江西省醫藥采購服務平臺網上藥品采購監管子系統PAGE1PAGE22服務中心電話：(0791)8329405先鋒環宇技術支持電話：（0791）8194846江西省醫藥采購服務平臺網上藥品采購監管系統醫療機構操作手冊江西省醫藥采購服務中心江西先鋒環宇電子商務有限公司二00八年十月系統概述江西省藥品采購監管平臺V1.0是由江西省衛生廳與江西先鋒環宇電子商務有限公司合作開發，利用現代信息網絡技術為特定用戶群服務的電子交易系統，可以為醫藥衛生行業提供虛擬的市場空間，讓醫療機構全面上網采購，藥品生產經營企業全面上網銷售，政府有關部門全面上網監管，實現藥品交易過程的數字化、網絡化、合理化。依托先鋒環宇電子商務公司豐富的衛生行業集成背景，并使用醫療機構藥品集中招標采購平臺良好的系統結構設計，建立醫藥電子交易市場,可以形成公開、公平、公正的市場環境，規范藥品市場秩序，實現藥品交易過程的充分競爭，降低藥品虛高價格，減輕患者的醫藥費負擔;可以實現集中招標采購的無紙化運作,提高交易效率，降低交易成本，減輕企業負擔；強化政府對集中招標采購的監管，可以有效杜絕假藥劣藥,加快新特效藥的普及速度。功能簡介江西省藥品采購監管平臺V1.0由3大功能模塊構成：醫院采購系統、配送商管理系統、監督部門監管系統組成。該系統的使用使藥品的需求及供應信息在醫院、配送商、配送監管部門之間流暢、及時傳輸,使醫院及醫藥公司及時進行信息溝通,保證醫院藥品的及時供應，控制醫院藥品的合理庫存，提高藥品配送效率,減少流通成本。同時，監管部門能實時掌握醫院的需求，監督醫院最近采購計劃,監督中標企業的供應和服務質量，記錄醫藥公司歷次配送情況,特別當需求藥品無法得到滿足時及時協調、應對，檢查、監督醫院與醫藥公司貨款結算情況并進行有效的宏觀調控。三、流程圖:編制采購目錄編制采購目錄編制退貨單編制采購計劃編制退貨單編制采購計劃初審采購計劃（一級）審批退貨單據（一級）初審采購計劃（一級）審批退貨單據（一級）復審采購計劃（二級）復審采購計劃（二級）發送退貨單發送退貨單發送采購計劃發送采購計劃確認配貨數量確認配貨數量訂單付款訂單付款四、操作步驟4.1領取帳號和密碼醫療機構領取省服務中心設置的帳號和密碼登陸系統.4。2登陸系統以下兩種方式任選其一均可登陸本系統。4。2.1方式一：登陸的網站，單擊，如下圖所示：圖1單擊頁面左邊的“網上藥品采購系統”，如下圖所示圖24.2。2方式二：登陸的網站,單擊頁面左邊的“網上藥品采購系統”，如下圖所示:圖34.3登錄界面圖4輸入登錄用戶名和密碼，點擊按鈕進入項目列表界面。4.4項目列表界面項目列表界面如圖：圖5點擊操作列上的,進入對應的項目進行交易操作4.5、用戶工作臺界面圖6該界面作為醫療機構用戶的工作臺,包括5個功能模塊:1、采購管理2、配送管理3、退貨管理4、采購查詢5、系統管理功能模塊操作：1、采購管理采購管理包括1、采購目錄管理；2、采購目錄查詢；3、采購計劃管理；4、采購計劃初審；5、采購計劃復審.1.1、采購目錄管理:制定本院采購目錄進入設置采購目錄界面,顯示為本次項目供醫院采購藥品目錄（包括限價競價品種和不限價不競價品種),在該目錄中編制本院采購目錄，將本院選定的采購目錄在此進行選擇操作，操作界面如圖7。圖7對采購藥品的查詢可通過按藥品“通用名"、“商品名”和“生產企業”等查詢條件查詢，系統默認為模糊查詢，并支持漢語拼音的聲母（即拼音碼）進行查詢.如：藥品頭孢拉定可以輸入“頭孢拉定”或“tbld”查詢出結果,并可按商品名、生產企業等條件進行再次檢索，準確找出所需采購品種，如選擇再次查詢條件為生產企業，輸入生產企業名稱如：江西匯仁藥業有限公司可以輸入“江西匯仁"或“jxhr”選擇“在結果中查詢”進行再次檢索。結果如圖8所示：圖8為方便醫療機構使用，列出了所有可采購的品規的詳細信息。點擊查詢結果中的藥品右側的“選擇”復選框，選中為本院的采購目錄后點擊。如下圖所示:圖9保存成功后有提示頁面：注：操作指對所顯示頁面中的已選擇信息進行保存。1.2、采購目錄查詢：所選定的本院采購目錄在“采購目錄查詢"中可以查看。頁面出現的是本院采購目錄，要查找某藥品同前操作。圖10本頁面具有導出Excel表功能，可點擊,將本院采購目錄文件保存在本地硬盤中，供打印輸出。1。3、采購計劃管理采購計劃管理:以下為采購員制訂采購計劃工作界面圖11采購計劃管理下單據狀態說明:“編輯”狀態為制作采購單中，采購單還未報批；“報批”狀態為采購單制作完成后報初審；“審核通過"狀態為初審通過,待復審；“審核未通過”狀態為未通過初審，在初審意見欄內可查詢意見；“審批通過”狀態為復審通過，采購員可發送訂單;“審批未通過"狀態為未通過復審，在復審意見欄內可查詢意見；“發送”狀態為已發出、待配送商接收的采購單；“作廢”狀態為錯誤采購單已做作廢處理。采購單操作說明：：對采購單進行修改，點擊后列出采購單明細；：報藥劑（采購)科長審核采購單；：發送采購單給經銷商，讓經銷商進行確認配送;：查看采購單明細；：審核未通過的采購單取回后可重新編輯；：錯誤采購單作廢處理;：對誤作廢操作的采購單予以恢復；：作廢后的采購單進行刪除。點擊，顯示采購單明細進行添加藥品編制采購單，界面如下:圖12采購單號由系統自動生成，由28位組成,第一位以“S”開頭,2—5位為項目號，6-11位為醫院編號，12—28位為創建單據的時間.雙擊填寫框彈出經選定的本院采購目錄表，如下圖所示：圖13在對藥品的查詢中，可通過按藥品“通用名”、“商品名”和“生產企業”查詢采購藥品相關信息，系統默認為模糊查詢,并支持漢語拼音的聲母(即拼音碼）進行查詢。并可進行再次檢索，準確找出所需采購品種。點擊，藥品被選入采購單，如下圖所示：圖14填寫藥品數量和修改緊急狀態（系統默認緊急程度為普通）,同時選擇配送商,點擊下拉框，配送商分配送地區列有1—3家,醫療機構根據本院情況選擇其中一家，再點擊，該藥品采購計劃添加成功。采購金額為包裝中標價乘以采購數量，由系統自動算出，如下圖：圖15還可通過對藥品采購計劃作采購數量、配送企業、緊急程度修改，是對某一藥品采購計劃的取消。本頁面具有導出Excel表功能，可點擊，將本采購單明細文件保存在本地硬盤中，供打印輸出.創建完成后，返回采購單管理頁面,點擊，如下圖,單據進入初審階段。圖16制定采購單界面可選擇單據“單據狀態"和輸入“起始時間"和“終止時間”查找采購單,界面如圖：圖171。4、采購計劃初審采購計劃初審下單據狀態說明：“待審"狀態為等待初審的采購單；“審核通過”狀態為初審通過，待復審；“審核未通過"狀態為未通過初審，在初審意見欄內可查詢意見；“審批通過"狀態為復審通過，采購員可發送訂單；“審批未通過”狀態為未通過復審，在復審意見欄內可查詢意見；“發送"狀態為已發出、待配送商接收的采購單；初審操作界面如下：圖18點擊可查閱采購單明細，如采購單合格點擊,采購單送至復審，如采購單有誤可點擊，將出現審核意見填寫欄,見下圖：圖19輸入審批意見點擊，審批不通過的計劃單被打回,采購員可以查閱到“狀態”及初審意見。根據初審意見進行采購單修改再報批。如再次審核合格,原填寫的審核意見即消除.初審界面下可選擇單據“單據狀態”和輸入“起始時間”和“終止時間"查找采購單，界面如圖:圖201。5、采購計劃復審采購計劃復審下單據狀態說明：“待審"狀態為等待審核的采購單；“審批通過”狀態為復審通過，采購員可發送訂單；“審批未通過”狀態為未通過復審，在復審意見欄內可查詢意見；“發送”狀態為已發出、待配送商接收的采購單；復審界面如下，審批操作及單據查詢同初審.圖211。6、采購計劃發送當復審通過后，采購員點擊，采購單按配送商不同拆分成若干條訂單發往各配送商。圖22如需查看某一采購單詳細信息，點擊該采購單操作欄下的：進入采購單明細列表進行查看.圖23本頁面具有導出Excel表功能，可點擊，將本采購單明細文件保存在本地硬盤中,供打印輸出。1.7、訂單查詢采購計劃發送后,醫療機構用戶可在訂單查詢頁面下按單據發送時間對訂單查詢并可查看訂單明細，按同一采購單中的配送商不同系統自動拆分成若干條訂單，采購單編號相同而訂單編號不同即為同一采購單拆分生成。訂單號由系統自動生成,由28位組成,第一位以“O”開頭，2—5項目號，6-11位為配送商編號,12—28位為創建單據的時間。如下圖所示：圖242、配送管理2。1、到貨確認：點擊“配送管理"下“到貨確認”子菜單,進入到貨確認界面，該界面將列出所有已發配送商的訂單，醫療機構用戶根據單據狀態及單據時間在這個界面查看并進行到貨確認操作，如下圖：圖25單據狀態說明：“待接收”狀態為醫院已發出，但經銷商還未接收訂單“已接收”狀態為經銷商已接收訂單，但未進行配送確認“已拒絕”狀態為經銷商無法供貨，拒絕配送訂單“已配送”狀態為經銷商已進行配送,醫院尚未收貨“已到貨”狀態為醫院已收貨確認“已付款”狀態為醫院已付貨款“已確認”狀態為經銷商已確認收款將單據狀態選擇為“已配送”點擊,所顯示的均為需作到貨確認的單據。如下圖:圖26點擊，顯示訂貨單藥品明細:圖27系統默認收貨數量與配送數量相同，如配送數量與收貨數量相同則不需修改,收貨數量與配送數量不符時，則需對收貨數量進行修改，為方便采購雙方網上信息流轉，在“備注”欄內填寫收貨數量不足的原因，反饋給經銷商.點擊，修改配送數量和填寫備注，再點擊,如上圖.本頁面具有導出Excel表功能，可點擊，將本訂貨單明細文件保存在本地硬盤中，供打印輸出.注：如配送數量與訂購數量不符，可在“備注"欄內查看經銷商缺貨原因。到配送確認界面，點擊對訂單進行收貨處理后,狀態顯示為“已到貨”，即收貨確認完成。系統將實際收貨金額自動計算出合計到貨金額，如圖：圖282。2、訂單付款：為反映回款情況,醫療機構收貨確認完并支付貨款后，需點擊“訂單付款”子菜單,進入訂單付款界面,如下圖：圖29訂單付款單據狀態說明:“已付款”為已作付款確認操作；“未付款”為未作付款確認操作；“已確認”為配送商收到款后已作確認到款操作。為數據統計準確，付款時需按實際發票單據為每一藥品填寫發票號,點擊彈出填寫發票號界面,輸入發票號，如下圖：圖30輸完發票號后，點擊后完成付款確認操作。界面如下圖:圖31如操作錯誤在配送商確認到款前也可。如配送商確認到款后，訂單狀態為,如下圖:圖323、退貨管理3。1退貨單管理：制定退貨單點擊“退貨管理"下“退貨單管理”子菜單，進入［退貨管理－創建退貨單］界面:圖33：將會新建一張退貨單，操作類似新建采購單。圖34本頁面具有導出Excel表功能,可點擊，將本退貨單明細文件保存在本地硬盤中,供打印輸出。編輯完后返回，點擊,該條退貨單報上級審批，界面如下，該界面列出所有退貨單。圖35退貨單操作說明：：對退貨單進行修改；：報上級審批退貨單;：發送退貨單給配送商，讓配送商進行確認；：查看退貨單明細；：對審核未通過的退貨單取回；：對錯誤退貨單作廢處理；：作廢后的退貨單可刪除。用戶在這個界面可按“狀態”,“起始時間”和“終止時間”等條件對退貨單進行查詢，并進行新建、編輯、作廢、報批、發送和查看:3。2退貨單審核退貨單報批后審核界面如下圖,用戶在這個界面也可按“狀態",“起始時間”和“終止時間”等條件對退貨單進行查詢、審批，操作類似采購單審批.注：退貨單審核為一級審批.圖363。3退貨單管理：審核通過的退貨單發送給經銷商，操作同發送采購單.圖374、采購查詢4.1交易記錄明細查詢該頁面顯示藥品交易記錄，用戶在這個界面可通過“單據狀態”、“付款狀態"、“采購單號”、“起始時間”和“終止時間”對藥品交易記錄進行查詢。本頁面具有導出Excel表功能,可點擊,將文件保存在本地硬盤中，供打印輸出。界面如圖：圖384.2藥品采購匯總該界面列出所有交易的藥品記錄,用戶可以通過單據“起始時間”和“終止時間”對藥品進行查詢,在這個界面可以查看所有采購的藥品的采購數量、配送數量、到貨數量、成交金額、讓利金額等。