教育研究、開發、管理和組織實施教學工作的綜合教育培訓機構，成立于2010年8月24日，注冊資本200萬元，現有員工85人，2020年收入2500萬元。業務涉及醫學學歷教育部、醫學職稱考試培訓、成人高考、學歷提升等六大模塊。這些業務模塊已經或正在成為湖南領先，全國知名的教育產品，極大的滿足了基層醫護人才不斷增長的學習需求。2011年、2012年連續兩年在湖南中醫藥大學函授站的年度檢查評估中被評為年度“優秀函授站”；被長沙市教育局評為“依法辦學，誠信服務”教育機構；被學員譽為湖南地區最值得“信賴和喜愛”的知名品牌教育機構之一。1.2組織架構總經理董事長總經理董事長教學部人力資源部招生部財務部市場部 咨詢部咨詢部客服部圖1-1湖南衛培教育有限公司組織結構圖2公司現行管理費用報銷流程湖南衛培教育發展有限公司現行的管理費用報銷審批流程如下：財務經理復核會計審核部門經理審核報銷人粘貼原始憑證、填寫報銷單財務經理復核會計審核部門經理審核報銷人粘貼原始憑證、填寫報銷單 財務經理審核付款申請單副經理審批總經理審批（重大和特殊費用）財務經理審核付款申請單副經理審批總經理審批（重大和特殊費用）圖2-1湖南衛培教育有限公司管理費用報銷審批流程圖在以上流程中，需要每個部門主管人的簽名，在簽名過程中，報銷人員需要穿梭于不同的部門。很多員工對報銷流程的熟悉度不夠，無法按部就班進行費用報銷，在進入到不同的流程環節時，需要反復的確認后，并準備相應的材料才能進行費用報銷。而且在報銷時，員工可能還會出現錯誤，不利于費用報銷工作正常的進行。3公司管理費用報銷審批流程存在的問題3.1管理費用報銷審核時間長湖南衛培教育發展有限公司采取的費用報銷模式是線下模式，每次報銷流程都是報銷人員手工填寫報銷單據，再交由部門經理審核、會計審核、財務經理審核并填制付款單、經理審核、領取現金，最后會計做賬。在以上的費用報銷審批流程環節中，員工報銷需要獲得最少五個主管的簽名，每次完成一個主管的簽名，都需要等待較長的一段時間。此時員工已經花費較多的時間，影響了員工的工作效率。當出現特殊事項時，如領導出差或者碰上非工作日，報銷人員找領導簽字時，領導人不在或者太忙忘記了，員工還要重新跑一趟。整個流程下來最長達到半個月之久。在一項對員工費用報銷審批所需花費的時間調查發現，平均每名員工一次費用報銷時間為40分鐘。如此以往，會造成大量的工作堆積還會影響財務審核。員工墊支的出差費用久久得不到報銷，會讓員工對企業產生消極情緒。3.2非財務人員缺乏必要的財務知識在工作過程中我發現，企業很多非財務人員并不熟悉和了解企業的報銷審批流程。因此在費用報銷過程中，員工經常會出現報銷單的填寫不規范、報銷憑證不齊全、票據張貼格式不對等問題，而在各個部門之間來回往返。還有因為員工缺乏對財務單據的認識的不健全，分不清借支單、報銷單、審批單等的功能與作用。從而在工作中接觸到這些單據時很容易犯錯誤，進而影響工作效率。3.3管理費用沒有制定費用報銷限額(1)辦公費用在翻閱憑證時發現2018、2019年的辦公費用是在三萬元左右，而2020年卻到達了7萬元的數值，同期增長了57.14%。且在同一年的不同時間段也有較大的差異，如7月份的辦公費是2250元，而9月份就達到了5600元。仔細翻閱憑證的過程中發現，銷售部9月份曾多次購進計算器、訂書機、鼠標、鼠標墊等使用期限較長的辦公用品。出現這些情況的原因是公司沒有制定明確的辦公費用限額，員工認為辦公用品壞了公司就應該配置到位，以致部分新進員工對辦公用品的使用不愛惜。(2)差旅費許多員工在出差的時候，有時會選擇最貴、最舒適的交通方式，有些出差路程不是很長，但是在選擇火車出行的時候，還是會選擇臥鋪，或者在選擇高鐵的時候，也會選擇一等座。如人事部人員從長沙到北京出差，飛機票晚上九點是325元，下午一點是455元。若選擇高鐵出行，二等座是342元而一等座是649元。價格相差較大，不僅增加了成本費用還會引起其他員工的攀比。出差旅館住宿費用也沒用處于完全控制的狀態，部分員工出差會選擇與其級別權限不匹配的酒店，還會將不屬于因出差而發生的費用項目羅列進住宿費中。如普通員工的酒店應是經濟型的酒店，但她（他）可能會選擇與其級別不符的三星級酒店。甚至有些員工在實際出差的整個過程中，有時會以宴請客戶為理由增加餐補費用。4公司管理費用報銷審批流程優化設計4.1簡化管理費用報銷審批流程由于報銷流程的復雜性會出現報銷費用不及時和工作效率低下等問題，因報銷人網上填寫報銷單部門經理進行審核報銷人網上填寫報銷單部門經理進行審核相關領導線上審批報銷人員打印報銷單并附上相關票據移交財務部據移交財務簽字審核做賬出納付款圖4-1管理費用報銷審批流程圖(優化)4.2加強企業員工財務知識的普及湖南衛培教育發展有限公司非財務人員缺乏所需的財務知識，可以通過企業普及所需的財務知識和培訓來解決。作為公司大部分的員工來說，他們并不了解會計人員的具體工作流程，也不清楚會計是怎樣做賬，出報表。但是，作為企業的一名員工都應該知道從財務信息中提取出對自己有用的財務信息，可以知道自己業務對公司財務狀況的影響。對于費用報銷等日常業務，這種公司員工都有可能涉及到的工作，既能提高員工的工作效率，又可以減輕財務工作人員的壓力。關于員工培訓的具體內容：首先，財務工作人員可以對日常業務中經常出現的問題做一個問卷調查，然后根據調查結果進行分類匯總，再組織對需要報銷的員工進行培訓。這樣，既有利于財務人員的工作，又不會使報銷人員在各部門之間往返跑。其次，對于一些員工會涉及比較專業的財務知識，可以進行階段性的培訓。如個人所得稅的計算和社保的繳納，以及一些國家最新頒布的稅收優惠政策、福利制度、一些常見的票據填寫和使用方法、以及費用報銷的流程。4.3明確管理費用開支限額在公司實習期間我發現，湖南衛培教育發展有限公司對管理費用開支的限額沒有較為細致的規章準則和參考標準。以下是我對衛培教育發展有限公司管理費報銷中的辦公費、差旅費限額提出的建議。4.3.1辦公費將辦公費所包含的內容進行分類整理，制定出分類清單，以及規定領取辦公物品的次數，就不會出現計算器、鼠標墊等辦公用品在一個月內出現多次領取的現象。可以減輕采購工作人員和財務人員的工作壓力，又可以減輕企業的成本費用。其次，對辦公用品每個部門領取的數量和金額進行統計，再根據統計的情況對各個部門所領用相關的辦公用品進行具體的規定。如表格所示，將辦公用品分為文件檔案類、桌面用品、辦公耗材、日雜百貨、辦公設備、財務用品，并對各部門領取的次數和金額進行明確的規定。表4-1辦公費用開支限額辦公用品類型領用次數預算金額文件檔案類文件夾、票據夾、檔案盒、資料架、文件柜等1次/月100-200元桌面用品訂書機、打孔器、剪刀、計算器、膠水、筆筒、臺歷架等1次/月100-200元辦公耗材打印和裝訂耗材、辦公用紙等1次/月100-200元日雜百貨生活用紙、一次性用品、口罩等2次/月200-300元辦公設備碎紙機、復印機、投影儀、電腦等1次/3年2000以內財務用品賬本、憑證、報表、墨水等3次/月300-800元注：辦公設備的更換根據其折舊和壽命進行，財務部門領取財務用品，按照其工作的業務量的需要進行領取，但金額不能超過所規定的金額。事后加強對辦公用品的監督。實行積分性獎懲制度，對領取后的辦公用品進行監測。對辦公用品領取后進行監測，若每次領取的部門確是物盡其用，則每領取一次就加一分，領取后出現問題則扣一分。這樣既可以提高員工的積極性，又能達到事后監督的目的。4.3.2差旅費對不同級別職稱的員工，規定不同的交通、住宿標準，明確的報銷限額。如副經理以上的工作人員，出差的交通工具飛機可以選擇商務座、高鐵可以乘坐一等座、火車可以選擇軟臥。住宿條件，也可以分等級劃分。如部門經理在A類城市出差時，可報銷的住宿標準是260元/天，而部門經理以下的其他人員是150元/天。這樣的明文規定既可以杜絕員工在出差的時，選擇最貴、最舒適的交通方式和最佳的住宿條件，從而減少差旅費的鋪張浪費，還能給優秀員工爭取更多的福利和待遇，提高其工作的積極性。表4-2交通工具等級標準職稱飛機高鐵火車長途汽車副總經理以上人員商務艙一等座軟臥按實報銷部門經理經濟艙二等座硬臥按實報銷其他人員經濟艙二等座硬臥按實報銷表4-3住宿費標準職務省會城市地級市縣城備注副總經理以上人員450/天350/天300/天其中含伙食、市內交通兩項補貼部門經理260/天200/天160/天其他人員150/天120/天100/天5設計方案實施效果湖南衛培教育發展有限公司在管理費用報銷審批流程中主要存在管理費用報銷審批流程不完善、非財務人員缺乏相關的財務知識和管理費用沒用制定明確的限額等問題。針對這些問題，我給出的建議是：（1）加強企業員工財務知識的普及，通過對員工進行財務知識培訓，使其更快的適應和了解公司費用報銷的流程和相關程序中所需的資料。（2）明確管理費用開支限額，使管理費用的報銷更加的標準化和制度化，在減少財務人員工作量的同時盡量避免公司資源浪費。（3）在公司費用報銷流程中，簡化其報銷環節的同時，實施線上報銷方式，這樣有利于提高員工的報銷效率，又促進了員工工作的積極性。通過完善管理費用審批流程、制定報銷限額、加強員工培訓，將提高員工工作效率，有