第5頁共5頁2024年公司檔案管理制度例文一、檔案修復與管理1.對于珠筆、熱敏紙等易損材料制成的檔案文件，一旦發現破損，需立即進行專業修復處理，以確保檔案信息的完整性和可讀性。2.檔案整理應遵循文件材料形成的自然規律和特點，保持文件之間的有機聯系，同時根據檔案的價值差異進行區分，以便于后續的保管和有效利用。3.檔案盒表面應明確標注《檔案目錄》，對于盒內無明確標題的文件，檔案人員需根據文件內容擬定準確、簡潔的標題。4.檔案盒封面必須注明立卷人、審核人及立卷時間，以確保檔案來源的清晰可追溯。二、立檔規則1.檔案文件材料的排列應遵循批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原則，對于重要法規性文件的歷次稿件，應排列在定稿之后。2.跨年度文件的處理應視情況而定：有批復的請示與批復應放在批復年立卷；無批復的請示則放在請示年立卷；跨年度會議文件應放在會議開幕年立卷；跨年度規劃應放在第一年立卷；跨年度總結則放在最后一年立卷。3.檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙、發文底稿。三、檔案分類與編號1.檔案各級分類應賦予統一、簡明扼要的名稱，以充分反映檔案內容的性質，避免籠統含糊。分類名稱一經確定，非經必要程序不得隨意修改。2.公司檔案大致分為證照類、文件類、制度類、合同類、計劃總結類、會議紀要類等幾大類，每類下再細分具體子類。3.檔案分類各級名稱及其代表數字編號應編制成《檔案登記目錄表》，并按一定順序排列，以便查閱。四、檔案歸檔及保存1.歸檔的文件資料應遵循其自然形成規律，保持歷史聯系，根據歸檔要求及文件內容特征進行歸檔。2.同類文件資料在卷內應分別裝訂，確保每一類文件的完整性和有序性。3.公司可根據實際情況制定文件資料保存期限的補充規定，以確保檔案信息的時效性和價值性。4.歸檔文件資料的種類、份數及每份文件的頁數均需齊全完整，正件與附件、印件與定稿、請示與批復等不得分開。5.歸檔文件需按要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表，并對檔案進行統一排列和編號。五、檔案日常管理1.借閱管理：借閱檔案需經部門負責人審批并填寫借閱審批單，借閱人需在借閱登記表上簽字。借閱期間，借閱人需妥善保管檔案，不得轉借、拆卸、調換、污損檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改。借閱期滿應及時歸還檔案，如需續借需重新辦理借閱手續。2.移交管理：檔案移交需經審核批準并指定監交人后進行，移交雙方需核對清冊并簽字確認?！稒n案移交登記表》需詳細記錄移交內容、時間、原因等信息，并由移交方、接收方及監交人簽章確認。3.保密管理：檔案室應集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，確保檔案的完整和安全。檔案管理員需遵守保密紀律，未經許可任何無關人員不得進入檔案室。同時，檔案管理員應積極主動地為利用者提供檔案資料服務。2024年公司檔案管理制度例文（二）(三)庫內應配置溫濕度計，并堅持對庫內溫濕度進行定期測量與記錄。同時，庫內應設有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等必要設施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫內嚴禁辦公活動，且無雜物堆放，需保持庫房的清潔衛生，以維護檔案的保存環境。(五)定期對檔案的保管狀況及“八防”措施進行檢查，每年至少核對案卷數一次，確保數字準確、案卷與目錄相符。對于發現的破損和變質檔案，應及時進行修復和復制，并詳細記錄處理過程。對于發現的問題，應及時報告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關材料，以便于檔案的長期管理和利用。(七)庫房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專門保管，非檔案人員未經許可不得擅自進入檔案庫房。進出庫房時，應隨手關門，確保庫房安全。(八)當檔案人員調動工作時，必須對所管理的檔案進行嚴格的移交手續。交接雙方及監交人均需在移交清單上簽名確認，以確保檔案的連續性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者，應嚴格遵守保密規定，不得隨意談論保密檔案材料的情況及內容。非檔案人員未經許可不得私自開箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關的檔案內容，其他檔案內容不得隨意翻閱摘抄。(三)查閱或復制機密檔案材料時，必須經分管領導批準，并嚴格遵守相關保密規定。(四)借閱檔案資料需進行登記，并在收回時核對無誤后及時入庫。借閱者不得將檔案轉借他人或帶至家中、公共場所等非工作場所。(五)檔案室箱柜應加鎖，進出檔案室時隨手關門、關燈，確保檔案安全。(六)銷毀期滿檔案需經檔案鑒定小組鑒定并報領導批準后，方可進行銷毀。銷毀過程需登記造冊并報有關部門備案，同時嚴把廢紙出售關，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應經分管領導批準，并在一周內歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信并說明查閱目的，經分管領導批準后方可借閱。一般情況下，檔案資料不予外借。(三)查閱檔案者需愛護檔案材料，嚴禁在檔案上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁或拆卷等行為。借閱的檔案需妥善保管并按時歸還，如有損壞或遺失將依法追究責任。(四)查閱檔案需履行登記手續，并將利用目的及取得的效益及時反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責任制(一)貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法律法規，負責制定本單位檔案工作的各項規章制度。(二)熱愛檔案工作并熟悉業務，負責檔案的分類編號、上架排列及編制各種檔案目錄和臺帳等工作。同時做好檔案的登記、統計工作。(三)集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案材料，并開展檔案史料的編研工作。積極為各項工作提供檔案支持和服務。(四)負責收集本單位各部門的文件材料并進行歸檔工作，同時對各部門的立卷歸檔工作進行監督和指導。(五)根據檔案工作統一領導、分級管理的原則，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。(六)嚴格遵守檔案工作的各項規章制度并積極宣傳檔案工作的重要性，為領導決策提供檔案支持。(七)負責對本單位到期檔案的鑒定工作并按規定銷毀無保存價值的檔案材料。(八)按規定向檔案館移交應進館的檔案材料。檔案統計制度(一)檔案統計工作應遵循國家統計工作的要求采用科學的標準和方法進行。通過統計分析為領導決策提供可靠依據。(二)建立各種統計臺帳并及時做好檔案收進、移出、整理、鑒定、保管和利用等方面的登記工