第3頁共3頁2024年公司備用金管理制度例文公司財務內部文件公司備用金管理制度(修訂版)為強化對公司各部門及各項目部備用金的管理，規范借款流程，提升資金使用效率，確保成本費用核算的準確性，減少資金損失，特制定本規定。一、本規定適用于公司所有部門及項目部。二、備用金涵蓋范圍1.采購員進行零星采購時的備用金；2.員工因公務出差的零星開支備用；3.經常性零星開支的備用金；4.項目中兼任財務人員的備用金；5.其他經批準的備用金用途。三、實施備用金制度旨在提升各部門工作人員業務處理的靈活性和效率，但必須確保專款專用，禁止挪用、轉借他人或用于非指定用途。如有違反，將依規嚴肅處理。四、備用金借款與報銷流程1.借款人需臨時借用備用金時，應先向財務部申請“借款單”，財務人員根據實際需求發放“借款單”并完成兩聯，借款人需按規定的格式填寫并完成簽字流程。財務人員審核簽字后的“借款單”內容無誤后，方可辦理付款。2.借款人在完成業務后三日內，需向財務部申請“報銷單”，填寫完整并經主管領導審批后，將“報銷單”退回財務部。財務人員將對“報銷單”進行嚴格審核，無誤后辦理報銷手續。3.在報銷過程中，財務人員應核對“備用金”臺賬，確認借款人原借款金額。對于報銷超出借款的部分，應及時退還現金給借款人；對于報銷后低于原借款金額的情況，借款人需退回余額以結清原借款。4.長期借用備用金的人員，財務部可根據實際情況設定固定額度，并規定使用范圍。使用部門應指定專人管理定額備用金，該人員需妥善保存相關收據、憑證及報銷單據，并設立備用金登記簿，詳細記錄零星支出。管理人員需每月向財務部報告備用金使用情況，未清前賬不得繼續借款。如因特殊原因無法按時結算，需提前向財務負責人說明原因，經同意后方可延期。五、備用金額度標準1.采購員零星采購用款，單次不得超過特定金額，超出部分的材料采購需由供應商提供合法、真實的原始資料，按流程審批后，向財務部或項目部財務辦理支付、結算手續。對于特定金額以上的采購，必須遵循工程部的合同審批流程。2.員工因公出差的借款額度，將根據預計的出差天數、往返路費、住宿費等費用核定。3.各工程項目備用金額度，根據項目具體情況，暫定為每周特定的萬元至萬元之間。特殊情況需由項目經理提前向總經理說明，待審批后執行。4.其他借款，將根據實際需求確定具體金額。六、備用金使用審批權限部門負責人負責審批備用金使用，對備用金借款負首要責任。七、財務部需建立備用金臺賬，記錄借款日期、部門、借款人、用途、金額、注銷日期等信息，并每月進行清理。八、借用備用金的員工應在兩周內完成沖賬。對于無故拖延者，財務部在發出最后通牒后仍未辦理的，有權從下月起直接從借款人工資中抵扣，無需另行通知。九、所有備用金必須在年末進行徹底清理，不得跨年度使用。如因特殊原因必須跨年度使用，需在年底重新辦理借款手續，并沖銷當年借款。十、本規定由公司財務部負責解釋和修訂。十一、本規定自發布之日起生效執行。2024年公司備用金管理制度例文（二）為強化公司對各部門、各分公司及各項目部備用金的管控，規范借款流程，提升資金使用效率，加強成本費用核算，減少資金損失，特制定本規定。第一條本規定適用于公司所有部門、分公司及各個工程項目部。第二條備用金涵蓋范圍包括：1.采購員的零星采購資金；2.員工因公務出差的零星開支；3.經常性的零星支出備用金；4.工程項目財務人員的備用金；5.其他經批準的備用金用途。第三條實行備用金制度旨在促進各部門、分公司及項目部工作人員高效靈活地執行業務，但必須確保專款專用，不得挪作他用或轉借他人。第四條備用金借款及報銷流程：1.借款人需填寫“借款單”，并按流程經部門主管及財務負責人審批簽字。財務人員審核簽字后的“借款單”無誤后辦理付款。2.借款人完成業務后應在三日內提交“報銷單”，經部門經理審批后交財務計劃部會計審核。審核無誤并經財務負責人、副總裁簽字后，辦理報銷手續。3.財務計劃部應建立備用金臺賬，按月及時清理，記錄借款部門、日期、借款人、用途、金額及報銷日期。4.報銷時，會計人員應核對“備用金”臺賬，注明原借款金額。對報銷超支部分，應及時退還，對低于原借款金額的，應收回余額并結清原借款。5.長期借用備用金的人員，財務計劃部將根據實際情況設定固定額度及使用范圍。使用部門應指定專人管理，保存相關收據、憑證，設立備用金登記簿，記錄所有零星支出。管理人員須按月定期報銷，未清前賬不得再借。特殊情況需延期，須提前向財務負責人說明并獲得同意。6.定額備用金和臨時備用金的申請、使用和歸還均遵循上述規定。7.分公司、項目部財務人員每月末進行備用金實地盤點，編制《現金盤點表》。分公司及項目部應在每月特定日期前向公司總部上報上月備用金使用情況。第五條備用金額度標準：1.采購員零星采購單次不超過特定金額，超出部分需按流程辦理正式采購合同及付款手續。2.實行定額與臨時制度相結合，定額借款需部門負責人簽字，財務副總裁批準。3.緊急情況下，無法完成審批的小額零星借款（不超過特定金額），需通過公司網絡辦公系統進行網上審批，并在事后補簽借款單。特定金額以上臨時借款需部門負責人、財務負責人及副總裁批準后，財務方可辦理付款。4.員工因公出差借款額度根據預計費用核定，不得超額借款。5.其他借款，根據實際需求確定金額。第六條備用金審批權限：備用金使用需經副總裁批準，財務副總經理審批，部門負責人對備用金借款負有責任。第七條借用備用金的員工應在當月內完成沖賬，不得無故拖延。未清還款項將影響當月工資發放。第八條所有備用金必須在年終進行徹底清理，不得跨年度使用。如因特殊原因必須跨年，需在年底重新辦理借款手續，并沖銷當年借款。第九條本規定由公司財務計劃部負責解釋和修訂。2024年公司備用金管理制度例文（三）為強化公司對各部門及項目部備用金的管控，規范借款流程，提升資金使用效率，確保成本費用核算的準確性，減少資金損失，特制定本規定。一、本規定適用于公司所有部門及各項目部。二、備用金涵蓋范圍包括：1.采購員的零星采購備用金；2.員工因公務出差的零星開支備用；3.持續性的零星開支備用金；4.項目財務人員的備用金；5.其他經批準的備用金。三、實施備用金制度旨在促進各部門工作人員高效靈活地執行業務，但必須確保專款專用，禁止挪用、轉借他人或用于非指定用途。如有違反，將依法依規嚴肅處理。四、備用金借款與報銷程序：1.借款人需預先向財務部領取“借款單”，財務人員根據實際需求發放，并由借款人按規定的格式填寫，完成簽字流程。財務人員審核簽字后的“借款單”內容無誤后，方可辦理付款。2.借款人在業務完成后三日內向財務部申請“報銷單”，填寫完整并經主管領導審批后，將“報銷單”交回財務部。財務人員審核無誤后，執行報銷操作。3.在報銷時，財務人員需核對“備用金”記錄，確認原借款金額。對于報銷超出的部分，應立即退還給個人；若報銷金額低于備用金，借款人需退回差額以結清原借款。4.長期借用備用金的人員，財務部可根據實際情況設定固定額度及使用范圍。使用部門應指定專人管理定額備用金，管理人員需妥善保存相關收據、憑證及報銷單據，建立備用金登記簿，詳細記錄所有零星支出。管理人員須每月向財務部報告備用金使用情況，未清前賬不得繼續借款。如因特殊原因無法按時結算，須提前向財務負責人說明，經同意后方可延期。五、備用金額度標準：1.采購員零星采購借款，單次不得超過特定金額，超出部分需按工程部規定，通過合同審批程序采購。2.員工因公出差借款，額度根據預計的差旅費用核定。3.各項目備用金額度視項目具體情況，暫定為每周特定范圍內。特殊情況需由項目經理提前向總經理申請審批。4.其他借款，金額根據實際需求確定。六、備用金使用審批權責：部門負責人負責審批備用金使用，對備用金借款負首要責任。七、財務部需建立備用金臺賬，記錄借款日期、部門、借款人、用途、金額、注銷日期等信息