[檔案管理規范]檔案要求一、檔案分類1.檔案分為六大類：行政類、財務類、人事類、項目類、技術類和客戶類。2.每類檔案應按照內容屬性進行細分，確保檔案的條理性和可追溯性。二、檔案命名規則1.檔案名稱應簡潔明了，便于識別和檢索。3.示例：行政類會議記錄2021年9月.doc三、檔案存儲格式1.文本類檔案：統一使用Word、Excel、PDF格式存儲。2.圖像類檔案：統一使用JPG、PNG格式存儲。3.音頻、視頻類檔案：統一使用MP3、MP4格式存儲。四、檔案保管期限1.行政類、財務類、人事類檔案：永久保存。2.項目類、技術類檔案：根據項目周期和實際需求確定保管期限。3.客戶類檔案：自客戶關系終止之日起，保管期限不少于5年。五、檔案歸檔要求1.檔案應及時歸檔，確保檔案的完整性和準確性。2.歸檔時，需填寫檔案目錄，便于檢索和管理。六、檔案查閱與借閱1.檔案查閱：內部員工可隨時查閱檔案，需填寫查閱登記表。2.檔案借閱：需經部門負責人審批，填寫借閱登記表，并在規定時間內歸還。七、檔案保密與銷毀1.檔案保密：根據公司保密制度，對涉及公司機密、商業秘密的檔案進行保密管理。2.檔案銷毀：對于到期或無用檔案，需經審批后進行銷毀，并做好銷毀記錄。[檔案管理規范]檔案要求（續）八、檔案更新與維護1.定期對檔案進行審查，確保檔案內容的時效性和準確性。2.如有檔案內容更新，應及時替換舊檔案，并做好版本控制。3.對于重要檔案的修改，需記錄修改原因、日期及修改人，以便追溯。九、檔案備份1.為防止檔案丟失，應定期對檔案進行備份。2.備份方式包括：本地備份、云端備份和移動存儲設備備份。3.確保備份檔案的安全性和可恢復性，定期進行備份文件的檢查。十、檔案室管理1.檔案室應保持整潔、干燥、通風，避免陽光直射和潮濕。2.檔案室溫度控制在1824℃，相對濕度控制在45%60%。3.檔案室應配備必要的消防設施，確保檔案安全。十一、檔案管理人員職責1.檔案管理人員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。2.檔案管理人員應具備一定的檔案管理知識和技能，定期參加培訓。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案安全。十二、檔案管理監督檢查1.定期對檔案管理工作進行自查，發現問題及時整改。2.公司管理層應不定期對檔案管理工作進行檢查，提出改進意見。3.對于違反檔案管理制度的行為，應追究相關人員的責任。十三、檔案管理信息化1.推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理效率。2.利用檔案管理軟件進行檔案的電子化存儲、檢索和利用。3.確保檔案管理系統的安全性，防止信息泄露。[檔案管理規范]檔案要求（再續）十四、檔案利用與分享1.鼓勵員工合理利用檔案資源，提高工作效率和決策質量。2.對于內部共享的檔案，應確保共享范圍適宜，防止信息不當擴散。3.對于外部共享的檔案，應嚴格遵守相關法律法規和公司規定，確保不泄露公司機密。十五、檔案安全教育1.定期組織檔案安全教育活動，提高員工的檔案安全意識。2.教育員工識別檔案安全隱患，掌握基本的檔案保護方法。3.強化員工對檔案保密重要性的認識，確保檔案信息安全。十六、檔案管理制度更新1.根據公司發展和檔案管理實際需求，定期對檔案管理制度進行審查和更新。2.制度更新應充分聽取員工意見，確保新制度的合理性和可執行性。3.新制度實施前，應對相關人員進行培訓，確保制度得到有效執行。十七、檔案管理突發事件應對1.制定檔案管理突發事件應急預案，包括檔案丟失、損壞、泄露等情況。2.定期組織應急預案演練，提高檔案管理人員應對突發事件的能力。3.發生檔案管理突發事件時，應立即啟動應急預案，采取有效措施，減少損失。十八、檔案管理績效考核1.將檔案管理工作納入員工績效考核體系，激勵員工積極參與檔案管理工作。2.制定合理的考核指標，客觀評價檔案管理人員的履職情況。3.根據考核結果，對檔案管理人員進行獎懲，促進檔案管理水平的提升。十九、檔案管理文化建設1.倡導檔案管理文化，讓員工認識到檔案管理工作的重要性。3.將檔案管理文化融入公司整體文化建設，提升公司管理水平。二十、持續改進與反饋1.鼓勵員工