礦井會(huì)議管理制度細(xì)則第一章總則

一、為加強(qiáng)礦井會(huì)議管理，明確會(huì)議程序，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)礦井管理需要，特制定本制度。

二、礦井會(huì)議管理制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄、落實(shí)等環(huán)節(jié)，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性、高效性和實(shí)用性。

三、本制度適用于礦井內(nèi)各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于安全生產(chǎn)會(huì)議、技術(shù)研討會(huì)議、項(xiàng)目管理會(huì)議等。

四、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)高效：會(huì)議議題應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性，減少無(wú)謂的會(huì)議，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。

2.議事明確：會(huì)議議題應(yīng)提前準(zhǔn)備，明確議事目標(biāo)和預(yù)期成果。

3.民主集中：充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)，保證決策的科學(xué)性和合理性。

4.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及礦井安全生產(chǎn)、商業(yè)秘密等敏感信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

五、礦井各部門(mén)應(yīng)按照本制度要求，認(rèn)真組織、參與會(huì)議，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

六、本制度由礦井管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)礦井管理需要，明確會(huì)議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)用性。

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，擬定詳細(xì)議程，包括議題、時(shí)間分配、發(fā)言人等，并在會(huì)前至少三個(gè)工作日將議程通知參會(huì)人員。

3.參會(huì)人員確定：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題，邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)和人員參加，確保參會(huì)人員具有決策權(quán)或?qū)I(yè)知識(shí)。

4.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)通過(guò)適當(dāng)方式（如電子郵件、短信等）通知參會(huì)人員，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的進(jìn)程控制，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開(kāi)討論，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行。

3.討論與發(fā)言：會(huì)議主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，對(duì)議題進(jìn)行深入討論，確保議題得到充分研究。

4.決策與表決：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，適時(shí)組織表決，形成決策。對(duì)于重大事項(xiàng)，應(yīng)實(shí)行無(wú)記名投票或?qū)嵜镀敝贫龋_保決策的公正性。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人：會(huì)議組織者應(yīng)指定專(zhuān)人擔(dān)任會(huì)議記錄人，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員發(fā)言和決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄要求：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，對(duì)重要觀點(diǎn)和決策進(jìn)行詳細(xì)記錄。

3.會(huì)議記錄整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)的執(zhí)行要求和期限。

2.會(huì)議資料歸檔：會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、表決結(jié)果等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以便查閱。

3.會(huì)議通知解除：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員會(huì)議結(jié)束，以便參會(huì)人員安排后續(xù)工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要的編制：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要發(fā)言、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議紀(jì)要的審核：會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)：審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)，通過(guò)電子郵件、內(nèi)部管理系統(tǒng)等方式分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.決策任務(wù)的分配：會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)應(yīng)分解為具體的任務(wù)，并分配給相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人。

2.執(zhí)行計(jì)劃的制定：責(zé)任部門(mén)應(yīng)根據(jù)分配的任務(wù)制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，包括時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、所需資源等。

3.執(zhí)行進(jìn)度的跟蹤：會(huì)議組織者或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度，定期收集執(zhí)行情況，確保決策事項(xiàng)按計(jì)劃推進(jìn)。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.定期反饋：執(zhí)行部門(mén)應(yīng)根據(jù)執(zhí)行計(jì)劃定期向會(huì)議組織者提供決策執(zhí)行情況的反饋，包括已完成的任務(wù)、遇到的困難和解決方案等。

2.評(píng)估與調(diào)整：會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整，以確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.問(wèn)題處理：在執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和障礙，應(yīng)通過(guò)會(huì)議紀(jì)要的形式記錄并迅速解決，確保決策執(zhí)行的連續(xù)性和有效性。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.歸檔：會(huì)議紀(jì)要及其相關(guān)執(zhí)行資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)查詢(xún)和審計(jì)。

2.管理與利用：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為礦井管理的重要參考資料，對(duì)于重復(fù)性議題和類(lèi)似決策具有指導(dǎo)作用，應(yīng)充分利用會(huì)議紀(jì)要中的信息，提高管理效率和質(zhì)量。

五、責(zé)任追究

1.對(duì)于未按會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)根據(jù)礦井的規(guī)章制度追究責(zé)任。

2.建立會(huì)議決策執(zhí)行的責(zé)任體系，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保會(huì)議決策的落地實(shí)施。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先申請(qǐng)、先安排”的原則，確保會(huì)議資源的合理分配。

2.預(yù)訂流程：需召開(kāi)會(huì)議的部門(mén)應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

3.審批與確認(rèn)：會(huì)議室管理部門(mén)收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，確認(rèn)會(huì)議室的使用情況，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)答復(fù)申請(qǐng)部門(mén)。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理

1.會(huì)議室布置：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)，提前安排會(huì)議室的座位布置，確保會(huì)議環(huán)境舒適、有序。

2.設(shè)備檢查：會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)檢查會(huì)議設(shè)備（如投影儀、音響、話筒等）是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議期間設(shè)備使用無(wú)障礙。

3.設(shè)備使用：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范，防止設(shè)備損壞。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入會(huì)議室，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持手機(jī)靜音或關(guān)機(jī)，不隨意離開(kāi)座位，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議室清潔：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保會(huì)議室的整潔，不影響下一場(chǎng)會(huì)議的使用。

3.資料歸檔：會(huì)議期間產(chǎn)生的資料、文件等應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄，防止信息泄露。

四、會(huì)議室安全保障

1.保密要求：會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室的安全，對(duì)涉及礦井安全生產(chǎn)、商業(yè)秘密等敏感信息的會(huì)議，采取相應(yīng)的保密措施。

2.安全檢查：會(huì)議前，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等符合安全規(guī)定。

3.緊急處理：會(huì)議期間如遇緊急情況，參會(huì)人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案迅速疏散，確保人身安全。

五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化

1.定期維護(hù)：會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

2.改進(jìn)與優(yōu)化：根據(jù)會(huì)議組織者及參會(huì)人員的反饋，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)不斷改進(jìn)會(huì)議室管理服務(wù)，提高會(huì)議室使用效率。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸礦井管理部門(mén)所有。